Encontrar a ferramenta certa para o consultório médico é uma tarefa importante para todas as organizações de saúde e, para novos gestores, pode ser difícil considerar as opções, especialmente com base no número de fornecedores de softwares que existem.
Um bom software para gerenciamento de consultórios médicos não inclui apenas ferramentas de agendamento online, que controlam como você organiza suas consultas, mas também ajuda toda sua equipe a gerenciar seu ciclo de faturamento, permite que a documentação seja feita de forma eficiente, auxilia na prescrição de medicamentos e solicitação de exames, permite acesso rápido ao prontuário eletrônico do paciente e muito mais.
Para garantir que sua prática médica seja bem-sucedida, é fundamental escolher o melhor software para sua equipe e para a gestão do seu fluxo de trabalho. Sendo assim, a seguir, examinaremos o que as ferramentas para consultórios médicos devem fazer! Além disso, também vamos ajudar você no processo de tomada de decisão.
Por isso, se você quer saber mais sobre como escolher uma ferramenta para consultório médico, confira o conteúdo que preparamos a seguir!
O que é uma ferramenta para consultório médico?
O software de gerenciamento de prática médica é projetado para ajudar as instalações médicas a funcionarem com mais eficiência. É uma solução de tecnologia que pode ser usada para agendar compromissos, rastrear horários, gerenciar ciclos de faturamento e organizar informações do paciente de forma segura.
A ferramenta certa para o consultório médico é um componente essencial de qualquer instalação médica moderna, pois permite que as organizações de saúde se mantenham organizadas e garantam um atendimento de alto nível ao paciente.
Ao consolidar todas as informações relacionadas aos pacientes e médicos em uma única plataforma, os profissionais podem navegar facilmente por detalhes importantes sobre pacientes e outras informações. Sem esse software, a organização de qualquer prática médica seria trabalhosa e estaria sujeita a erros humanos significativos.
Quais são os principais recursos de uma ferramenta para consultório médico?
A ferramenta para o consultório médico intuitiva e eficaz é essencial para o fluxo de trabalho de uma clínica. Esses são alguns recursos a serem observados e por que são importantes, acompanhe!
Rastreamento de informações do paciente
O recurso mais básico e indiscutivelmente mais importante para uma ferramenta para o consultório médico é a capacidade de manter informações atualizadas sobre os pacientes, incluindo histórico médico, histórico familiar, medicamentos, alergias e resultados laboratoriais recentes.
Você também pode usar um software de gerenciamento para verificar o status do plano de saúde de um paciente, confirmando se ele ainda está ativo e estimando co-pagamentos, despesas diretas e autorizações anteriores.
A maioria dos softwares para consultórios médicos inclui uma ferramenta de calendário que permite que a equipe de atendimento agende os pacientes por local e prestador de saúde, tornando rápido e fácil revisar as informações do paciente antes de uma visita.
Faturamento centralizado
A ferramenta certa para o consultório médico permitirá que você processe pagamentos e registre o histórico de faturamento, tudo em uma plataforma com recursos integrados de processamento de cartão de crédito, por exemplo. A equipe de atendimento pode captar informações antecipadamente quando um paciente chega para uma consulta, e a equipe de apoio pode codificar pedidos de reembolso e enviá-los aos planos de saúde, gerenciando aqueles que são negados ou rejeitados.
Relatórios completos
Os médicos e outros profissionais de saúde precisam dos dados dos pacientes para serem eficazes em seus trabalhos. A ferramenta certa para consultórios médicos permite gerar relatórios importantes sobre seus pacientes. Isso pode melhorar o atendimento e garantir que sua prática forneça aos pacientes e médicos informações precisas e úteis.
Da mesma forma, o software de gerenciamento de prática médica deve ser capaz de gerar relatórios financeiros completos que o ajudem a controlar a lucratividade de seu negócio. Esses relatórios devem incluir informações, como: contas a receber, reembolsos totais e reembolsos esperados e muito mais.
