Você usa um programa para consultório médico? Conhece as principais funções dessa ferramenta de gestão? Não tem dúvidas sobre como implantá-la?
Como você sabe, o dia a dia de um consultório médico é muito atribulado e exige que vários procedimentos burocráticos sejam executados. No entanto, é possível simplificar vários desses processos e tornar a rotina de trabalho de uma clínica muito mais segura, ágil e funcional – para isso é preciso utilizar um programa para consultório médico.
Um software médico torna a gestão da agenda mais simples e prática ao permitir que o médico consulte todos os seus compromissos diários, independente de onde esteja e em qualquer hora do dia, por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet.
Além disso, essa ferramenta torna o cadastro dos pacientes muito mais seguro, uma vez que conta com senha de controle para acesso e elimina erros de escrita ou legibilidade que possam dificultar o atendimento médico.
O programa ajuda ainda na organização do fluxo de caixa, o que é fundamental para planejar o retorno financeiro a curto e a médio prazo, e permite separar as contas a pagar e a receber por categorias.
Quer saber mais sobre o assunto? Neste post vamos explicar quais são as principais funções de um programa para consultório médico e vamos dar algumas dicas sobre como implantar essa ferramenta sem percalços. Vamos lá? Acompanhe!
Principais funções de um programa para consultório médico
Um programa para consultório médico conta com funcionalidades capazes de facilitar a rotina de trabalho dos profissionais da área da saúde e tornar a administração da clínica muito mais simples. Conheça algumas dessas funções a seguir:
Permite realizar agendamentos médicos com muita facilidade
Um programa para consultório médico elimina o uso de papel, lápis e borracha ao permitir que o agendamento médico seja feito de forma totalmente digital. Isso significa que a sua clínica médica irá cortar gastos com material de escritório.
Ao usar um software é possível alterar o horário de um atendimento, cancelar consultas e preencher o cadastro dos pacientes com poucos cliques, de maneira simples, ágil, muito mais dinâmica e segura do que a utilização de planilhas, por exemplo.
Além disso, a ferramenta permite que você visualize a sua agenda de trabalho e qualquer alteração feita pelos atendentes, em tempo real, por meio de dispositivos conectados à internet, como smartphones, tablets ou computador pessoal, tornando-o capaz de programar o seu dia de trabalho com antecedência.
Ao usar um programa para consultório você também pode conferir os cancelamentos, desistências e acompanhar o tempo de espera dos pacientes que aguardam por sua consulta. Também é possível otimizar o agendamento de acordo com a sua especialidade médica.
Cria uma lista de espera de forma automática
A agenda eletrônica é uma das principais funções de um software médico. Ela permite que as recepcionistas façam o cadastro dos pacientes com mais rapidez e eficiência. Assim, essa profissional pode dedicar mais tempo ao atendimento dos pacientes presentes no consultório ou às funções administrativas da clínica.
Além de permitir que você consulte a sua agenda médica de maneira muito mais simples e rápida, um programa para consultório médico cria uma lista de espera de forma automática, o que facilita na hora de encaixar novos pacientes sempre que houver um horário vago.
Ao usar a ferramenta você poderá visualizar todos os atendimentos que serão feitos no dia em uma única tela, o que permite que os funcionários localizem os dados dos pacientes de forma rápida.
A ferramenta conta ainda com lembretes via e-mail, isso quer dizer que o sistema envia notificações aos pacientes 24 horas antes da consulta e atualiza o status diretamente na agenda médica de cada profissional, caso ele não possa comparecer.
Segundo uma pesquisa da Athena Health, essa é a maneira mais efetiva de confirmar consultas médicas. Ao comparar o envio de mensagens automatizadas de SMS, e-mails e ligações telefônicas, o estudo descobriu que após confirmar a consulta por SMS, somente 4% dos pacientes não compareciam ao consultório. Notificações por e-mail apresentaram números semelhantes.
Já entre os pacientes que confirmaram a presença após receberem uma ligação da secretária, 9,4% não compareceram e 10,5% dos pacientes que não eram lembrados da consulta deixaram de comparecer.
Isso quer dizer que confirmar a consulta pelo telefone ou não confirmar faz menos diferença para o comparecimento dos pacientes. O estudo mostra, portanto, que a confirmação via SMS ou e-mail é, de fato, muito mais eficaz, tanto para garantir a presença dos pacientes, como para a organização da clínica médica.
