Como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes?

Você sabe como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes? A falta de gerenciamento efetivo na agenda do profissional pode causar o descontrole de tempo nas consultas, afetando o período de espera de seus pacientes na recepção.

Além do descontentamento e insatisfação sentida pelos pacientes durante a longa espera, a aglomeração nos consultórios deve ser evitada, de modo a garantir a segurança dos pacientes e equipe de trabalho durante a pandemia causada pela Covid-19.

Para garantir o sucesso da clínica e evitar problemas como estes, é fundamental que o médico utilize ferramentas capazes de organizar situações como essas. Alguns softwares médicos contam como sistema voltado para o gerenciamento de filas.

Essa ferramenta é muito importante para organizar o consultório. Sabendo como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes, a escolha de um sistema que ajude na gestão do tempo de espera e permanência da antessala se torna essencial.

Saiba mais sobre este assunto, na leitura a seguir!

Saiba como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes

A relação entre o tempo de espera dos pacientes e sua satisfação está diretamente relacionada. Afinal, quanto mais pessoas precisam esperar pelo atendimento, menos satisfeitas elas vão ficar com os serviços prestados pelo médico.

Saber como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes é muito importante para que o profissional consiga realizar uma gestão efetiva, que melhore a qualidade do atendimento e também a satisfação do paciente.

Para se livrar da espera excessiva que aumenta o fluxo de pacientes nas salas, as melhorias devem ser realizadas frente a gestão do consultório. Isso porque, o problema aponta para serviços que não estão organizados, ocorrendo devido à falta de coordenação entre profissionais.

O fato de muitos médicos ainda gerirem de forma individual o agendamento de consultas, procedimentos e exames, é outro motivo que leva a situações como salas e clínicas ocupadas que podem aumentar o fluxo de pacientes.

Esse tipo de falha operacional, em que as informações não são centralizadas, deve ser evitada para melhorar a experiência dos pacientes, fidelização pelo profissional, ampliação da produtividade, qualidade e eficiência dos serviços oferecidos. A seguir, veja quais condutas tomar após identificar como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes.

Invista em novas tecnologias para controlar como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes

Controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção é fundamental. Por isso, ao identificar como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes, é preciso contar com um suporte de um software de gestão desenvolvido especificamente para a área da saúde.

Esse tipo de ferramenta é muito importante para oferecer um atendimento eficiente, otimizar dados, garantir a segurança dos dados pessoais dos pacientes e diminuir erros no preenchimento dos prontuários, o que aumenta a produtividade. Em geral, um sistema de gestão médico conta com duas funcionalidades essenciais. A agenda automatizada e o prontuário eletrônico.

Agenda automatizada

Ao entender como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes e decidir controlar o tempo de espera na recepção, é possível também otimizar a comunicação da clínica ou consultório por meio de um software com agenda automatizada.

Essa agenda facilita o controle dos atendimentos, visto que a ferramenta conta com o envio automático de lembretes um dia antes da consulta e com atualização online visível no celular, tablet ou notebook do médico. O envio de consultas é feito via SMS ou e-mail e o status é automaticamente alterado na agenda do profissional para confirmado ou cancelado, conforme o caso.

Pesquisas recentes mostram que lembretes de consultas diminuem em até 30% a taxa de não comparecimento dos pacientes à consulta. Esse recurso possui baixo custo de envio e não consome tempo da sua equipe de trabalho. Avisos automáticos possuem alta taxa de leitura, já que a maioria dos pacientes acessa seu e-mail muitas vezes ao dia.

Vale lembrar que lembretes automáticos de consulta são capazes de otimizar a agenda do profissional, evitando problemas como atrasos, cancelamentos e horários vagos, o que melhora o desempenho geral do consultório e garante que os casos urgentes sejam atendidos mais rapidamente, sem atrapalhar a rotina de médicos e pacientes. Essa é uma alternativa que pode evitar situações como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes, controlando seu tempo na recepção.

