A maioria dos consultórios mantém inúmeras informações pessoais e confidenciais de seus pacientes em arquivos – nomes, números de documentos, endereços e outros dados capazes de revelar a identidade de cada um deles.
Essas informações geralmente são necessárias para atender as consultas ou executar outras funções necessárias. No entanto, se os dados confidenciais caírem em mãos erradas, isso pode levar a fraudes, roubos de identidade ou danos semelhantes.
Dados os custos de uma violação de segurança, que vão desde perder a confiança de seus pacientes ou até mesmo precisar se defender de uma ação judicial, proteger os dados sensíveis dos pacientes é simplesmente fundamental!
Os riscos de uma invasão ao banco de dados médico são grandes demais para serem ignorados, especialmente quando é a privacidade dos pacientes que está em jogo.
Ao implementar algumas ações, as organizações de saúde podem se defender melhor contra violações de dados e se concentrarem no que fazem de melhor: atender os pacientes.
Por isso, se você quer saber mais sobre como garantir a segurança dos dados sensíveis, confira o conteúdo que preparamos sobre o tema!
Como garantir a segurança dos dados sensíveis durante o atendimento médico?
De todas as indústrias visadas, a saúde é particularmente suscetível a esses ataques porque depende do acesso a informações críticas em todos os momentos.
São inúmeros os tipos de ciberataques, na verdade, boa parte das organizações de saúde já experimentaram algum tipo de violação de dados que resultou em registros de pacientes roubados ou perdidos.
Por isso, se você deseja garantir a segurança dos dados sensíveis durante o atendimento médico, confira as dicas a seguir!
1. Organize e saiba quais informações pessoais você tem em seus arquivos
A segurança de dados eficaz começa avaliando quais informações você possui e identificando quem tem acesso a elas. Entender como as informações pessoais entram e saem de seu consultório e quem tem ou poderia ter acesso a elas é essencial para avaliar as vulnerabilidades de segurança. Você pode determinar as melhores maneiras de proteger as informações somente depois de rastrear como elas fluem.
Faça o inventário de todos os computadores, laptops, discos, computadores domésticos e outros equipamentos para descobrir onde sua clínica armazena os dados confidenciais.
Faça também um inventário das informações que você possui por tipo e localização. Seus gabinetes de arquivos e sistemas de computador são um começo, mas lembre-se: sua clínica recebe informações pessoais de várias maneiras.
E as informações salvas em laptops, computadores domésticos de funcionários, pen drives e telefones celulares? Nenhum inventário está completo até que você verifique em todos os lugares onde os dados confidenciais podem ser armazenados. Obtenha uma imagem completa de:
- Como seu consultório recebe informações pessoais: isso chega à sua clínica por meio de um site? Por e-mail? Pelo mensagens de texto?
- Que tipo de informação você coleta em cada ponto de entrada: você obtém informações pelo convênio? Seu consultório mantém as informações atualizadas?
- Onde você guarda as informações que coleta? Está em um banco de dados de computador central? Em laptops individuais? Em discos ou fitas? Em armários de arquivo? Em filiais? Os funcionários têm arquivos em casa? Em um software?
- Quem tem ou poderia ter acesso às informações? Qual de seus funcionários tem permissão para acessar as informações? Alguém mais poderia acessar? E quanto aos fornecedores?
Diferentes tipos de informações apresentam riscos variados. Preste atenção em como você mantém as informações de identificação pessoal: números de documentos, informações financeiras e outros dados confidenciais. Isso é o que os ladrões usam com mais frequência ao cometer fraudes ou roubos de identidade.
2. Mantenha apenas o que você precisa sobre o seu paciente
Se você não tiver uma necessidade legítima de informações confidenciais e de identificação pessoal, não as guarde. Na verdade, nem mesmo as colete.
Use as informações apenas para fins legais e obrigatórios, ou seja, não use os dados desnecessariamente – por exemplo, como um número de identificação de pacientes, ou porque você sempre o fez.
Não guarde as informações referente ao pagamento das consultas ou procedimentos, a menos que você as tenha uma necessidade. Manter essas informações – ou mantê-las por mais tempo do que o necessário – aumenta o risco de que as informações possam ser usadas para cometer fraudes ou roubos de identidade.
Verifique as configurações padrão do software que lêem os números dos cartões de crédito dos pacientes e processam as transações. Às vezes, é predefinido para manter as informações permanentemente. Altere a configuração padrão para ter certeza de não manter inadvertidamente informações desnecessárias.
3. Proteja as informações que você guarda
Qual é a melhor maneira de proteger as informações de identificação pessoal e confidenciais que você precisa manter? Isso depende do tipo de informação e de como ela é armazenada.
