Você sabe como fazer o controle da agenda médica? Um consultório médico ao iniciar a sua própria prática e metodologia de trabalho, deve se garantir de que o controle de agenda e organização fique sempre em dia. Assim, o profissional médico e funcionários também garantirão que seus pacientes recebam os melhores cuidados que a clínica pode oferecer. Aqui você saberá como fazer bom uso do controle da agenda. Fique atento!
Mas, para dar continuidade ao problema de amenizar os erros causados por um mau controle de agenda, daremos algumas dicas de como fazer isso.
Para dar aos pacientes o melhor atendimento, você precisa melhorar a sua prática médica que garanta que ela seja realizada da forma mais tranquila e eficiente possível. Isso somente é possível graças a um controle de agenda mediante os seguintes passos:
Como tornar o agendamento de pacientes mais eficiente
Na verdade, parece que isso deveria ser simples. Mas, em um consultório médico, nem sempre isso também é possível. O agendamento de pacientes e o próprio controle da agenda, por ser uma das tarefas mais comuns realizadas nas clínicas, também pode ter um enorme impacto negativo em processos descuidados.
O objetivo é garantir que os pacientes sejam agendados de forma eficaz e eficiente. Assim, é fundamental manter e maximizar a receita do consultório. Porém, quantas vezes você descobriu que seu controle da agenda se encontra totalmente confuso?
Atrasos no atendimento de um paciente
Isso é algo que ocorre com frequência nas clínicas de saúde, principalmente no Brasil, onde parece haver uma “cultura” da espera ou das grandes filas. Esse é um problema que pode influenciar negativamente o humor de todas as pessoas. Passar muito tempo na sala de espera pode deixar seus pacientes infelizes, especialmente quando se trata de pessoas ocupadas que precisam de cuidados rápidos e eficientes.
Perdendo o fluxo da agenda
A maioria das práticas médicas começa o dia com as melhores intenções, em querer gerenciar seus cronogramas. Mas muitos acabam espremendo o controle da agenda com pacientes extras em encaixes, muitas vezes já ocupados ou precisam de mais tempo do que os pacientes programados. Isso resulta em gargalos, ineficiência, frustração e os pacientes ficam esperando muito, seja na sala de recepção ou em pequenas sala de exames, onde o tempo parece se mover em câmera lenta.
Sem planos estratégicos da clínica
Sem um plano estratégico, do documento escrito por médicos e gerentes até o uso de aplicativos de gerenciamento médico, é impossível ter uma visão da prática e real da clínica. Para que uma prática médica tenha sucesso, todos devem se envolver e experimentar o seu uso empiricamente. Sem uma estratégia é difícil informar as operações de praxe, a estrutura e fluxo como se trabalha.
É importante que o profissional e o secretário que cuida do controle da agenda pense nesse agendamento como um problema na prática, que não envolve apenas os funcionários da secretaria, mas toda a clínica. De fato, quando o sistema de agendamento não funciona, todos são afetados.
Falta de contato com o paciente
Às vezes não se trata apenas de um paciente insatisfeito, mas sim de um problema no atendimento a ele por parte da clínica. Isso pode afetar negativamente a qualidade do atendimento se os profissionais de saúde não conseguirem obter informações importantes no momento do contato com o paciente.
Assim, no seu atendimento, a agenda mal feita pode cair em um ciclo vicioso de práticas, que mesmo se esforcem para efetivar a qualidade, ainda perdem as oportunidades de melhorá-la, ficando, assim, muito abaixo do alcance dos níveis de desempenho desejado.
Como obter um controle da agenda de forma eficaz
Resolver problemas de agendamento no controle da agenda requer saber onde se encontra a causa e raiz do problema. Parece fácil, mas não é. Isso pode leva muito tempo e dedicação e, normalmente, ninguém na prática tem esse tempo extra. Da mesma forma, a realidade é que, se você não dedicar tempo para encontrar o problema, não saberá resolver essa solução plausível que elimine os gargalos, melhore a eficiência e ajude a gerenciar melhor o seu dia.
1. Agendamento eletrônico
Hoje em dia existem ferramentas que o ajudam a entender melhor como pode funcionar um agendamento específico de controle da agenda com as questões de fluxo do paciente. Um bom sistema de agendamento eletrônico tem capacidade de relatar, acompanhar com precisão os pacientes, saber horários de atendimento, horários de chegada e retorno.
É possível saber com semanas de antecedência todos os dados do paciente, com informações suficientes para identificar problemas na causa raiz dos problemas de agendamento que estão ocorrendo.
2. Fazendo um cronograma
Antes de iniciar essa análise de problemas, é importante estabelecer uma linha de base, um cronograma. Comece pelo básico: um atendimento já está atrasado se houver 15 minutos entre o horário agendado do paciente e quando o médico entra na sala de tratamento. Entenda que o tempo de espera é um fator importante para compreender que o controle de agenda deve funcionar como uma engrenagem em todo o fluxo de trabalho de uma clínica, caso contrário, todo o serviço do paciente e do profissional estará comprometido.