Isso ocorre porque o paciente pode receber uma ligação de confirmação em uma hora em que está ocupado e pode acabar não atendendo com a atenção necessária. Já as mensagens SMS ou e-mails, podem ser visualizadas em um momento mais oportuno e o paciente pode respondê-las quando quiser, o que explica a sua eficiência.
Torna o cadastro dos pacientes mais seguro
O cadastro eletrônico em um programa para consultório médico é considerado uma forma mais segura de armazenar os dados dos pacientes do que as antigas fichas de registro de papel. Veja por quê:
- Como você sabe, o prontuário de papel é uma ferramenta com pouca mobilidade. O seu acesso é local e, caso ocorra alguma emergência, você precisará ir até o seu consultório para consultar os dados do paciente antes de realizar o atendimento. Isso atrasa a consulta e torna todo o procedimento mais lento;
- Prontuários médicos em papel podem se rasgar facilmente fazendo com que as informações ali presentes precisem ser reescritas. Além disso, esses documentos podem apresentar erros de escrita ou, até mesmo, de legibilidade, problema que deixa de existir quando o consultório investe em um software médico;
- Os prontuários médicos do paciente feitos de papel podem mofar ou molhar ou, até mesmo, serem danificados durante um incêndio, o que pode fazer com que as informações ali contidas se percam. Além disso, o consultório pode ser roubado e, as fichas médicas dos pacientes podem se extraviar;
- O acúmulo de fichas nas dependências da clínica dificulta a organização, processo que pode tornar-se ainda mais complicado quando o funcionário responsável por essa função é substituído;
- As fichas de papel também podem se perder ou serem guardadas no local incorreto e, nesse caso, precisam ser refeitas.
Além disso, arquivos em papel podem ser lidos por qualquer funcionário da clínica, já que antes de chegarem a sala do médico responsável pelo atendimento, esses documentos transitam pela recepção ou pelo setor de exames da clínica.
O problema persiste no caso de simples arquivos digitais. Como você sabe, esses documentos podem ser corrompidos ou, até mesmo, serem apagados por engano, o que pode causar uma série de transtornos.
Além disso, em geral, esses documentos não são protegidos e podem ser acessados por pessoas não autorizadas, expondo os dados dos pacientes.
Já os softwares médicos armazenam os dados sensíveis dos pacientes na nuvem, o que evita que as informações passadas pelo paciente ao médico se percam ou sejam deletadas por engano. A ferramenta conta ainda com controle de acesso, o que faz com que somente pessoas previamente autorizadas possam visualizar as informações ali contidas.
Esse ponto é fundamental: um programa para consultório médico deve garantir a confidencialidade das informações médicas dos pacientes nele armazenadas.
O prontuário eletrônico é mais eficiente
Ao optar por um programa para consultório médico com prontuário eletrônico integrado, o tempo gasto na procura de documentos em papel simplesmente desaparece.
Isso quer dizer que o atendimento se torna mais ágil já que o médico responsável pelo atendimento consegue consultar o histórico do paciente, assim como exames e laudos. Tudo de forma simples, com apenas alguns cliques, sem a necessidade de consultar diferentes arquivos e pastas.
De fato, os programas para consultório médico incorporam muitos recursos pensados para melhorar a rotina dos profissionais da área médica e facilitar a organização do seu trabalho.
O sistema permite, por exemplo, personalizar atestados médicos de acordo com a especialidade, consultar medicamentos diversos por princípio ativo, analisar posologias, gravar procedimentos médicos, fazer prescrições e anexar documentos como imagens, exames, laudos, planilhas, arquivos de texto e fotos.
Todos esses documentos podem ser salvos no prontuário eletrônico do paciente e acessados pelo médico sempre que necessário.
Controle financeiro
As clínicas médicas podem terceirizar o faturamento médico ou fazê-lo internamente com a ajuda de software médico. Isso quer dizer que um programa para consultório médico também torna a gestão do consultório médico mais simples e rápida e permite que você economize dinheiro.
Ao usar a ferramenta é possível verificar o tempo gasto em cada consulta, o valor cobrado por procedimento realizado e o custo total, permitindo calcular a receita gerada ao final de cada atendimento.
O sistema também autoriza que o profissional verifique todos os pagamentos feitos pelos pacientes, assim como pelos planos de saúde.
