Os gestores de consultórios médicos têm uma grande responsabilidade, incluindo absolutamente tudo, desde o gerenciamento de problemas com a equipe até o orçamento e a gestão das folhas de pagamento.
Além de todas as tarefas que um gestor deve realizar, geralmente há um fluxo constante de interrupções de membros da equipe e outras pessoas que frequentam o consultório médico.
Se você não tem uma estratégia para se manter organizado, os detalhes podem se perder muito rapidamente e isso pode aumentar o nível de estresse para você e para todos ao seu redor.
Quando isso acontece, invariavelmente resulta na diminuição da produtividade de todos e, muitas vezes, é necessário repetir o trabalho para garantir que cada tarefa foi concluída com sucesso.
Um excelente gestor de consultório médico reconhecerá isso e tomará medidas para manter tudo organizado.
Por isso, se você quer saber mais sobre como organizar uma clínica médica, confira o conteúdo que preparamos a seguir!
Como organizar uma clínica médica?
As restrições de tempo forçam a maioria dos gestores de clínicas médicas a lidarem com um enorme número de tarefas ao mesmo tempo.
Sem uma estratégia programada para organizar e priorizar suas tarefas, você pode esquecer facilmente de reuniões e atribuições importantes e isso leva a mais estresse e menos produtividade.
Por este motivo, confira a seguir algumas maneiras de organizar adequadamente sua prática médica com eficiência!
1. Estabeleça prioridades
O primeiro passo para estabelecer a ordem na clínica médica é definir algumas prioridades!
Reconhecer que absolutamente tudo não pode ser feito em um mesmo dia, é muito importante e priorizar o que é mais importante e atacar esses projetos antes de mais nada, é fundamental. Uma das melhores maneiras de lidar com isso é criar uma lista de tarefas para dar visibilidade às tarefas que precisam ser feitas primeiro.
Embora isso possa resultar em algumas tarefas de baixa prioridade sendo adiadas por semanas ou até meses, este ainda é um cenário muito melhor do que negligenciar tarefas de alta prioridade.
Definir prioridades é o primeiro passo para organizar o caos. Crie e valide uma lista de tarefas a fazer todos os dias, de preferência, registre tudo de forma eletrônica por meio de um software para gestão de clínicas e consultórios. Isso o ajudará a ter uma vantagem inicial todos os dias, ao entrar no consultório.
2. Faça uma boa gestão da agenda médica
Manter uma boa gestão da agenda é tão importante quanto estabelecer uma lista de tarefas pendentes de itens de alta prioridade: oferece visibilidade a eventos e atividades importantes para que não sejam negligenciados ou esquecidos completamente.
Todos os meses, você terá um novo conjunto de prazos, requisitos de treinamento, início de projeto, relatórios financeiros e arquivamentos para lidar, então tudo isso deve ser planejado no início de cada mês.
O calendário da sua clínica também deve incluir reuniões de diretoria, reuniões de equipe, reuniões de grupo para reconhecimento e quaisquer outros lembretes de prazos importantes que estão por vir.
Controlar cuidadosamente o seu calendário é fundamental, pois cada mês inclui seu próprio conjunto de prazos. Como dissemos antes, isso pode incluir requisitos de treinamento, relatórios financeiros, registros de participação nos lucros e prazos internos de projetos. Registre todos esses prazos todos os meses em seu calendário assim que souber deles.
Além disso, adicione sempre as reuniões de diretoria, lembretes de prazos importantes, reuniões de reconhecimento da equipe e reuniões gerais dos médicos.
3. Reserve um horário para realizar cada atividade
Outra ótima dica para manter a organização é reservar um horário específico do dia para realizar cada atividade, mesmo que sejam tarefas simples, como responder e-mails.
Se você não fizer assim, vai acabar fazendo isso intermitentemente o dia todo e isso vai distraí-lo de tarefas maiores que você programou para o dia.
Se você costuma receber um grande volume de e-mails, por exemplo, pode valer a pena estabelecer uma abordagem tripla para lidar com a correspondência, rotulando tudo como urgente, mais importante ou menos importante.
Esta é uma boa maneira de se certificar que você não negligenciou nada supercrítico e também irá economizar um tempo considerável, ignorando temporariamente o grupo menos importante até que você tenha mais tempo disponível.
