Procurando por um software de gestão de consultório odontológico? Como você sabe, essa ferramenta é capaz de otimizar a gestão contábil da sua empresa por meio de relatórios financeiros simplificados e organizar a sua agenda de trabalho, que pode ser personalizada de acordo com seu horário de atendimento.
Além disso, um software de gestão de consultório odontológico pode ser acessado por meio de qualquer dispositivo conectado à internet, seja um computador pessoal, um tablet ou um smartphone. O software exibe uma interface intuitiva que permite acessar todas as funcionalidades do sistema com apenas alguns cliques.
Quer saber mais sobre o assunto? Nesse post vamos mostrar como escolher o software de gestão de consultório odontológico ideal para a rotina de trabalho da sua clínica. Vamos lá? Acompanhe!
O que é um software de gestão de consultório odontológico
Um software de gestão de consultório odontológico é uma ferramenta fundamental quando se deseja sanar todas as necessidades e demandas de uma clínica odontológica.
Como você sabe, gerir uma empresa não é uma tarefa fácil. O profissional cuja formação acadêmica é voltada para os cuidados com a saúde, de repente, passa a ter que lidar com análises de custos, pagamentos, fluxo de caixa e com organogramas de pacientes.
Cuidar dos pacientes de forma efetiva e cuidadosa e gerir todas essas tarefas demanda tempo e pode levar a erros que podem fazer com que a rentabilidade da sua empresa caia de forma vertiginosa.
Nesse cenário tumultuado um software de gestão surge como uma solução capaz de facilitar a administração dos mais diversos departamentos da empresa e automatizar processos de trabalho, permitindo que toda a sua equipe se dedique ao atendimento ao cliente e a tarefas estratégicas da empresa.
12 Dicas de como escolher um software de gestão de consultório odontológico
1. Procure por um software online
Como você sabe, um sistema online não precisa ser instalado em todas as máquinas da sua clínica odontológica – para acessá-lo basta ter em mãos um dispositivo conectado a internet, seja um tablet, um notebook ou um telefone celular smartphone.
Isso tornará a sua rotina de trabalho mais ágil, uma vez que é possível acessar o software de gestão a qualquer hora do dia, o que permite consultar sua agenda pessoal e suas contas sempre que for necessário.
Além disso, um software de gestão de consultório odontológico online não ocupa espaço na memória dos computadores da sua clínica e conta com backup automático de dados, o que garante a segurança dos dados sensíveis da sua clínica.
A forma de pagamento é outra grande vantagem. Para usar ferramentas online é preciso pagar uma mensalidade que permite acessar os recursos do sistema em todas as máquinas da sua empresa. Já um software tradicional exige um alto investimento na contratação do serviço e não oferece suporte adicional.
Outro ponto a ser observado: ao optar por um software de gestão online é possível testar a ferramenta antes de contratá-la, diferente do que ocorre quando a empresa opta por sistemas tradicionais.
2. Opte por um software desenvolvido exclusivamente para clínicas
Um software de gestão de consultório odontológico deve ser pensado para atender exclusivamente as necessidades dos profissionais da área da saúde. Além disso, a ferramenta precisa fornecer soluções capazes de atender as necessidades e desafios de uma clínica odontológica.
Softwares, como o Meu Consultório, exibem recursos que visam facilitar a rotina de trabalho de um dentista como prontuário eletrônico, gerenciamento financeiro e controle de estoque.
3. Fique atento às indicações de colegas
Uma das formas de escolher um software de gestão de consultório odontológico que seja realmente eficaz é perguntando para outros profissionais da área qual é o software usado em seu consultório e o que acham dele.
Essa é uma ótima maneira de descobrir as qualidades da ferramenta usada por eles e listar os prós e os contras, o que ajudará a fazer uma escolha realmente assertiva. Além disso, leia com atenção todas as avaliações e os comentários que outros dentistas fizeram sobre o software que está pensando em adquirir e verifique quais benefícios a ferramenta agregou para o dia a dia desses profissionais.
4. Prefira ferramentas que exibam uma interface intuitiva
Claro, de nada adianta ter o melhor software para gestão de consultório odontológico se você e a sua equipe de trabalho não sabem como utilizá-lo corretamente e não aproveitam todos os seus recursos, não é mesmo?
