Você, com certeza, já se perguntou por que substituir o prontuário de papel pelo eletrônico, não é mesmo?
Os avanços tecnológicos surgidos nas últimas décadas exigem que as instituições de cuidados com a saúde busquem formas de aprimorar suas rotinas de trabalho para se adequar às necessidades dos pacientes.
Na Era Digital, as ferramentas eletrônicas otimizam processos administrativos, facilitando a gestão hospitalar e, é claro, o atendimento médico.
Entre essas ferramentas, o prontuário eletrônico merece destaque.
Como você sabe, o prontuário eletrônico faz parte da rotina de trabalho de uma clínica e é uma ferramenta essencial para um atendimento médico de qualidade uma vez que exibe informações sobre o quadro de saúde dos pacientes, além do histórico médico e dos resultados dos exames laboratoriais.
O prontuário eletrônico exibe ainda os dados pessoais dos pacientes e os tratamentos medicamentosos indicados.
Nesse post vamos explicar por que substituir o prontuário de papel pelo eletrônico. Vamos lá? Acompanhe!
O que é um prontuário eletrônico do paciente?
Segundo define o Conselho Federal de Medicina (CFM), o prontuário eletrônico do paciente (PEP) é um documento elaborado pelos profissionais da área médica e exibe dados referentes a saúde de um paciente.
O documento apresenta o histórico familiar, dados demográficos, datas de imunização, anamnese, resultado de exames, laudos, alergias e os dados pessoais do paciente. Além disso, o prontuário exibe dados sobre internações e atendimentos de urgência ou emergência.
Por que substituir o prontuário de papel pelo eletrônico? Ao implementar a ferramenta, os dados do paciente poderão ser monitorados com maior rapidez e agilidade, o que ajudará a identificar as pessoas que precisam fazer exames preventivos ou de rotina.
A ferramenta permite ainda medir certos requisitos, como vacinas e variações da pressão arterial. Além de ser essencial para a gestão da saúde, os dados presentes no prontuário eletrônico, portanto, são fundamentais para o planejamento, elaboração e implementação de ações voltadas para os cuidados com a saúde.
Quando o prontuário eletrônico do paciente foi criado?
O prontuário eletrônico do paciente não chega a ser uma novidade. A ferramenta foi criada nos Estados Unidos no final da década de 60 em pareceria dos grandes hospitais com universidades, como a Harvard.
Nas décadas seguintes o governo americano concentrou seus esforços para que os prontuários de papel fossem substituídos pelos arquivos digitais de modo a otimizar o trabalho dos profissionais da área da saúde.
No Brasil, o CRM regulamentou o prontuário eletrônico em 2002 na resolução 1638 que define o documento como um arquivo digital que contêm informações sobre o estado de saúde dos pacientes e a assistência a ele prestada.
O documento tem, portanto, caráter legal e científico. Vale lembrar que o prontuário eletrônico do paciente é sigiloso e deve ser armazenado de maneira adequada pelos médicos e pelos profissionais responsáveis pela administração hospitalar.
Por que substituir o prontuário de papel pelo eletrônico?
O prontuário eletrônico oferece muitas vantagens para médicos, outros profissionais da área médica e pacientes. Entre elas podemos citar:
1. O prontuário eletrônico garante a integridade das informações
Como dissemos acima, todas as informações referentes a saúde dos pacientes são registradas no prontuário. Quando uma clínica médica trabalha com fichas de papel essas informações são escritas à mão ou impressas e anexadas ao documento.
Isso pode fazer com que informações importantes sobre o estado de saúde dos pacientes acabem se extraviando ou se perdendo. Além disso, com o passar do tempo o documento pode se tornar ilegível ou se rasgar e, nesse caso, as informações lá contidas correm o risco de se perder para sempre.
Já no prontuário eletrônico os dados são registrados de forma digital e salvas na nuvem. Isso garante a total integridade das informações contidas no documento.
2. Melhora o fluxo de trabalho
Outro motivo do porque substituir o prontuário de papel pelo eletrônico é que o documento digital melhora o fluxo de trabalho de uma clínica médica. Importante não é mesmo?
Como? Em primeiro lugar, os funcionários da recepção não precisarão deixar seu posto de trabalho para procurar o prontuário médico em arquivos e pastas de documentos quando o paciente chegar à clínica em busca de cuidados médicos.
