7 dicas para otimizar o tempo no consultório

A rotina em uma clínica médica é bastante corrida. Há pacientes entrando e saindo constantemente, o estoque deve ser bem-gerenciado e a equipe direcionada para oferecer o melhor atendimento possível. No entanto, há uma questão que parece nunca ser respondida: como otimizar o tempo no consultório?

Essa questão passa por uma série de variáveis. Qualquer uma delas leva a uma conclusão: a boa gestão do tempo é crucial para o sucesso do seu negócio. É assim que você conseguirá completar todas as tarefas do dia com calma e tranquilidade.

Por isso, é preciso investir em práticas que ajudem a cuidar de todos os aspectos abrangidos na gestão da clínica. Para ajudá-lo nessa empreitada, neste post vamos apresentar 7 dicas essenciais para você otimizar o tempo no consultório da melhor forma possível. Então, que tal conferir as sugestões? 

1. Mantenha os dados atualizados

Os cadastros de seus pacientes devem conter as informações principais para que elas estejam permanentemente acessíveis. A cada atendimento, é necessário confirmar os dados e, para o primeiro, separe um tempo maior a fim de coletar tudo o que for preciso. Afinal, é melhor ter um registro atualizado que um incompleto, que causará problemas nas próximas consultas.

No entanto, as informações podem ser preenchidas por telefone, chat ou e-mail. Essa é uma maneira de reduzir o tempo dessa atividade. Ainda vale a pena revisar os dados solicitados para garantir que todos sejam relevantes para os processos operacionais e administrativos. 

Para isso, você pode contar com um prontuário eletrônico, que salva as informações dos pacientes de modo organizado e seguro. Em alguns casos, é possível lançar eventos e arquivos multimídia, que evitam a perda de dados relevantes.

2. Defina bem sua agenda

Uma situação comum e que gera muitas reclamações em clínicas é o fato de os atendimentos atrasarem. Isso pode acabar com uma boa gestão da agenda de compromissos, que é primordial e leva à redução do tempo de espera, administração mais eficiente da lista de pacientes aguardando um horário e conciliação de outros eventos, como reuniões.

Lembre-se ainda de que os médicos e outros colaboradores devem seguir o planejamento e evitar atrasos a fim de que a programação seja adequada a todos. Além disso, é importante repassar orientações sobre imprevistos, como visitas de representantes de laboratórios. O ideal é que a secretária marque um horário específico.

Uma agenda dinâmica e presente em um sistema de gestão permite visualizar todos os atendimentos do dia e identificar o que deve ser feito. Com isso, há a possibilidade de se organizar melhor e aumentar sua produtividade. De quebra, existem opções que facilitam a confirmação de agendamento por e-mail. Assim, a secretária não precisa perder tempo ligando para os pacientes e tem uma tranquilidade maior para executar suas atividades.

3. Mantenha a organização dos processos

A padronização dos processos traz uma grande facilidade para a rotina diária. Por isso, invista no treinamento dos colaboradores, tanto para indicar como o atendimento deve ser feito quanto para demonstrar o que precisa ser realizado para que cada atividade seja executada.

A desorganização dos procedimentos exige o emprego de um esforço extra para o cumprimento das demandas, o que pode desestabilizar os colaboradores e diminuir a capacidade de oferecer um atendimento empático e humanizado. Estruture todos os processos e defina ações a serem executadas.

Considere também as condições necessárias para aprimorar as etapas realizadas. A organização repassa uma imagem positiva e fortalece o posicionamento do seu negócio perante os pacientes.

4. Prepare todas as consultas

A adoção de um script de atendimento é essencial para que todas as etapas se mantenham organizadas e estejam alinhadas com as práticas estabelecidas. Documente os procedimentos executados e padronize os processos para que as tarefas sejam uniformes e de acordo com as premissas da clínica.

Uma das medidas a serem implementadas, por exemplo, é um roteiro de perguntas para descobrir os hábitos alimentares, a prática de exercícios e outras informações sobre a rotina do paciente. Isso impede o prolongamento da consulta devido a conversas desnecessárias.

Perceba que a implementação desse checklist não deve engessar o relacionamento com o paciente, nem tornar tudo automatizado. A finalidade é fazer com que o processo seja sempre organizado. Afinal, dessa maneira você pode, por exemplo, obter os resultados de exame dos pacientes antes do horário da consulta, caso utilize um software integrado aos principais laboratórios do país.

Nesse momento, aproveite para mensurar o tempo ideal para cada tipo de consulta. A inicial, por exemplo, é mais demorada que a de rotina. Com essa informação em mãos, é possível saber qual é o tempo médio necessário para o paciente e organizar melhor a agenda. Assim, consegue-se evitar atrasos.

5. Descentralize algumas atividades

O gestor da clínica precisa saber delegar tarefas e confiar na equipe. Ao centralizar as atividades, você se torna menos produtivo e não consegue acompanhar as questões importantes a respeito do seu negócio. Tenha em mente que o ideal é atuar de maneira estratégica e evitar a perda de tempo com itens operacionais que podem ser automatizados ou executados por outras pessoas.

6. Contrate profissionais adequados

A sua clínica deve contar com os melhores especialistas do mercado para fazer um atendimento e uma gestão de qualidade. Ainda é indicado — se o orçamento autorizar — contratar um técnico de enfermagem, que pode colaborar com a administração de medicamentos, limpeza, organização de prontuários, higienização da sala de atendimento etc. 

No processo de contratação, análise a formação e a experiência do candidato. Realize capacitações sempre que necessário e indique como cada atividade deve ser executada.

7. Use um software de gestão

A tecnologia auxilia em muitos processos, especialmente em uma clínica. Com o sistema, algumas atividades são simplificadas, como a organização da agenda de consultas e das informações dos pacientes. Você também pode salvar arquivos importantes em um banco de dados seguro e preservado, acompanhar as alterações realizadas nos registros dos pacientes e acessar as informações de qualquer lugar e a qualquer hora.

E na sua clínica, você já usa alguma dessas medidas ou ainda tem que descobrir como otimizar o tempo no consultório? Confira 12 passos para organizar o consultório médico.