4. Adote um software eficiente para a gestão de clínicas médicas
Tenha um sistema para te ajudar a fazer toda a gestão da sua clínica, desde os agendamentos até a manutenção do estoque de suprimentos para evitar transtornos e despesas inesperadas ou desnecessárias.
Fazer toda essa gestão de forma digital é muito mais fácil. Seus fornecedores geralmente mantêm registros de seus pedidos para ajudá-los a se lembrarem melhor do tipo de produtos e marcas de seus suprimentos, bem como gerar seus relatórios de utilização.
No entanto, isso será ainda mais eficaz se você desenvolver um sistema de alertas ou notificações quando os suprimentos estiverem diminuindo e exigirem um novo pedido.
Especialmente para suprimentos essenciais, aqueles sem os quais você não pode operar. A gestão do estoque de forma automatizada torna fácil fazer pedidos e é mais uma maneira de manter seu consultório funcionando sem problemas e com eficiência.
Falar sobre as facilidades de gerir um estoque por meio de um software eficiente é apenas umas das facilidades que a adoção de tecnologias eficazes pode fazer por sua clínica, pois, além disso, ainda pode ajudar com a gestão da agenda, a gestão financeira e muito mais!
5. Defina quais são as melhores políticas para a sua clínica médica
Ter uma política de portas abertas parece uma coisa maravilhosa e realmente pode melhorar a comunicação em todas as áreas de trabalho do consultório.
No entanto, também pode levar a distrações infinitas e isso pode impedi-lo de realizar qualquer coisa durante o dia.
Se a política de portas abertas está funcionando em sua prática médica, mas também está causando distrações, você deve estabelecer uma janela de uma hora em que a política de portas abertas esteja em vigor e canalizar toda a comunicação nesse momento.
Outro aspecto da política de portas abertas é identificar os motivos pelos quais os funcionários vêm até você em primeiro lugar.
Se você está constantemente sendo incomodado com coisas que os funcionários provavelmente poderiam fazer melhor por si próprios, é uma vantagem capacitá-lo. Muitas distrações podem ser eliminadas simplesmente capacitando os funcionários a administrar as demandas por conta própria, sem sua intervenção pessoal.
6. Tenha um plano de emergência
Agora que você preparou sua clínica para lidar com as atividades do dia-a-dia da forma mais organizada, você também deve estabelecer um plano de contingência para coisas que não acontecem diariamente, especialmente emergências.
Para estar pronto para todas as emergências, a área do seu consultório médico deve ter um sistema que possa reproduzir registros pessoais, financeiros e outros dados necessários para operar sua clínica diariamente.
Você também deve estar preparado para uma queda de energia, qualquer tipo de falha de TI, uma emergência de incêndio, qualquer tipo de derramamento perigoso e até mesmo violações de segurança.
Números de telefone importantes devem ser facilmente acessíveis para contato com o corpo de bombeiros, o gerente do prédio, as seguradoras e todos os seus funcionários. Um pouco de planejamento e priorização contribuirá muito para criar ordem no caos típico que prevalece na maioria das áreas ocupadas dos consultórios médicos.
7. Conte com a tecnologia para te ajudar a organizar sua clínica médica
Se você está lutando para encontrar um software eficaz para otimizar a gestão de sua clínica médica, contratar uma ferramenta especializada pode te ajudar!
Tendo acesso a um bom software para gestão de consultórios, além de uma economia incrível de tempo e dinheiro, você também terá acesso a uma ampla variedade de funcionalidades que precisa para operar com eficácia todos os dias.
Nós, do Meu Consultório, trabalhamos para ajudá-lo a alcançar seus objetivos e para garantir a melhor organização em sua prática. Estamos prontos para compartilhar esses recursos com você e ajudar sua clínica médica a economizar dinheiro e otimizar a gestão do seu tempo.
Para saber mais sobre como um software para a gestão de clínicas médicas pode ajudar a sua prática a crescer, entre em contato com a gente!
Agora que você já sabe mais sobre como organizar uma clínica médica, que tal entender um pouco mais sobre como implementar um software sem mudar a rotina do consultório?