Opte por ferramentas que exibem uma interface simples e intuitiva, que permitem visualizar rapidamente a sua agenda de trabalho e outros dados importantes como o prontuário dos pacientes.
Existem softwares que permitem que você teste todas as suas funcionalidades antes da contratação, o que torna mais fácil verificar a usabilidade da ferramenta.
5. Aposte em ferramentas comprometidas com o seu sucesso
Um software de gestão de consultório odontológico deve contar com o suporte de uma equipe comprometida com o seu sucesso profissional e capaz de sanar imediatamente a todas as suas dúvidas e as da sua equipe sobre as ferramentas do sistema.
Além disso, a ferramenta deve contar com o suporte de uma equipe atenta a rotina de trabalho das clínicas e consultórios odontológicos, o que garantirá que o sistema evolua continuamente para oferecer resultados cada vez melhores para a gestão da sua empresa.
6. Procure ferramentas que contem com maior controle das informações
Como você sabe, a rotina de trabalho de um consultório odontológico é composta de inúmeras tarefas, por vezes bastante repetitivas, como o atendimento, o cadastro de pacientes e a marcação de consultas.
Claro, todas as informações coletadas nessas tarefas precisam estar disponíveis sempre que um paciente chega para uma consulta.
Quando o responsável por essas informações não está presente, o profissional pode ter dificuldade na hora de remarcar consultas e procedimentos odontológicos ou, até mesmo, para localizar o prontuário dos pacientes na hora do atendimento.
Um software de gestão de consultório odontológico torna esse fluxo de comunicação mais simples e eficaz, ao controlar e uniformizar todos os processos por meio de um fluxo de informações online. O sistema melhora, portanto, o atendimento dos pacientes e elimina a necessidade de consultar diferentes arquivos de papel para buscar informações necessárias ao atendimento.
7. Opte pela gestão de atendimento aprimorada
De fato, o dia a dia de um consultório odontológico pode ser muito tumultuado. A agenda online deve permitir agendar e reagendar consultas de forma simples e eficiente, com apenas alguns cliques. Além disso, a ferramenta deve exibir as seguintes funcionalidades:
- Controle da produtividade de todos os funcionários da sua equipe de trabalho;
- Acompanhamento do tempo de espera de cada atendimento;
- Relatório do fluxo de atendimento;
- Mapeamento dos agendamentos.
Além disso, o software de gestão de consultório odontológico deve contar com lembretes automáticos enviados para o e-mail ou para o celular dos pacientes. Lembrá-los do dia e horário da consulta é uma forma de diminuir as ausências e evitar atrasos, problemas que interferem na sua agenda de trabalho e acabam impactando diretamente na rentabilidade do consultório.
8. Valorize softwares que contem com módulo de gestão financeira
O sucesso do seu consultório odontológico depende, em grande parte, de uma gestão financeira eficiente, o que inclui um controle eficaz do fluxo de caixa, ou seja, o controle e o registro de todas as movimentações financeiras da empresa como o valor recebido dos clientes, a entrada de capital, bem como pagamentos, compras e despesas que o consultório tenha tido em um determinado período.
Um software de gestão de consultório odontológico que conte com funcionalidades como emissão de boletos e controle de remessas bancárias permite gerenciar os recebimentos de forma bastante eficaz e fazer projeções estratégicas. Além disso, o sistema é capaz de gerar carnês eletrônicos de cobrança, o que permite que os pacientes passem a contar com mais opções de pagamento.
O sistema também facilita a análise do faturamento mensal da empresa, do processo de conciliação bancária e da conferência de notas fiscais eletrônicas emitidas e recebidas. A ferramenta conta ainda com suporte específico, capaz de tirar todas as suas dúvidas relacionadas ao controle de finanças da empresa.
9. Invista em softwares capazes de gerando relatórios financeiros
Para garantir que a sua empresa opere de forma sustentável é preciso observar dados importantes como a taxa de retenção de pacientes e o número de atendimentos mensais. Essa é a única maneira de determinar a saúde financeira da sua clínica e estabelecer metas para o futuro.
O software de gestão de consultório odontológico ideal para a sua empresa deve produzir relatórios robustos, capazes de fornecer as informações financeiras necessárias para o controle administrativo da empresa de uma maneira facilmente absorvível.
Isso permitirá que você tome as decisões comerciais corretas e opere da maneira mais eficiente possível.
