Como armazenar e proteger os dados do prontuário do paciente?

Os registros médicos são preenchidos com informações pessoais sobre a saúde do paciente e outros dados confidenciais, exigindo assim alguns dos mais altos níveis de proteção nos termos da lei.

O sigilo médico-paciente é um conceito de longa data e a maioria dos países possuem leis que protegem a privacidade dos registros médicos.

Exames laboratoriais, registros de saúde e laudos médicos são exemplos de documentos que, até certo ponto, são usados ​​de forma intercambiável e descrevem o histórico dos cuidados de um indivíduo ao longo do tempo – dentro da jurisdição de um profissional de saúde.

Desta forma, durante o atendimento, é natural que o profissional de saúde insira notas e outras informações para registrar a administração de terapias e medicamentos.

Registros precisos e completos sempre foram exigidos dos profissionais de saúde para que consigam exercer a sua prática e desde os avanços da telemedicina, muitos deles ainda têm dúvidas sobre como armazenar e proteger os dados do prontuário do paciente.

Por isso, se você quer entender melhor sobre como armazenar e proteger os dados do prontuário do paciente, confira o conteúdo que preparamos para você! 

O que é o prontuário do paciente?

O prontuário do paciente é um documento que contém todos os registros médicos e o histórico de saúde sobre um indivíduo.

O objetivo da construção do prontuário do paciente é permitir que os profissionais de saúde prestem os cuidados com mais eficiência e com base em seus antecedentes médicos.

Desta forma, o prontuário é um repositório central de informações documentadas por médicos e demais profissionais da saúde e pode ser usado para ajudar no planejamento futuro dos cuidados do paciente.

Juntamente com o histórico médico do paciente, outras informações pessoais registradas no prontuário do paciente também são usados ​​para identificá-lo. 

Hoje em dia, com o avanço e os benefícios da tecnologia e da telemedicina, esses registros deixaram de ser feitos em papel e passaram a ser armazenados eletronicamente, no prontuário eletrônico do paciente.

Para que as vantagens da utilização do prontuário eletrônico possam ser aproveitadas, assim como é exigido nos casos do prontuário em papel, é fundamental que a segurança dos dados sensíveis do paciente seja garantida.

Por que é preciso proteger o prontuário do paciente?

Aparentemente, pode parecer estranho que os criminosos cibernéticos estejam interessados em prontuários do paciente.  Afinal de contas, por que haveria o interesse em registros médicos?

Acontece que um prontuário médico é mais valioso que um cartão de crédito no mercado negro. De acordo com o Fórum Mundial de Privacidade, um registro médico, incluindo um nome, endereço, número do plano de saúde e número de identificação médica, normalmente custa cerca de 50 dólares no mercado negro online. Um cartão de crédito ativo é vendido por apenas 3 dólares.

Desta forma, para obter o melhor retorno possível, os criminosos cibernéticos estão descobrindo que coletar lotes de dados médicos e vendê-los no mercado negro pode ser muito mais lucrativo do que roubar números de cartões de crédito violando um varejista.

Isso coloca o setor de saúde em uma posição sensível, especialmente quando os dados do paciente ficam digitais. 

Enquanto a maioria das unidades de saúde está aderindo à digitalização de dados médicos, uma em cada quatro unidades de saúde ainda não implementou ferramentas capazes de garantir a segurança registros eletrônicos de saúde.

A digitalização de registros de saúde não é uma prática nova, mas hoje tem consequências significativas se esses prontuários não estiverem devidamente protegidos.

Como armazenar os dados do prontuário do paciente?

Para reduzir os riscos decorrentes de violações de segurança, hospitais, clínicas e consultórios devem fornecer o melhor atendimento e, por meio de um software eficiente, proteger os pacientes de quaisquer tipos de danos, incluindo os financeiros. 

A seguir, confira algumas etapas a serem consideradas em seus esforços para proteger os dados do paciente:

1. Defina a ferramenta ideal armazenar e proteger os dados confidenciais dos pacientes

A proteção dos dados sensíveis do paciente começa com um forte gerenciamento de informações. Os consultórios médicos, clínicas e hospitais geralmente armazenam as informações de saúde protegidas em sistemas que possuem servidores em nuvem e criptografia.

Desta forma, os dados podem ser acessados pelas pessoas autorizadas, por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet, incluindo os dispositivos móveis como os smartphones. 

Quando os dados sobre um mesmo paciente são armazenados em muitos lugares, torna-se muito mais difícil protegê-los – já que pode estar seguro em um lugar, mas vulnerável em outro. 

A criação de uma estratégia de gerenciamento de informações que consolide todos os dados online em um sistema eletrônico não apenas simplifica o processo de proteção de dados, mas também melhora a eficiência do sistema. 

Depois que seus dados forem consolidados, consulte as diretrizes para determinar quais dados são sensíveis e devem ser mantidos em segurança.

2. Implemente políticas para apoiar sua estratégia de proteção de dados

Um dos maiores riscos para a segurança dos dados do paciente é o erro ou a negligência humana. Por isso, a implementação de políticas de uso dará aos médicos e funcionários uma orientação sólida sobre quais comportamentos seguir para manter a privacidade protegida.

Por exemplo, a ferramenta escolhida para a gestão do consultório pode exigir o uso de senhas fortes para autenticação do usuário, alterações periódicas de senha e criptografia, além de procedimentos que restringem o acesso apenas aos médicos e funcionários que precisam das informações para realizar seus trabalhos e fornecer atendimento adequado ao paciente.

3. Garanta o suporte necessário para sustentar as políticas de segurança

Data Centers e dispositivos móveis, por exemplo, têm muitos pontos de vulnerabilidade. Protegê-los requer uma abordagem de várias camadas e por isso o suporte da ferramenta escolhida para sustentar as políticas de segurança deve incluir recursos como:

• Criptografia para impedir o acesso aos dados em utilização ou arquivados
• Redes privadas virtuais (VPNs) para proteger o tráfego que navega pela internet
• Mensagens de texto seguras para permitir que os provedores enviem mensagens de texto, imagens, áudios e vídeos seguros para smartphones ou outros dispositivos
• Soluções de prevenção contra perda de dados para identificar e colocar controles, implementando políticas e procedimentos para garantir que ela não saia da organização pelo caminho errado, endereço errado ou de maneira não criptografada

Você também pode perguntar ao fornecedor do software sobre as práticas recomendadas para configurar e usar essas soluções para otimizar a segurança. 

4. Treine a sua equipe

Como o erro ou a negligência humana desempenha um papel importante nas violações de dados na área da saúde, qualquer programa de segurança deve incluir um forte componente de educação para a equipe.

Inclua treinamento sobre o que constitui e não constitui uma violação, bem como lições sobre como evitar a engenharia social e outros ataques direcionados aos funcionários.

Os dados dos pacientes são a força vital de qualquer consultório, clínica ou hospital. Por isso, você precisa mantê-los longe de olhares indiscretos e permitir apenas o acesso aos médicos que precisam deles para tratar os pacientes com sucesso.

Essas medidas de segurança de dados ajudarão você em seus esforços para proteger as informações dos pacientes antes que seja tarde demais! E não se esqueça, além de adotar uma tecnologia eficaz, mantenha o seu plano de resposta a violações atualizado e treine a sua equipe sobre as políticas e os procedimentos regularmente.

Agora que você já sabe como armazenar e proteger os dados do prontuário, que tal entender um pouco mais sobre como escolher o melhor sistema para a prática da telemedicina?