Os planos de segurança de dados mais eficazes lidam com quatro elementos principais: segurança física, segurança eletrônica, treinamento de funcionários e práticas de segurança de contratados e prestadores de serviços. Saiba mais a seguir!
Segurança física
Muitos comprometimentos de dados acontecem à moda antiga, com documentos em papel perdidos ou roubados. Caso, por algum motivo,, você não possa digitalizar todos os documentos, reqüentemente, a melhor defesa é uma porta trancada ou um funcionário alerta.
Armazene documentos ou arquivos em papel, bem como CDs, disquetes, fitas e backups contendo informações de identificação pessoal em uma sala trancada ou em um gabinete de arquivo trancado. Limite o acesso a funcionários com necessidades legítimas. Controle quem tem um acesso e o número de acessos.
Exija que os arquivos contendo informações de identificação pessoal sejam mantidos em armários de arquivos trancados, exceto quando um funcionário estiver trabalhando no arquivo. Lembre os funcionários de não deixarem papéis confidenciais em suas mesas quando estiverem longe de suas estações de trabalho.
Também exija que os funcionários guardem os arquivos, desconectem seus computadores e fechem seus armários e portas no final do dia.
Implemente controles de acesso apropriados para o seu edifício. Diga aos funcionários o que fazer e para quem ligar se virem uma pessoa desconhecida nas instalações.
Se você envia informações confidenciais usando transportadoras ou contratadas externas, criptografe as informações e mantenha um inventário das informações que estão sendo enviadas. Use também um serviço de remessa que permitirá rastrear a entrega de suas informações.
Segurança eletrônica
A segurança dos computadores não deve ser uma preocupação apenas de sua equipe de TI. Faça com que seja sua a tarefa de entender as vulnerabilidades de seu sistema de computador e siga os conselhos de especialistas na área.
Se você não tem um software seguro, identifique os computadores ou servidores onde as informações pessoais confidenciais são armazenadas.
Identifique todas as conexões com os computadores onde você armazena informações confidenciais. Isso pode incluir a internet, caixas registradoras eletrônicas, computadores em suas filiais, computadores usados por provedores de serviços para dar suporte à sua rede e dispositivos sem fio, como scanners de inventário ou telefones celulares.
Avalie a vulnerabilidade de cada conexão a ataques comumente conhecidos ou razoavelmente previsíveis. Dependendo de suas circunstâncias, as avaliações apropriadas podem variar de ter um funcionário experiente executando um software de segurança de ou ter um profissional independente conduzindo uma auditoria de segurança em grande escala.
Não armazene dados confidenciais dos pacientes em qualquer computador com conexão à internet, a menos que seja essencial para a condução de seus negócios ou que esteja utilizando um software seguro.
Criptografe as informações confidenciais que você envia por meio de redes públicas, como a internet, e considere criptografar as informações confidenciais armazenadas em sua rede de computadores ou em discos ou dispositivos portáteis de armazenamento usados por seus funcionários. Considere também criptografar as transmissões de e-mail dentro de sua empresa se contiverem informações de identificação pessoal.
Execute regularmente programas antivírus atualizados em computadores individuais e servidores em sua rede.
Verifique com fornecedores de software especialistas regularmente para alertas sobre novas vulnerabilidades e implemente políticas para instalar atualizações aprovadas pelo fornecedor para corrigir problemas.
Faça a varredura de computadores em sua rede para identificar e definir o perfil do sistema operacional e abrir serviços de rede. Se você encontrar serviços de que não precisa, desative-os para evitar hackers ou outros problemas de segurança em potencial. Por exemplo, se o serviço de e-mail ou uma conexão com a internet não for necessária em um determinado computador, considere fechar as portas desses serviços nesse computador para impedir o acesso não autorizado a essa máquina.
Ao receber ou transmitir informações de cartão de crédito ou outros dados financeiros confidenciais, use Secure Sockets Layer (SSL) ou outra conexão segura que proteja as informações em transação.
De forma geral, investir em um software para a gestão de consultórios eficientes, resguarda você, sua clínica e seus pacientes de todos os problemas e transtornos relacionados a segurança de dados sensíveis.
Gerenciamento de senhas
Controle o acesso a informações confidenciais exigindo que os funcionários usem senhas “fortes”. Especialistas em segurança de tecnologia dizem que quanto mais longa a senha, melhor. Como as senhas simples, como palavras de dicionário comuns, podem ser adivinhadas facilmente, insista para que os funcionários escolham senhas com uma combinação de letras, números e caracteres. Exija que o nome de usuário e senha de um funcionário sejam diferentes e exija alterações frequentes de senhas.
Explique aos funcionários por que é contra a política da empresa compartilhar suas senhas ou publicá-las perto de suas estações de trabalho.