Seu software de gestão de consultório odontológico deve ser capaz de produzir uma variedade de relatórios, apresentando e filtrando os dados mais relevantes para você. As informações relatadas podem fornecer informações práticas sobre as melhores decisões de negócios para sua empresa.
Além disso, por meio dos relatórios gerados é possível fazer o controle apurado dos gastos da empresa e assim direcionar futuros investimentos para setores que carecem de mais melhorias e refinar o investimento dos setores que operam de maneira mais eficaz.
10. Aposte em ferramentas que contem com controle de compras organizado
Muitos profissionais da área da saúde acabam não fazendo o planejamento de compras da sua empresa de maneira adequada. É esse o seu caso?
O fato é que o controle de compras evita gastos desnecessários na hora de adquirir os suplementos essenciais para o bom funcionamento do seu consultório odontológico. Assim como a gestão de compras, o controle de estoque também é essencial para evitar gastos desnecessários, uma vez que esse controle que medicamentos sejam armazenados de forma correta.
Além disso, esse controle garantirá que a quantidade e prazo de validade de todos os itens armazenados sejam observados de perto o que permite saber quando será preciso renovar o estoque de medicamentos e suplementos médicos da empresa.
O ideal, é centralizar a lista de compras da sua empresa em um software de gestão de consultório odontológico e reunir as informações em categorias como próteses, utensílios de higienização e medicamentos.
A última categoria deve exibir a data da compra, a data de vencimento e outras especificações importantes.
11. Adquira um software que conte com suporte operacional
Claro, ao adquirir um software de gestão de consultório odontológico pode ser que você tenha dúvidas. Além disso, a sua equipe de trabalho pode ter alguma dificuldade em usar um determinado módulo.
Para situações como essa, a sua empresa deve poder contar com o suporte operacional oferecido pela empresa que desenvolveu o software, o que garantirá que os problemas sejam resolvidos assim que surgirem.
12. Invista em ferramentas que facilitem a relação aproximada com o paciente
Toda clínica odontológica busca aumentar o seu quadro de pacientes, afinal, melhorar a saúde de todos é uma das razões de ser da profissão, não é mesmo?
No entanto, caso o número de pacientes do seu consultório aumente muito algumas dificuldades podem surgir, o que torna vital investir em uma ferramenta capaz de melhorar o atendimento ao cliente.
Um software de gestão de consultórios odontológicos deve contar com prontuários eletrônicos detalhados que permitem agilizar o atendimento uma vez que essa ferramenta permite acessar as informações do paciente em qualquer lugar.
Além disso, a ferramenta deve permitir anexar documentos em vídeo, áudio, texto ou imagem ao prontuário do paciente, o que tornará o atendimento ainda mais ágil.
Entenda a importância da organização de processos para o sucesso de um consultório.
13. Busque por ferramentas escaláveis
A medida que a sua empresa cresce, mais funcionários precisarão ser contratados para desempenhar funções como atendimento ao cliente e conciliação contábil.
Se os dados estiverem armazenados em um servidor local, poderá ser complicado migrar essas informações para todos os computadores da empresa.
Conflitos de agendamento também podem ocorrer, pois os dados dos clientes podem não ser atualizados imediatamente em todas os computadores da empresa. Além disso, caso seja preciso adquirir novos equipamentos a sua empresa precisará comprar novos softwares para que todos os funcionários possam trabalhar de forma adequada.
Já um software de gestão de consultório odontológico é uma ferramenta escalável que permite que a sua clínica cresça sem que seja necessário investir em novos softwares.
Como você pode ver, um software de gestão de consultório odontológico facilita o dia a dia dos profissionais da saúde ao agilizar a marcação de consultas e permitir o acompanhamento cronometrado dos pacientes que se encontram na sala de espera.
Ao investir em um software de gestão busque por soluções capazes de lembrar automaticamente aos pacientes do horário e dia do atendimento, o que evitará que eles se atrasem ou deixem de comparecer as consultas.
O sistema deve contar ainda com módulos de gestão financeira que permitem aos profissionais monitorarem seu fluxo de caixa e controlem todos os seus gastos do dia a dia de forma simples e prática. Agora que você já sabe como escolher o melhor software para gestão de consultórios odontológicos, que tal descobrir como funciona o receituário eletrônico?