Assim, inicie examinando os padrões de agendamento que aparecem datados nos relatórios eletrônicos diários de pacientes. Faça as seguintes perguntas:
- Qual o tempo total de duração de cada paciente no consultório, em média?
- Quantos pacientes foram reservados nas últimas 24 horas?
- Se houve atraso, por quê?
Faça essas observações dos padrões de agendamento.
3. Ajustando o controle da agenda
Após fazer os diagnósticos dos problemas de agendamento e do controle da agenda em seu consultório, já se pode revelar uma série de razões para esses problemas no fluxo de trabalho. Na verdade, sendo diagnosticados, não são tão difíceis de corrigir.
Se caso houver uma chance de agrupar certos encaixes para novos pacientes, pode ser obtido simplesmente distribuindo-os ao longo do dia, agendando apenas um novo paciente por hora, por exemplo. A principal vantagem do controle da agenda garante que possíveis exceções possam serem feitas, mas que não sejam a regra, como antes costumava acontecer.
Ainda, por exemplo, pode ser que alguns pacientes necessitem de estudos diagnósticos durante a visita, ou alguns médicos não puderam chegar a tempo. Para estas situações, é importante agendar de forma realista com base nas necessidades da clínica, sempre tendo alguma margem de horários.
E claro, há alguns pacientes que levam mais tempo no atendimento. Mas, na verdade, isso pode ser bem previsível. Nesse caso, você pode melhorar o controle da agenda permitindo que alguns espaços sejam mais longos para alguns pacientes.
4. Treinamento dos profissionais e técnicos
Toda a carga de trabalho e eficiência da clínica também pode ser melhorada tendo na colaboração dos demais funcionários, no que diz respeito às suas funções de atendimento e agendamento de pacientes. Se a equipe for treinada para assumir mais responsabilidades de suporte clínico por meio de protocolos e registros eletrônicos bem elaborados, permitirá que os médicos permaneçam delegando mais tarefas.
Muitos problemas de agendamento e fluxo de trabalho podem ser resolvidos com um pouco de esforço e um comprometimento da equipe. Assim, algo aconselhável seria, antes de implementar mudanças no atual sistema de agendamento, seria benéfico realizar uma oficina ou workshop junto à equipe para discutir esses problemas de controle da agenda. Assim, trabalho em equipe significa encontrar as melhores soluções com base em necessidades práticas específicas.
5. Gerenciando as linhas de comunicação com pacientes
Reduzindo o tempo do ciclo do paciente, ou o tempo total gasto no consultório, irá melhorar a sua satisfação. Ampliando os canais de comunicação com o paciente, otimizará o acesso aos canais de comunicação da sua prática.
Uma vez que a visita do paciente foi realizada e os resultados diagnósticos foram encaminhados, informe a seus pacientes sobre os resultados, seja através do portal do paciente, pelo App ou por um telefonema. Zelar para que na recepção, não se convenha a chamá-lo por resultados “normais”. Normalmente, na mente do paciente haverá muitas perguntas e pode implicar que a agenda ou prática do atendimento na recepção sempre está muito ocupada em acompanhar os pacientes.
Tudo começa com aquele primeiro telefonema de agendamento, retorno ou de interação com o paciente. Na verdade, não termina até que o seu paciente garanta para si um ótimo dia! Além disso, tratar bem os pacientes já estabelecidos pode ainda reduzir a alta rotatividade, ou seja, aqueles pacientes que partem para outra clínica, de forma a garantir que eles possam retornar ao seu consultório sempre, recomendando a sua família e amigos.
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O agendamento como parte importante da prática médica
Responsabilidades, recados, relatórios eletrônicos, atividades extras, podem realmente tornar bem desafiador em estabelecer e manter um cronograma e controle da agenda, de forma funcional. Tudo isso permite ao profissional melhorar o seu nível e ganhar a reputação que merece, de ser confiável, ao mesmo tempo em que sua clínica conquista o respeito das pessoas com quem trabalha e atende.
Mas, esse elemento de profissionalismo depende de um componente crítico: responsabilidade. De nada vale ter uma boa prática médica e informatizada sem ter compromisso com a clínica e os pacientes.
A responsabilidade é uma moeda, como um ligamento que se relaciona à espinha dorsal do comportamento profissional de uma clínica médica ao paciente. Por estas razões, é que questões como atrasos no atendimento médico, dificuldade de marcar consultas, falhas nos preenchimentos de relatórios, entre outras coisas, são na verdade, aspectos de uma falta de responsabilidade e que só prejudicam aos profissionais.
O simples atraso de uma pessoa pode ter um impacto negativo em dias, ou semanas e até mesmo meses, no agendamento. Mas como vimos, é possível remediar tudo isso com essas 5 grandes dicas e sugestões de agendamento e controle da agenda, o que ajudará a garantir que você sempre tenha tempo suficiente para se preparar, resolver a causa dos problemas e seguir em frente.