Por que você precisa de uma ferramenta para consultório médico?
A primeira etapa na seleção do software de gerenciamento de consultórios é entender quais funções você precisa que ele desempenhe. A seguir, estão alguns dos benefícios de ter a ferramenta certa para o consultório médico. Confira!
Operações coordenadas
A ferramenta certa para o consultório médico permite que você coordene aspectos financeiros e logísticos fundamentais de sua prática, incluindo agendamento, faturamento e análise financeira. Manipular cada uma dessas funções em um único software ajuda sua equipe a se tornar mais ágil e organizada.
Automação e eficiência
A ferramenta certa para o consultório médico agiliza as tarefas que poderiam desacelerar suas operações diárias. Por exemplo, o atendimento online do paciente tira parte da carga de sua recepção, permitindo que os pacientes solicitem consultas e preencham formulários remotamente. Os lembretes de compromissos reduzem o número de não comparecimentos, e a verificação de elegibilidade do plano de saúde garante que um paciente tenha cobertura para os serviços de um profissional antes de sua chegada. O sistema que melhor corresponda à sua especialidade e fluxo de trabalho terá um grande papel no seu sucesso clínico e financeiro.
Integração com sistemas
O software de gerenciamento e os sistemas de prontuários eletrônicos, que cobrem as operações clínicas, devem funcionar perfeitamente juntos. Esses dois componentes precisam compartilhar uma grande quantidade de dados, e é por isso que muitas empresas de ferramentas para consultórios médicos oferecem soluções integradas de prontuário eletrônico.
Faturamento e análise financeira
Se você decidir manter seu faturamento interno em vez de terceirizá-lo para um serviço de faturamento médico, seu sistema de gerenciamento ajudará a garantir que suas solicitações sejam enviadas de maneira oportuna e adequada. Em conjunto com uma equipe diligente, a ferramenta certa para o consultório médico pode aumentar o número de solicitações aceitas pelos pagadores na primeira tentativa, cobrando rapidamente reembolsos pelos serviços prestados.
Os membros da equipe também podem usar o software para responder a recusas e rejeições, gerar relatórios financeiros e obter dados para analisar a saúde fiscal de sua prática.
Comunicação do paciente
Uma ferramenta para o consultório médico também pode gerar e enviar aos pacientes seus saldos e determinar se eles devem algum valor antes mesmo de sua consulta, tornando mais fácil receber pagamentos no ponto de atendimento. Envolver os pacientes e conceder-lhes influência em seus cuidados de saúde não é apenas uma prioridade no setor de saúde em evolução, mas também contribui para uma melhor experiência geral do paciente.
Além disso, os pacientes podem se comunicar diretamente com o consultório por meio de um sistema de atendimento online seguro, muitos dos quais oferecem recursos de telemedicina. Os pacientes podem atualizar suas informações, incluindo endereço, informações do plano de saúde e medicamentos. A equipe clínica pode revisar e aceitar essas alterações antes da próxima consulta do paciente.
Como escolher uma ferramenta para consultório médico?
Embora os médicos raramente precisem interagir diretamente com seu software de gerenciamento de prática médica, ele é um parceiro diário indispensável para os membros da equipe. Entre o envolvimento com os pacientes e o apoio ao seu ciclo de receita, o sistema de gerenciamento de prática médica que você escolhe desempenha um grande papel no sucesso ou no fracasso de sua prática. Ao selecionar um software de gerenciamento de prática médica, você deve manter vários fatores importantes em mente.
Avalie o custo e a segurança
O custo de qualquer sistema é altamente variável, dependendo de suas necessidades, os recursos que você selecionar e o tamanho de sua organização. Freqüentemente, há custos ocultos e recursos opcionais que podem aumentar rapidamente o preço base.
Alguns fornecedores incluem tudo em uma assinatura mensal, enquanto outros oferecem menus à la carte de determinados recursos ou planos de preços em camadas.