Ao usar o prontuário eletrônico todas as informações necessárias ao atendimento estão disponíveis no sistema permitindo conferir dados com maior rapidez, o que garante agilidade no atendimento.
Além disso, o armazenamento do prontuário eletrônico não requer espaço físico o que permitirá que a sua clínica médica possa usar o espaço, antes destinado aos arquivos, para abrir um novo consultório ou uma sala de exames.
O dinheiro antes gasto com papéis e material de escritório poderá ser empregado em outro setor, otimizando a gestão da clínica.
3. Por que substituir o prontuário de papel pelo eletrônico? A ferramenta permite anexar exames e laudos médicos
Como você sabe, é preciso verificar laudos, raios-X e exames médicos dos pacientes a cada consulta, por isso, nada melhor do que ter os resultados recentes sempre a mão, não é mesmo?
Esse é o outro motivo do por que substituir o prontuário de papel pelo eletrônico – o documento digital permite que médicos e outros profissionais da saúde responsáveis pelo atendimento anexem arquivos, fotos, vídeos e cópias de exames às informações do paciente. Também é possível salvar arquivos em áudio.
A medida que esses dados são adicionados ao prontuário, a ferramenta cria uma linha do tempo que permite filtrar exames e arquivos por data e assim verificar a evolução do quadro de saúde do paciente de forma mais clara.
4. Integração das informações
Está pensando em por que substituir o prontuário de papel pelo eletrônico? Nesse caso, vale observar que as informações que constam em arquivos de papel não serão perdidas.
Ao contrário, todas as informações dos prontuários antigos serão integradas ao sistema sem que seja preciso digitá-las, basta escanear as fichas antigas e anexá-las ao arquivo digital de modo que você não perderá a evolução dos pacientes.
5. Segurança dos dados dos pacientes
Outro motivo do porque substituir o prontuário de papel pelo eletrônico é que a ferramenta digital conta com certificação digital SSL (Secure Sockets Layer), padrão internacional que garante que você e os seus funcionários estarão navegando em um ambiente seguro.
A certificação criptografa dados e impede que pessoas não autorizadas tenham acesso aos dados sensíveis dos pacientes. Para saber se um site conta com certificado de segurança digital verifique a URL do site. Se a página tiver um S após o HTTP significa que o servidor atende às especificações de segurança.
Também é possível encontrar um cadeado ao lado do endereço, o que também indica um ambiente seguro. Fique atento! Na hora de escolher um sistema de gestão médica com prontuário eletrônico verifique se a ferramenta segue normas de segurança e conta com backup automático de dados.
6. Acessibilidade
Você sabia que, segundo o CFM os dados do prontuário eletrônico devem estar sempre disponíveis quando solicitado pelo paciente ou por seu representante legal? O documento também deve permitir o fornecimento de cópias das informações nele constantes, caso seja necessário.
Esse é um dos motivos do porque substituir o prontuário de papel pelo eletrônico: a ferramenta digital permite acessar todos os dados dos pacientes sempre que necessário, por meio de qualquer dispositivo com conexão à internet.
Isso permitirá que você se prepare com antecedência para o atendimento e estude o histórico do paciente ou o resultado dos últimos exames médicos. A ferramenta permite ainda realizar atendimentos de urgência com mais rapidez e liberar segundas vias de receitas médicas mesmo quando você não está no seu consultório.
7. Permite usar os registros em tempo real
Outra boa razão do porque substituir o prontuário de papel pelo eletrônico é a disponibilidade e uso dos registros em tempo real – assim que resultados de exames, diagnósticos ou imagens forem inseridos no sistema já será possível visualizá-los.
Além disso, ao contrário dos documentos em papel, arquivos digitais podem ser visualizados e estudados simultaneamente por profissionais de especialidades médicas diferentes, que operem na mesma clínica médica.
O prontuário eletrônico, portanto, permite o intercâmbio de informações o que garantirá um diagnóstico médico mais rápido e preciso.
