Uma boa primeira impressão sempre conta muito e, como ponto inicial de contato humano para qualquer consultório médico, a recepcionista precisa criar uma imagem acolhedora e profissional.
Afinal, o ótimo atendimento em uma recepção pode falar muito sobre como o consultório médico tratará seus pacientes.
Mas, para administrar uma recepção com sucesso é preciso muito mais que isso, e o papel de uma recepcionista exige uma impressionante lista de diferentes habilidades.
Por isso, se você quer saber mais sobre como facilitar o trabalho na recepção do seu consultório médico, confira o conteúdo que preparamos para você!
10 dicas sobre como facilitar o trabalho na recepção do seu consultório médico
A demanda por profissionais altamente qualificados para trabalhar em recepções se estende pela maioria dos setores, inclusive nas clínicas e consultórios médicos.
Isso porque todos sabem que uma boa recepção é capaz de garantir uma excelente vantagem competitiva. Mas, a rotina da recepção não é tão simples quanto pode parecer aos que não acompanham as atividades de perto.
Por este motivo, vamos dar algumas dicas sobre como garantir que a recepção do seu consultório médico funcione da melhor forma possível. Acompanhe!
1. Desenvolva habilidades técnicas fundamentais para a recepção
Em uma clínica ou consultório médico atual, orientado para a tecnologia, as habilidades da recepcionista precisam abranger o gerenciamento de hardwares e softwares, incluindo o manuseio de sistemas telefônicos, impressoras e copiadoras.
As habilidades de processamento de texto são essenciais, mas as recepcionistas também podem ser solicitadas a trabalhar com diferentes softwares ou programas específicos do setor.
Com tantas empresas pedindo aos funcionários que façam mais com menos recursos, a recepcionista pode precisar desenvolver habilidades técnicas adicionais, essenciais para o bom gerenciamento dos atendimentos médicos.
2. Garanta a capacidade da recepção trabalhar de forma independente
A recepção costuma ser um local isolado e sem colegas para consultar em estações de trabalho vizinhas, a capacidade de trabalhar de forma independente está entre as principais habilidades de recepcionistas.
Isso exige a capacidade de pensar rápido e apresentar soluções inovadoras para diferentes desafios – enquanto assegura aos pacientes e colegas de trabalho que eles estão nas mãos de um ótimo profissional.
3. Melhore a comunicação dos recepcionistas
Recepcionistas sabem que as habilidades de comunicação estão no centro de seu trabalho.
Além de fornecer informações precisas sobre o consultório aos clientes, as habilidades de recepcionistas incluem gerenciar casos complicados, lidar com clientes difíceis ou colegas com pouco tempo e enviar mensagens claras e sucintas ao destinatário apropriado, verbalmente ou por escrito, seja por e-mail, aplicativos de mensagem ou SMS.
4. Faça um bom gerenciamento de tempo
Ao longo de cada dia de trabalho, as recepcionistas realizam várias tarefas diferentes, gerenciando as demandas de triagem de chamadas, agendando compromissos, recebendo e retransmitindo mensagens e ainda concluindo as tarefas administrativas a tempo.
Por isso, o cargo exige um alto nível de habilidade multitarefas, em especial, o gerenciamento de tempo e a capacidade de priorizar demandas. Em um consultório médico com alto fluxo de pacientes, isso pode significar trabalhar sobre pressão.
5. Melhore a organização
Dê uma olhada no seu consultório ou clínica médica. É bem provável que a recepção seja a área de trabalho mais elegante e organizada do ambiente.
Tem que ser assim, pois uma recepção carregada de itens como papéis, por exemplo, não transmite apenas uma má impressão aos visitantes, mas também pode representar um risco de segurança da informação caso o seu consultório não utilize sistemas para a gestão dos atendimentos.
Portanto, um bom recepcionista precisa ser um ótimo organizador, mas o ideal é poder contar com um software para encontrar detalhes ou arquivos de contato em um instante quando as solicitações chegarem rapidamente, enquanto mantém uma mesa super arrumada.
6. Garanta a segurança e a confiabilidade dos dados
Nenhum consultório pode se dar ao luxo de ter chamadas telefônicas sem resposta ou deixar os pacientes sem atendimento, mesmo que por apenas alguns minutos.
Os consultórios dependem da recepcionista chegar pontualmente à recepção todas as manhãs, retornar do almoço no horário previsto e não deixar nada escapar durante o dia. Além disso, para garantir que nenhum atendimento ou informação seja perdida é preciso contar com o apoio de recursos tecnológicos desenvolvidos especialmente para a gestão da prática médica.
