Em meio aos inúmeros desafios envolvidos no dia a dia de empreendimentos médicos, a organização de processos em um consultório desponta como um dos que mais prejudica a prestação dos serviços e o sucesso do negócio. Isso acontece porque, em muitos casos, a desorganização prejudica a produtividade, fazendo com que o profissionais e colaboradores percam muito tempo executando tarefas simples.
Nesse sentido, o fato é que organizar de forma eficiente todos os procedimentos executados é fundamental para evitar o desperdício de tempo e recursos, além de rupturas na credibilidade do estabelecimento. Mais do que isso, essa medida também cria um ambiente agradável, o que reforça a confiança dos pacientes e ajuda a fidelização.
Quer saber o que é preciso para manter o seu consultório organizado e quais erros não cometer para atingir uma boa eficiência operacional? Confira o post que preparamos para ajudá-lo nesse sentido!
A importância da organização de processos
As empresas precisam de uma gestão eficiente para conseguirem sobreviver no mercado. Com os consultórios, a situação é a mesma. Conseguir gerenciar as atividades é fundamental para alcançar o sucesso e dispor de recursos tecnológicos, humanos e materiais de maneira equilibrada.
Fica evidente, então, que organizar os processos traz um controle mais efetivo das atividades, o que resulta em tomadas de decisão mais precisas, mais vantagem competitiva e possibilidade de crescimento sustentável.
A dúvida é: o que fazer? Conheça algumas práticas que você pode aplicar para melhorar a organização de processos em um consultório:
Utilize um fluxograma
Esse é um recurso que ilustra determinado procedimento a partir de etapas encadeadas. No seu consultório, o fluxograma é uma boa maneira de determinar como os processos devem ser executados para ter mais eficiência.
A ideia desse método é uma representação gráfica com figuras geométricas e setas que apresentam a sequência operacional de cada processo. O objetivo é compreender como as informações e os documentos transitam entre as pessoas que trabalham no consultório.
Por exemplo: o paciente repassa seus dados para a secretária, que são encaminhados para o médico. O profissional faz a avaliação e solicita exames, deixando essa observação na ficha do indivíduo, sendo complementada posteriormente com os resultados obtidos — e por aí vai.
Assim, tanto as secretárias quanto os médicos sabem o que fazer para ter mais precisão nas ações e colaborar entre si. O resultado é o aumento da satisfação dos clientes e mais agilidade nas ações executadas diariamente.
Crie processos enxutos
Os consultórios têm diversas atividades diárias. É preciso equilibrar pacientes, recursos e colaboradores, situação que pode aumentar a burocracia e tornar a gestão mais complicada — especialmente se forem feitos muitos atendimentos ou se o consultório oferecer diferentes especialidades.
A ideia é ter processos enxutos, que sejam de fácil implantação. Você pode, por exemplo, usar softwares para otimizar o agendamento de consultas, o controle financeiro e a atualização dos prontuários dos pacientes — assim há mais agilidade e as secretárias podem focar no atendimento propriamente dito.
Aposte em soluções otimizadas
Os processos do seu consultório ficarão muito mais organizados com essas ferramentas, que ajudam a melhorar a rotina diária. Um exemplo é adquirir softwares que organizam a agenda dos profissionais com dinamicidade.
Com esse recurso, se o paciente estiver atrasado ou perder o horário, o software facilita a busca por outro agendamento, visto que todos os atendimentos do dia estão dispostos de maneira organizada. Além disso, a fila de espera pode ser organizada, e é possível confirmar a consulta por e-mail.
Outra dica é a implementação de senhas prioritárias, que favorecem o atendimento de idosos, grávidas, pessoas com crianças de colo e deficientes. Essa também é uma forma de organizar melhor o atendimento e garantir que a lei seja cumprida.
Faça a integração do sistema do consultório com os resultados dos exames
A entrega dos resultados dos exames pelos pacientes pode ser otimizada por meio desse recurso. A ideia aqui é que o sistema do consultório esteja conectado ao sistema dos laboratórios. Assim, conforme os laudos ficam prontos, os resultados são automaticamente anexados aos prontuários.
As principais vantagens dessa funcionalidade são:
- evitar o armazenamento de grande quantidade de papéis;
- dispensar anotações manuais, que acabam tomando tempo;
- contar com mais fluidez nos atendimentos aos pacientes;
- melhorar o controle sobre documentos e prontuários.
Por meio dessa integração você consegue focar verdadeiramente no atendimento do paciente, deixando parte dos expedientes burocráticos por conta do sistema do consultório.
Os principais erros na hora de otimizar a organização de processos de um consultório
Como vimos, existem boas práticas que, de forma relativamente simples, podem contribuir bastante para a padronização das atividades do laboratório e reforçar a sua qualidade operacional.
Contudo, muitos médicos — especialmente em início de carreira — acabam cometendo alguns erros na hora de gerir o seu consultório. Isso pode prejudicar a organização das atividades e a satisfação dos usuários.
Como não queremos que você passe por isso, listamos alguns erros que você não deve cometer. Confira:
Deixar de se preocupar com atrasos
Como um consultório médico lida essencialmente com o atendimento ao público, o tempo de espera do paciente é um fator decisivo para a satisfação do usuário. Afinal, ninguém gosta de perder tempo, sobretudo em razão da má organização do negócio.
Por isso, é fundamental que você esteja sempre atento ao cumprimento dos horários com os pacientes, avaliando os índices de atrasos e os motivos que estão gerando o problema. Assim fica mais fácil adotar medidas para minimizar os danos, principalmente à imagem do consultório.
Não definir metas para o consultório
Outra falha bastante comum na gestão de um consultório é negligenciar a importância da fixação de metas e objetivos. Nesse sentido, é válido lembrar que, como em qualquer empreendimento, um consultório também depende de processos internos e administrativos para funcionar, e estabelecer metas é a base para atingir um alto padrão operacional.
Não importa se você trabalha com mais um colaborador ou com 10: é preciso que metas sejam estabelecidas para que todos saibam o que deve ser feito para atender melhor aos pacientes.
Não ter um sistema online de gestão
A tecnologia é hoje uma das principais aliadas dos empreendimentos médicos. Negar essa realidade é perder a oportunidade de otimizar o seu consultório, colocando-o em conformidade com os padrões do mercado.
Nesse sentido, não ter um sistema de gestão para o consultório é um erro, já que esse tipo de soluções pode modernizar várias atividades internas, como:
- organização da agenda;
- controle financeiro;
- gestão de documentos;
- organização de prontuários eletrônicos;
- receituário inteligente etc.
Deixar de atualizar o fluxo de caixa
Como dito, um consultório também depende da boa execução de rotinas administrativas, e o fluxo de caixa é uma delas. No entanto, um erro bastante comum nesse tipo de empreendimento é deixar de atualizar a entrada e saída de recursos, ou fazê-lo de qualquer maneira.
Sem um bom controle sobre o fluxo de caixa fica muito complicado avaliar o desempenho do negócio e a sua rentabilidade. Além disso, pode gerar rupturas nas finanças, ocasionando atrasos nas contas e outros problemas financeiros.
Por fim, a organização de processos em um consultório médico é muito mais do que uma vantagem competitiva para o negócio: é uma verdadeira necessidade, já que a satisfação do paciente, os resultados financeiros e a imagem do médico dependem disso.
Gostou deste post? Quer seguir aprendendo mais sobre como melhorar a organização do seu consultório? Então confira este artigo e saiba como otimizar o tempo da sua clínica!
Um comentário para “1”