8. Por que substituir o prontuário de papel pelo eletrônico? Essa é uma ferramenta personalizável
Como você sabe, algumas clínicas médicas realizam procedimentos muito específicos que as tornam diferentes das demais. Isso é outro motivo do por que substituir o prontuário de papel pelo eletrônico – a ferramenta digital permite a personalização de modo a se adaptar às necessidades de cada atendimento médico.
Você sabia que o prontuário eletrônico permite customizar campos e seções de maneira que todos os dados necessários são facilmente armazenados no documento? É possível, ainda, destacar as informações mais importantes para a realizar um procedimento médico.
Isso garantirá um atendimento otimizado, já que o profissional conseguirá oferecer um diagnóstico mais rápido e preciso.
9. Integração da agenda com prontuário eletrônico
Claro, o médico, assim como os demais profissionais da saúde, deve cumprir todos os seus compromissos profissionais da melhor forma possível.
Por isso, o ideal é contar com um prontuário eletrônico integrado a agenda médico, o que evitará atrasos no atendimento dos pacientes. A ferramenta também permite acompanhar o horário de cada consulta e verificar o tempo que cada paciente aguarda pelo atendimento.
A agenda eletrônica interligada ao software também permite confirmar agendamentos de forma automática – a ferramenta envia lembretes por e-mail ou via sms e, após a resposta, o status é modificado automaticamente na agenda médica do profissional.
Tudo isso garantirá que os pacientes fiquem satisfeitos com o atendimento prestado, o que aumentará significativamente a credibilidade da sua clínica médica.
10. Permite a economia de tempo
Como você deve ter observado, um dos motivos do porque substituir o prontuário de papel pelo eletrônico é que a ferramenta digital colabora para a otimização do trabalho.
Preencher dados pessoais dos pacientes, resultados de exames e prescrições médicas em uma plataforma eletrônica leva menos tempo do que preencher dados em fichas de papel. Isso torna o atendimento mais ágil, o que garante que o médico dedique mais tempo ao paciente e aos cuidados com a sua saúde.
Vale destacar que o prontuário de papel apresenta outros problemas: o documento exibe informações desencontradas e muitas vezes ilegíveis, o que pode causar sérios problemas, como a administração de medicamentos de maneira incorreta.
Já o prontuário eletrônico permite a padronização de dados e garante a fácil leitura das informações sobre a saúde dos pacientes.
11. Facilita uma prescrição segura
Ao utilizar fichas de papel, o médico e outros profissionais da saúde não têm acesso ao histórico completo do paciente, o que torna difícil verificar quais remédios são usados pelo paciente, por exemplo.
Já o prontuário eletrônico exibe dados completos e atualizados, o que ajuda o profissional a verificar todos os medicamentos ministrados ao paciente nas últimas internações ou receitados nas últimas consultas. A ferramenta permite ainda verificar quais interações medicamentosas podem ser perigosas e o histórico de alergias e sensibilidades do paciente.
Antes de escolher um software médico para a sua clínica não deixe de considerar a opinião de outros profissionais da área médica sobre a ferramenta que você pretende adquirir. Isso é essencial para evitar futuros problemas, que podem atrasar os atendimentos e tumultuar a rotina de trabalho dos funcionários da recepção.
Ainda está na dúvida de por que substituir o prontuário de papel pelo eletrônico? Saiba que o prontuário eletrônico é uma tendência mundial, capaz de tornar o atendimento médico mais dinâmico e promover uma melhor interação entre o médico e os seus pacientes.
Isso por que o software permite o preenchimento mais rápido e garante a padronização das informações, o que facilita a leitura e a compreensão das informações contidas no documento.
Além disso, o arquivo pode ser acessado por meio de qualquer dispositivo conectado à internet e lido por mais de um profissional ao mesmo tempo, o que facilita o diagnóstico médico, a troca de informações e permite que as dúvidas sejam sanadas mais facilmente.
Vale lembrar também sobre a segurança dos dados, já que a ferramenta evita que as informações médicas dos pacientes se percam, se extraviem ou sejam deletadas por engano.
Em tempos de inovações tecnológicas não há espaço para conservadorismo. Adotar o prontuário eletrônico garantirá mais agilidade e melhorará a rotina de trabalho do seu consultório médico.
Agora que você já sabe por que substituir o prontuário de papel pelo eletrônico, que tal descobrir quais são as principais funções de um programa para consultório médico?