Prontuário eletrônico

Apostar no prontuário eletrônico é outra maneira de controlar o tempo de espera e evitar situações como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes. Essa ferramenta substitui arquivos de papel, destacando-se por tornar o atendimento mais eficiente, melhorando a visualização e a organização de informações sobre o estado de saúde dos pacientes.

Os prontuários dos pacientes devem ser arquivados por, pelo menos, 20 anos. Com a modernização da clínica, o espaço antes utilizado para guardar arquivos e exames pode ser usado para algo mais produtivo, como um novo consultório ou uma sala de espera mais ampla e moderna.

Além de economizar espaço, o dinheiro gasto com papel e material de escritório poderá ser realocado em outra área da clínica. Dessa maneira é possível economizar ao investir em uma ferramenta que contribui para o processo de fidelização dos pacientes e para a preservação do meio ambiente.

Os prontuários são acessados por meio de um software médico armazenado na nuvem, por isso, todos os dados médicos e informações pessoais dos pacientes estarão protegidos contra acidentes, extravios ou roubos. Softwares de gestão médicos na nuvem funcionam de forma semelhante às redes sociais. É possível acessar a conta nessas plataformas por meio de qualquer dispositivo eletrônico com acesso à internet.

O prontuário eletrônico permite o acesso a informações dos pacientes em qualquer horário e em qualquer dia, basta ter em mãos um tablet ou smartphone, o que facilita o atendimento médico de urgência, a consulta de resultados de exames e a emissão de segundas vias de receitas. Outra forma de evitar a forma como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes.

A ferramenta permite registrar informações sobre o estado de saúde dos pacientes por meio de textos, vídeos, imagens e até mesmo por áudio. Vale ressaltar que é possível buscar pacientes por nome, data, queixa ou pelo tratamento realizado.

O prontuário eletrônico centraliza as informações referentes à saúde dos pacientes, permitindo uma análise muito mais profunda e precisa por meio da análise de laudos médicos, resultados de exames e acompanhamento de tratamentos realizados.

Além de manter os arquivos seguros, essa integração reduz o tempo de atendimento ao eliminar a necessidade de repetir sempre as mesmas perguntas ou ter que procurar resultados de exames em diferentes arquivos ou pastas.

Dê atenção ao fluxo de pacientes

Outra alternativa para evitar a forma como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes é sabendo o horário das consultas e como funciona este fluxo de pacientes. Para isso, o médico deve saber o tempo médio que leva em cada atendimento. Além disso, considerar uma margem de segurança para imprevistos, como o atraso em ou a demora do paciente em uma consulta.

Esse controle garantirá que a recepcionista esteja sempre atenta ao fluxo de pacientes, permitindo informar a todos que aguardam sobre a previsão para o próximo atendimento. Isso garante que os pacientes sintam-se mais seguros.

Alguns softwares de gestão médica oferecem a visão da recepção em tempo real, permitindo acompanhar toda a movimentação da fila de espera. A ferramenta permite ainda conferir desistências e cancelamentos e acompanhar cada paciente na recepção. O recurso também torna possível que médicos e outros profissionais da saúde se comuniquem diretamente com a recepcionista, de modo a otimizar o atendimento.

Vantagens do agendamento online

Você viu que a melhor maneira de evitar que consultórios ocupados possam aumentar o fluxo de pacientes é por meio de softwares que permitam não só a gestão do consultório, mas também o agendamento online de consultas. 

Os aplicativos de agendamento de consulta online são ferramentas que permitem que os pacientes reservem, de forma conveniente e segura, seus compromissos e reservas online por meio de qualquer dispositivo conectado à internet, como um computador, smartphone ou tablet.

Além do agendamento de consulta, esses sistemas também vêm preparados com outras vantagens e recursos como e-mail, automatização de mensagens de texto ou lembretes, em que o sistema envia para os pacientes em datas específicas antes da sua consulta agendada.

Além disso, permite a gravação e manutenção dos registros médicos, facilitando e agilizando o acesso aos dados de uma consulta específica. A seguir, conheça as principais vantagens de utilizar um software para agendamento online, assim como evitar situações como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes, prejudicando a qualidade e diminuindo a satisfação.