Use protetores de tela ativados por senha para bloquear os computadores dos funcionários após um período de inatividade e bloqueie os usuários que não inserem a senha correta após um determinado número de tentativas de login.
Detecção de violações
Para detectar quando ocorrerem violações, considere o uso de um software para a gestão de consultórios. Para ser eficaz, deve ser atualizado com frequência para lidar com novos tipos de hacking.
Mantenha arquivos de informações centrais relacionadas à segurança para monitorar a atividade em sua rede para que você possa detectar e responder a ataques. Se houver um ataque à sua rede, você terá informações que podem identificar os computadores que foram comprometidos.
Monitore o tráfego de entrada em busca de sinais de que alguém está tentando invadir. Seja alertado sobre as atividades de novos usuários, várias tentativas de login de usuários ou computadores desconhecidos e tráfego acima da média em horários incomuns do dia. Monitore o tráfego de saída em busca de sinais de violação de dados. Observe se há grandes quantidades de dados sendo transmitidas de seu sistema para um usuário desconhecido. Se grandes quantidades de informações forem transmitidas de sua rede, investigue para ter certeza de que a transmissão foi autorizada. Além disso, estabeleça e implemente um plano de resposta a violações.
Treinamento de funcionários
Seu plano de segurança de dados pode parecer ótimo no papel, mas é tão forte quanto os funcionários que o implementam.
Reserve um tempo para explicar as regras para sua equipe e treine-os para detectar vulnerabilidades de segurança. O treinamento periódico enfatiza a importância que você atribui a práticas significativas de segurança de dados. Uma força de trabalho bem treinada é a melhor defesa contra roubo de identidade e violação de dados.
Verifique as referências ou faça verificações de antecedentes antes de contratar funcionários que terão acesso a dados confidenciais.
Crie uma “cultura de segurança”, implementando uma programação regular de treinamento de funcionários. Atualize os funcionários conforme você descobre sobre novos riscos e vulnerabilidades. Treine os funcionários para reconhecer ameaças à segurança. Diga a eles sobre como relatar atividades suspeitas e recompense publicamente os funcionários que o alertarem sobre vulnerabilidades.
Informe os funcionários sobre as políticas da sua clínica em relação à manutenção de informações seguras e confidenciais. Publique lembretes em áreas onde informações confidenciais são usadas ou armazenadas, bem como onde os funcionários se reúnem. Certifique-se de que suas políticas alcancem os funcionários que trabalham remotamente ou acessam dados confidenciais de casa ou de um local externo.
4. Descarte adequadamente o que você não precisa mais
O que parece um saco de lixo para você pode ser uma mina de ouro para um ladrão de dados sensíveis e confidenciais.
Deixar recibos de cartão de crédito ou papéis ou arquivos com informações de identificação pessoal em uma lixeira facilita a fraude e expõe os pacientes ao risco de roubo de identidade. Ao descartar adequadamente as informações confidenciais, você garante que elas não possam ser lidas ou reconstruídas.
Implemente práticas de descarte de informações que sejam razoáveis e apropriadas para evitar o acesso não autorizado ou o uso de informações de identificação pessoal. Medidas razoáveis para sua operação baseiam-se na sensibilidade das informações, nos custos e benefícios dos diferentes métodos de descarte e nas mudanças na tecnologia.
Elimine eficazmente os registros em papel, destruindo ou queimando-os antes de descartá-los. Disponibilize trituradores em todo o local de trabalho, inclusive próximo à copiadora.
5. Crie um plano para responder a incidentes de segurança
Tomar medidas para proteger os dados confidenciais dos pacientes em sua posse pode ajudar muito na prevenção de uma violação de segurança. No entanto, se você não utiliza um software adequado para o gerenciamento do consultório, as violações podem acontecer. Veja como você pode reduzir o impacto sobre a sua clínica, funcionários e pacientes:
- Tenha um plano para responder a incidentes de segurança;
- Designe um membro experiente de sua equipe para coordenar e implementar o plano de resposta;
- Investigue incidentes de segurança imediatamente e tome medidas para eliminar as vulnerabilidades ou ameaças existentes às informações pessoais;
- Considere quem notificar em caso de um incidente, tanto dentro como fora da sua clínica. Você pode precisar notificar pacientes, autoridades legais, agências de crédito e outras empresas que possam ser afetadas pela violação.
Após todas essas informações sobre a proteção de dados confidenciais dos pacientes, fica claro que para garantir a segurança dos dados sensíveis durante o atendimento médico a utilização de um software para a gestão de consultórios eficaz é fundamental!
Agora que você já saber mais sobre como garantir a segurança dos dados sensíveis, que tal entender um pouco mais sobre como implementar um software sem mudar a rotina do consultório?
