Para qualquer prática médica, uma boa contabilidade e a manutenção de registros fiscais e contábeis podem fazer toda a diferença quando se trata de administrar um consultório da melhor maneira possível e abrir caminho para um crescimento financeiro sustentável.
Por isso, falaremos sobre alguns recursos, ferramentas e soluções úteis que podem ajudar a otimizar sua gestão financeira e tornar a rotina mais fácil para os gestores de clínicas e consultórios e médicos.
Quer saber mais sobre como otimizar a gestão de custos do consultório médico? Confira o conteúdo a seguir!
Como otimizar a gestão de custos do consultório médico?
A seguir, falaremos sobre algumas dicas e você saberá mais sobre a função de gerenciamento financeiro nos consultórios, clínicas e demais organizações de saúde. Também abordaremos as funções principais de gerenciamento financeiro em um ambiente de saúde. Confira!
1. Defina políticas de pagamento
Definir políticas de pagamento claras, as quais todos em sua prática entendem e sabem como aplicar, é fundamental!
Isso começa com a verificação da elegibilidade do paciente ao plano de saúde antes de cada consulta. Muitos consultórios tinham uma política de verificar uma vez por trimestre ou por ano, mas isso já acabou. Só porque alguém tem um cartão não significa que essa pessoa tenha os benefícios, você tem que estar muito mais consciente e fazer isso na antes.
Além disso, os pacientes particulares devem ser lembrados no momento em que agendam as consultas para trazer uma forma de pagamento válida com eles, e que deverão pagar sua quando vierem se consultar.
Monitore os pacientes e tente coletar informações antes que eles sejam atendidos, porque muitos conseguem escapar no final da visita.
Certifique-se de que todas as suas políticas de pagamento sejam comunicadas de forma clara e com antecedência para que os pacientes não sejam pegos desprevenidos. Isso inclui certificar-se de que todos os formulários assinados pelos pacientes contenham avisos sobre custos extras aplicados se houver cobrança de juros sobre saldos pendentes, entre outras situações.
2. Eduque seus pacientes
Os pacientes tendem a ter uma compreensão pobre sobre a cobertura de seus planos de saúde, o que pode levar a cobranças inesperadas que às vezes eles não podem pagar.
Muitos pacientes não sabem sobre sua política de pagamento ou o que é exigido deles e, às vezes, você tem que educá-los. Cabe às clínicas e consultórios descobrir quais são as regras e ajudar os pacientes a entender.
3. Facilite o pagamento
Ofereça tantas opções de pagamento quanto possível. Equipe sua clínica para que as taxas sejam aceitas por qualquer método que o paciente tenha acesso, como cartão de crédito ou débito, dinheiro ou cheque. Torne isso o mais fácil possível.
Muitos médicos não aceitam cartões de crédito devido à preocupação de ter que desistir de 2 ou 3 por cento de cada transação realizada com cartão, mas essa é uma abordagem míope. Se você recebe dinheiro agora em vez de um cheque daqui a 30 dias, você tem o fluxo do dinheiro. Isso vale 2 ou 3 por cento?
Além disso, os avanços tecnológicos eliminam a necessidade de máquinas tradicionais de cartão de crédito. Serviços online oferecem mais opções de práticas.
Assim que seu consultório puder aceitar cartões de crédito, os pacientes podem registrar seus cartões de crédito para que possam ser automaticamente cobrados por valores não cobertos pelo plano.
Sua estratégia pode ser, periodicamente, fazer um programa especial para pacientes com contas altas. Se o paciente concordar em pagar integralmente até o final do mês, ele deverá pagar com desconto. A oferta de um desconto leva alguns pacientes a agir.
4. Identifique aqueles pacientes que não pagam
Quando os pacientes não podem pagar por uma consulta de rotina, pode ser aceitável recusá-los e exigir que reagendem em um momento em que possam pagar. Novamente, esta política deve ser claramente documentada e a equipe deve ser bem treinada para que seja aplicada de maneira uniforme e adequada.
No entanto, pode ser problemático ter funcionários do consultório para determinar quando uma visita é realmente de rotina. Até que alguém faça a triagem, você não sabe. Por isso, treine sua equipe para ser competente e verificar todos os pacientes.
Os pacientes que não podem pagar pelos serviços a longo prazo podem ser desligados e encaminhados para um hospital local, organização de serviço comunitário ou outro médico.
Aqui, novamente, no entanto, é importante proceder com cautela. Se o paciente estiver sob seus cuidados, você é obrigado a fornecer um aviso por escrito antes da rescisão. O paciente também deve ser transferido para outro provedor que você sabe ser competente. Não fazer isso pode ter consequências éticas e legais.
5. Limite os saldos pendentes
Muitos médicos estão enviando contas pendentes para agências de cobrança mais rapidamente do que no passado. Considerando que era comum esperar 180 dias antes de agir, mais práticas hoje estão decidindo enviar contas pendentes mais cedo.
Ao mesmo tempo, as agências de cobrança estão expandindo seu escopo para buscar o primeiro acordo, agora que mais pessoas se preocupam em manter positivo o crédito no mercado.
O fluxo de caixa é rei! Muitas práticas estão descobrindo que faz mais sentido financeiro contratar uma agência de cobrança que fica com cerca de 25% do saldo devedor do que contratar um funcionário em tempo integral para ir atrás do dinheiro.
Além disso, os consultórios médicos precisam considerar que os pacientes que adquiriram recentemente seu plano de saúde têm um período de carência de cerca de 90 dias para poder usufruir dos benefícios.
Mesmo os melhores planos para quitar as dívidas dos pacientes ainda devem levar em consideração o elemento humano. Você conhece essas pessoas e sabe que algumas delas são incrivelmente honradas. Eles contaram as histórias e você tenta fazer o melhor por eles. No entanto, no final, você tem que pagar seu aluguel e pagar ao pessoal.
6. Se atualize sobre gestão financeira
Como qualquer pequena empresa, as clínicas e consultórios médicos estão expostos aos mesmos riscos e desafios financeiros. E conforme a prática médica cresce e a estrutura de negócios se torna mais complexa, é ainda mais importante começar com bons hábitos financeiros e sistemas seguros e escaláveis.
As ferramentas de gestão de consultórios são recursos úteis e abrangentes que atendem os princípios da boa gestão financeira, ajuda a identificar as fontes de receita e custos na prática geral e ajuda a entender o orçamento, as previsões e os relatórios financeiros. Elas também têm modelos de amostra de receita e despesas de fácil leitura, bem como exemplos de balanço patrimonial.
7. Mantenha seus registros organizados
Além de manter hábitos eficazes de manutenção de registros para práticas médicas, em particular, vale destacar a importância de uma boa manutenção de registros no caso de um consultório médico ser sujeito a uma auditoria fiscal e para garantir a segurança dos dados sensíveis dos pacientes.
Para fazer a manutenção de registros é importante ressaltar a necessidade de investir em:
- Planejamentos e revisões;
- Consistência;
- Comunicação;
- Delegação;
- Treinamento;
- Tecnologia.
8. Invista em tecnologia
Adotar um bom software irá ajudar a melhorar a eficiência da gestão de custos de seu consultório médico, além de tornar o fluxo de trabalho diário de toda a equipe muito mais fácil.
Uma ferramenta abrangente oferece um sistema simplificado de gestão financeira construído especificamente para as práticas médicas, facilitando o gerenciamento de questões contábeis e da receita médica.
Agora que você já saber mais sobre como otimizar a gestão de custos do consultório médico, que tal entender um pouco mais sobre como implementar um software sem mudar a rotina do consultório?