Acesso 24 horas

Agendar compromissos pelo telefone geralmente requer que uma pessoa entre em contato durante o horário tradicional de expediente, já que poucas clínicas oferecem atendimento 24 horas. E isso pode ser um inconveniente para a maioria dos pacientes, pois eles também estão trabalhando naquele momento.

Além disso, muitos pacientes preferem agendar seus compromissos online por seus dispositivos móveis do que por telefone. Desta forma, um sistema de agendamento de consulta online que garanta a marcação de 24 horas, não apenas durante horário de expediente, é excelente.

Economia

A otimização de tempo experimentada por um aplicativo médico vai além de evitar como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes. Ela pode se traduzir em economia, já que ambos, profissionais e pacientes, também se traduzem em despesas e receitas, respectivamente.

Como os recursos da equipe médica podem agora ser direcionados para outras tarefas, com um sistema de agendamento de consulta online em mãos, é possível eliminar a necessidade de um colaborador especificamente para essa função.

Facilidade e acessibilidade

As pessoas já estão se acostumando com o universo online, seja em casa ou no trabalho. Não vai demorar muito até que os pacientes procurem uma clínica que ofereça todo seu serviço informatizado, e de agendamento de consulta online, para se satisfazer, e contornar o inconveniente da frustração de reservas telefônicas.

A acessibilidade aos serviços de saúde online ajuda os pacientes a ficarem melhor conectados e os faz sentir mais controlados em relação a seu tempo. E o mesmo é verdadeiro para os médicos. Apenas trata-se de uma progressão natural para o online.

Gerenciamento efetivo de dados

O gerenciamento de pacientes é feito de forma mais fácil e eficiente com os sistemas online de software médico. Alguns sistemas de agendamento de consulta online também têm gerenciamento de registros e prontuários de saúde como parte do serviço. A clínica pode criar um único ponto a partir do qual as informações do paciente podem ser salvas, atualizadas, gerenciadas e analisadas.

Todas as informações do paciente registradas regularmente, juntamente com um histórico de exames e exames médicos relacionados, podem ser utilizadas para a tomada de decisões consideradas importantes para o médico. Isso pode reduzir a documentação em massa e arquivos físicos, reduzindo o tempo de acesso.

Desta forma, entradas de dados redundantes sobre o mesmo paciente também podem ser evitadas. Além disso, os registros eletrônicos do paciente podem ser atualizados a cada consulta, disponibilizando informações dele em um único local. Isso é importante quando um paciente está consultando dois profissionais diferentes na mesma clínica.

Novos pacientes

Trabalhar com o agendamento de consulta online torna mais rápido e fácil para os pacientes, especialmente os novos. Na verdade, muitos pacientes que utilizam a ferramenta de agendamento de consulta online são novos. Afinal, uma clínica com atendimento efetivo e otimizado atrai novas pessoas. Isso porque, muitas delas querem evitar a maneira como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes.

Aumento da satisfação do paciente 

As duas queixas mais comuns dos pacientes são os longos tempos de espera no telefone e o tempo necessário para marcar uma consulta. Com o agendamento de consulta online, esses problemas podem ser resolvidos melhorando a experiência do paciente.

É comum que pacientes sintam-se frustrados e procurem em outro lugar por um melhor atendimento, livrando-se da forma como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes. Com o agendamento de consulta online, o paciente pode ter acesso de acordo com sua conveniência e escolher um dia e uma hora que funcionem em questão de segundos.

Na leitura de hoje, você pôde acompanhar como os consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes. Afinal, a experiência vivida nas salas de espera geram grande impacto na satisfação dos pacientes, assim como na qualidade dos atendimentos e fidelização. Por isso, escolher alternativas, como softwares de agendamento online de consultas, pode ser a melhor maneira de garantir o sucesso de seu consultório.

Agora que você sabe como evitar o aumento de fluxo de pacientes na sala de espera, acompanhe também como otimizar a gestão do consultório médico!