Entre na conversa com o fornecedor sabendo o que você precisa e o que não. Sua principal prioridade neste processo deve ser obter uma lista de quais recursos você obterá exatamente com o custo, antes de concordar em firmar parceria com qualquer fornecedor. Sem uma confirmação clara, pode ser difícil saber o que está incluído no preço normal e o que custa mais, e você pode acabar pagando uma taxa adicional por um recurso sem o qual poderia viver.
Além disso, antes de escolher uma ferramenta para o consultório médico, tenha a certeza de que ela garante a segurança dos dados sensíveis dos pacientes.
Opte por uma ferramenta fácil de usar
Implementar um novo sistema e adaptar-se a ele já é difícil o suficiente, portanto, certifique-se de que as pessoas que usarão o novo software se sintam confortáveis para navegá-lo. Cada pessoa trabalha de forma diferente, por isso consulte sua equipe e inclua-a no processo de tomada de decisão. Eles devem estar pelo menos moderadamente confortáveis com o sistema e, idealmente, o fornecedor oferecerá a você um representante da empresa para orientá-los na curva de aprendizado.
O software médico pode variar em estrutura dependendo do fornecedor, portanto, é fundamental saber o que sua equipe está procurando. Por exemplo, alguns sistemas usam um painel central para organizar os diferentes recursos do software, enquanto outros empregam muitos menus suspensos e várias janelas pop-up. Saber o que é mais eficaz para o fluxo de trabalho de sua prática é a chave para uma transição bem-sucedida.
Relatórios e análise de dados
Você vai querer uma ferramenta para o consultório médico que possa criar relatórios robustos e analisar dados, mostrando exatamente onde sua prática está financeiramente. Simplesmente gerenciar seu ciclo de receita não é suficiente para que sua prática permaneça viável, relatórios e análises detalhados podem ajudar muito a projetar e até mesmo melhorar seu fluxo de caixa. Por exemplo, você será capaz de identificar quais médicos são mais produtivos para sua prática ou de quais bairros vem a maioria dos seus pacientes.
Ao identificar o que funciona e o que não funciona, você pode manter sua prática em um caminho seguro para o sucesso e a lucratividade. Se o seu software médico permitir que você compartilhe esses relatórios eletronicamente com outros membros da sua clínica, isso será ainda melhor.
Garanta o treinamento adequado
Mesmo que o sistema seja incrivelmente fácil de usar, sempre haverá uma curva de aprendizado. Além disso, considere os vários graus de aptidão técnica entre os membros de sua equipe. Quando sua equipe está se adaptando a um novo software, por mais intuitivo que seja, eles vão precisar de alguma orientação de vez em quando. Um fornecedor verdadeiramente comprometido oferecerá treinamento, seja no local ou online.
É importante receber uma análise por escrito do processo de treinamento que a empresa oferece e quaisquer custos adicionais para treinamento de pessoal durante o período de implementação. Com um bom treinamento, sua equipe se acostumará e se sentirá confortável com o sistema de gerenciamento rapidamente, e isso otimizará a produtividade durante a transição do sistema anterior.
Suporte do fornecedor
Seu parceiro fornecedor deve estar ao seu lado quando algo der errado. É inevitável, como acontece com todos os sistemas complexos, que você eventualmente encontre um problema, e a empresa deve estar disponível para ajudá-lo a se recuperar de quaisquer problemas. Além disso, se surgir um revés no fornecedor, você precisa saber que ele responderá e se responsabilizará pelo erro.
Em alguns casos, a empresa pode designar um contato direto. Este é um recurso útil para qualquer prática médica, pois esse indivíduo estará familiarizado com seu sistema específico e com a forma como seu trabalho funciona.
Agora que você já sabe mais sobre como escolher uma ferramenta para consultório médico, que tal entender um pouco mais sobre como implementar um software sem mudar a rotina do consultório?