O bom sucesso envolve mais planejamento do que simplesmente colocar compromissos no seu controle da agenda. Responsabilidade é um princípio orientador que pode ser facilmente desenvolvido por qualquer profissional que siga estes passos.
Busque sempre pelo tipo de agendamento mais criativo para sua prática clínica. Se o responsável monitora relatórios eletrônicos para manter um controle maior, ele também poderá usar de incentivos para estimular o máximo desempenho da equipe.
No competitivo mercado de hoje na saúde, as práticas devem ser excepcionalmente sérias e profissionais para poder competir diariamente e em tempo hábil com agendas criativas. Agendamentos efetivos ajudam a sua prática a ser feita de forma mais inteligente, aumentando assim, a receita e melhorando cada vez mais a satisfação do paciente. Tudo com oferecimento de maior flexibilidade no agendamento de consultas.
Mas, sempre antes de estabelecer novos protocolos, verifique com sua equipe a sua opinião. Muitas vezes, as melhores ideias são geradas por aqueles que estão na linha de frente.
Saiba equilibrar um bom atendimento com relatórios de qualidade que sejam eficazes. À medida que as instituições de saúde adotam o cuidado baseado em valores e princípios, elas se movem em direção a abordagens mais proativas para a prestação de cuidados médicos. Isso envolve ênfase no bem-estar do paciente, gerenciamento de cuidados, seriedade no atendimento, responsabilidade no controle da agenda e até um certo engajamento do paciente.
Melhorando sua prática de agendamento com software de gerenciamento
Estudos já confirmam o que o profissional médico já sabe: com o uso de aplicativos de gerenciamento médico, pacientes têm menores custos e melhores resultados no atendimento. Ambos, pacientes e profissionais da saúde são beneficiados com alto grau de satisfação.
Na verdade, hoje mais do que nunca pode ser difícil desenvolver uma prática fértil e permanecer competitivo em um mercado cada vez mais agressivo, devido ao aumento dos desafios das opções de prestação de serviços. Mas como a tecnologia veio para ficar, é quase impossível render-se a ela sem que se apresente todos os seus efeitos positivos.
Embora se juntar a uma rede maior possa trazer algum alívio inicial aos profissionais da saúde em termos de segurança e estabilidade, nem sempre esses benefícios não duram muito. Com a prática médica e um bom controle da agenda, um consultório poderá muitas vezes evitar as burocracias de redes ou de sistemas de saúde maiores.
Assim, uma clínica bem estruturada poderá implementar sua tecnologia para ajudar a aumentar a sua própria receita e expandir a sua prática a outros níveis. Com pequenos investimentos em softwares de gerenciamento, já podem trazer grandes recompensas para as práticas médicas.
Hoje, a maioria dos sistemas de agendamento eletrônico tem capacidade de criar relatórios, acompanhamento e tratamento de pacientes. Todos os prestadores de serviços de saúde têm o dever de honrar os seus compromissos, o que significa estar atualizados quanto às formas de atendimento e agendamento.
Os profissionais de saúde de hoje estão descobrindo que as tecnologias que foram criadas especificamente para atender aos requisitos de um eficiente serviço de agendamento e serviço médico, são projetados também para acelerar a sua potencialidade.
Os registros eletrônicos de saúde em uso hoje, consistem em interfaces atualizadas, análise de dados quase ilimitada e layouts fáceis que exigem menos cliques para navegar do que outros dispositivos.
Esses aplicativos foram criados para atender a uma necessidade da maioria das instituições de saúde, em resolver os problemas atuais sem atrasar os processos atuais. Felizmente, os governos e organizações internacionais de saúde determinam que clínicas e hospitais se atualizem em sua tecnologias para o serviço de atendimento médico. Com isso em mente, agora é o momento ideal para analisar as melhores ofertas de tecnologias disponíveis no mercado.
E entre os principais benefícios das novas tecnologias que ajudará aos profissionais da saúde a alcançar simultaneamente suas metas de melhor atendimento ao paciente, estão:
- Oferecimento de uma assistência e confiabilidade mais robusta;
- Flexibilidade na captura de dados e registros;
- Capacidade de personalização de acordo com a preferência do usuário e necessidades do paciente;
- Manutenção do histórico do paciente e lista de problemas, entre outros.
Utilize uma App com um sistema de agendamento informatizado para garantir que você não tenha problemas e erros de agendamento. Com um bom agendamento, você pode aumentar sua produtividade e o fluxo de pacientes muito além do que era feito anteriormente.
No setor médico cada vez mais competitivo, é importante usar recentes tecnologias e softwares de controle de agenda para atingir níveis mais altos de eficiência, o que levará a uma melhor assistência ao paciente, além de manter uma equipe sempre comprometida.
Se a sua clínica tem confiado todos estes anos em sistemas baseados em registros e arquivos de papel para gerenciar seus serviços, você vai querer saber mais sobre como o software de gerenciamento pode melhorar o seu consultório hoje.
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