7. Adquira excelentes habilidades interpessoais
De acordo com uma pesquisa realizada na Harvard Business Review, colegas de trabalho tendem a colaborar melhor com aqueles que pensam da mesma forma.
A maioria dos recepcionistas não têm a vantagem de trabalhar com colegas que podem ser muito parecidos em termos de perspectivas ou qualificações. Eles precisam manter um bom relacionamento com todos os funcionários, incluindo a alta gerência e os executivos, além de possuir as habilidades interpessoais necessárias para proporcionar um contato pessoal de alta qualidade com pacientes e visitantes.
8. Incentive a simpatia entre a equipe
Recepcionistas são como os rostos públicos dos consultórios e clínicas médicas que os empregam. Eles recebem pacientes pela porta da frente, oferecem atenção e atendem as demandas individuais de forma apropriada.
Por isso, é preciso garantir a capacidade de deixar os outros à vontade. Um sorriso, um aperto de mão firme e uma personalidade amigável ajudam a incentivar a simpatia entre a equipe e os pacientes.
9. Mantenha a escuta ativa
De acordo com o Psychology Today, as mídias sociais e outras influências reduziram o nosso tempo de atenção para apenas 20 segundos. Por isso, uma recepcionista precisa de habilidades de escuta ativa para processar rapidamente as solicitações dos pacientes e colegas de trabalho.
Para melhorar a habilidades de escuta ativa, é importante que o profissional mantenha contato visual com os correspondentes e faça sempre perguntas esclarecedoras, além de registrar tudo, claro.
10. Tenha adaptabilidade tecnológica
Anos atrás, uma recepcionista que pudesse criar planilhas e responder a e-mails poderia se manter nesta posição.
Agora, no entanto, as recepcionistas usam dezenas de aplicativos e software diferentes. Como exemplo, elas podem gerenciar os chats de mídias sociais de seus consultórios ou acessar programas de contabilidade na internet.
Com a ampla variedade de soluções tecnológicas disponíveis para os empregadores, nem sempre é possível prever com facilidade qual programa precisará usar no trabalho.
Por isso, é preciso concentrar-se em se familiarizar com a tecnologia. Usar o computador com frequência e aumentar o nível de conforto com as interfaces de usuário em diferentes programas é um bom começo.
Como softwares para gestão do consultório podem facilitar o trabalho na recepção?
Estamos em um mundo cheio de opções de tecnologia para os consultórios e clínicas médicas. Ainda assim, nenhuma automação pode fazer tudo o que uma recepcionista faz.
Entrar em um consultório e ver uma pessoa amigável e prestativa esperando para cumprimentá-lo e ajudá-lo a encontrar o caminho é ao mesmo tempo tranquilizador e cria uma primeira impressão altamente favorável.
A equipe da linha de frente é o primeiro e o último ponto de contato de todos os que visitam o seu consultório e, por isso, são eles que devem definir o tom de toda a visita.
Com uma posição tão necessária quanto essa, é fundamental que eles possam contar com o suporte de um software para consultórios e clínicas médicas que os tornem ainda mais úteis e eficientes.
O mercado é inundado de opções de softwares projetados para ajudar as recepcionistas em seus dias sempre muito ocupados. Como saber qual escolher? Dê uma boa olhada no seu consultório e faça a sua equipe de recepção as seguintes perguntas:
- Quais são as partes mais importantes do seu dia-a-dia?
- Quais tarefas levam mais tempo do que você acha necessário?
- O que você acha que poderíamos fazer para oferecer aos pacientes uma experiência mais agradável?
- O que você acha que poderíamos fazer para que nossa área de recepção estabelecesse o tom para nossos atendimentos?
- Se houvessem três áreas da sua experiência profissional em sua função que você pudesse melhorar ou mudar, quais seriam?
Respostas sobre a produtividade no consultório que os funcionários compartilharão a partir de perguntas como essas, serão capazes de fornecer um bom ponto de partida para que você possa tomar a melhor decisão.
A regra prática mais importante é: escolha a tecnologia que não fará com que a equipe gaste mais tempo ou realize mais etapas do que o necessário. Se o software cria mais trabalho do que economiza tempo, provavelmente não é uma boa escolha para o seu consultório.
Agora que você já sabe saber mais sobre como facilitar o trabalho na recepção do consultório médico, que tal entender um pouco mais sobre como implementar um software médico sem mudar a rotina do consultório?