Esse recurso faz parte do fluxo de caixa que, além de registrar o valor recebido por todos os atendimentos realizados no dia, permite verificar todos os gastos e as receitas do consultório em um determinado período e assim checar se a clínica virará ou não o mês no negativo.
O programa para consultório médico também é capaz de emitir relatórios financeiros, o que permite tomar decisões mais assertivas, baseadas em dados reais. Fundamental para a saúde financeira da sua clínica, não é mesmo?
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3 dicas para implementar um programa para consultório médico com sucesso
A fase de implementação de novas tecnologias em uma clínica médica pode não ser fácil, principalmente, quando os funcionários e os gestores ainda não dominam todas as suas funcionalidades.
Por isso, é preciso garantir que a implantação de um programa para consultório médico ocorra de forma tranquila. Também é preciso observar que, como o consultório não pode interromper as suas atividades durante a implantação do sistema, essa ferramenta deve ser fácil de usar e intuitiva, exibindo uma interface limpa e atraente.
Além disso, o software deve contar com poucas telas, permitindo que as ações sejam executadas com apenas alguns cliques. Isso tornará a rotina de trabalho da clínica mais dinâmica.
Como você sabe, a implementação de uma nova tecnologia em uma clínica médica exige algum investimento de tempo e recursos, tanto durante os estágios de implementação, quanto posteriormente, quando é preciso treinar a equipe para trabalhar no novo sistema.
Para garantir que essa implementação ocorra de maneira eficiente é preciso seguir algumas dicas:
Treine a sua equipe de trabalho
Mesmo um software amigável e intuitivo requer algum treinamento, não é mesmo? Mesmo que o sistema escolhido seja o ideal para o seu consultório, se você não investir no treinamento dos seus funcionários a sua implementação poderá falhar.
Comunique-se com sua equipe administrativa, enfermeiros, técnicos e outros médicos, antes, durante e após a implantação de qualquer nova tecnologia e explique à todos o que irá mudar na rotina de trabalho. Inclua informações sobre como será a marcação de consultas e como acessar os dados dos pacientes, por exemplo.
Além disso, envolva toda a equipe de trabalho no processo, desde a seleção do software, até a implementação final. Isso não apenas dará à eles um senso de propriedade, como também definirá com precisão as expectativas que todos têm com relação a nova ferramenta.
Implemente o software médico em fases
A implementação de um programa para consultório médico em todos os setores de uma só vez pode causar muito tempo de inatividade, resultando na perda de produtividade e diminuindo a qualidade do atendimento.
Além disso, se toda a equipe estiver aprendendo o sistema ao mesmo tempo, o fornecedor poderá ficar sobrecarregado com solicitações de suporte.
Qual é a solução? Implante a nova ferramenta de gestão em uma área ou setor de cada vez. Você pode por exemplo, começar pelo setor administrativo ou pela recepção. Isso o ajudará a identificar desafios e pontos problemáticos antecipadamente, o que garantirá que a implantação em larga escala seja bem-sucedida.
Quando os funcionários do setor onde o software foi implantado se sentirem seguros em operar o sistema, poderão ajudar os enfermeiros e os empregados de outros setores a usarem a ferramenta.
Coloque os pacientes sempre em primeiro lugar
Verifique se a implementação da nova tecnologia não está prejudicando a experiência dos pacientes. Para ter um impacto mínimo, notifique-os com antecedência e com frequência sobre quaisquer mudanças futuras implantadas na rotina da clínica que possam afetá-los.
Pergunte aos fornecedores de software se eles fornecem algum material de leitura que você possa usar para educar os pacientes sobre os benefícios da nova tecnologia, que garantirá que eles não serão afetados negativamente por nenhuma mudança.
Este artigo ajuda a entender os benefícios oferecidos pelos vários recursos de um programa para consultório médico. A solução certa é aquela que atende a todos os requisitos específicos de sua clínica.
Na hora de escolher um programa para consultório médico é preciso ficar atento a sua reputação no mercado. Pesquise sobre as funcionalidades da ferramenta e não deixe de ler os depoimentos dos usuários do sistema.
Além disso, pesquise por outras clínicas médicas que usam um sistema de gestão integrado e verifique sua opinião sobre os benefícios reais que a ferramenta trouxe para o seu dia a dia. Também é importante testar a usabilidade do sistema e verificar se ele realmente atende as suas expectativas.Agora que você já sabe quais são as principais funções de um programa para consultório médico, que tal descobrir como superar o desafio da implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente?
