Contratar uma secretária que atenda às demandas da sua empresa é uma tarefa desafiadora, porém, necessária. Isso porque as atividades realizadas por ela precisam ser eficientes e economicamente viáveis.
Com tantas responsabilidades, é imprescindível que a candidata tenha formação direcionada a essa área e se apresente para trabalhar pela produtividade nos serviços e humanização do atendimento.
Por isso, se você quiser contratar uma secretária para ser seu braço direito, fique de olho nas recomendações deste post! Listamos 7 habilidades indispensáveis para essas profissionais.
1. Ter habilidades gerenciais
A função principal de uma secretária é orquestrar as solicitações provenientes dos clientes e as demandas. Para tanto, é importante verificar as competências adquiridas na graduação ou obtidas em cursos de atualização.
Sendo assim, currículos profissionais que mostrem aprimoramentos na carreira serão sempre bem-vindos. Também é relevante considerar nessa avaliação o tipo de experiência com o secretariado.
2. Dispor de um bom relacionamento interpessoal
Para contratar secretária eficiente é fundamental observar como ela se relaciona com as pessoas. Nesse sentido, devem ser observadas a cordialidade, a educação, o uso adequado da língua portuguesa e a capacidade de interagir com qualquer indivíduo.
Considere também a linguagem não verbal (como gestos, posturas, roupas e acessórios). Esses comportamentos denotam positividade ou negação em relação a uma situação.
3. Saber gerenciar a empresa
Antes de efetuar a contratação da secretária é recomendável utilizar a técnica da simulação. Esse procedimento consiste em demonstrar hipoteticamente a rotina da empresa. A candidata deve ser questionada sobre quais medidas podem ser aplicadas para resolver uma situação fictícia.
Nessa oportunidade, é possível avaliar a estratégia de organização das práticas rotineiras, a capacidade de tomar decisões acertadas e as possibilidades para verificação de proatividade, destreza e calma frente a um desafio.
4. Apresentar diferenciais
A secretária ideal deve ir além do que será exigido em suas atividades. Nesse contexto, é fundamental investigar os cursos de aperfeiçoamento já realizados, tais como informática, manejo correto das redes sociais empresariais, manuseio de sistemas operacionais etc.
Também é imprescindível o conhecimento para elaborar planilhas de atendimentos, redigir relatórios de movimentação, organizar a agenda e montar uma rotina condizente com o perfil do seu negócio.
5. Desenvolver atitudes louváveis
Ao contratar uma secretária é aconselhável obter referências pessoais e profissionais. É importante investigar as causas do último desligamento, as percepções que os gestores anteriores têm a respeito da candidata e a postura adotada por ela dentro do ambiente de trabalho.
Para esse cargo são consideradas atitudes louváveis: a discrição nas atividades particulares, a capacidade de persuasão com o cliente, o espírito de liderança e o relacionamento objetivo com os demais profissionais.
6. Saber acompanhar as tendências
No mundo conectado em que vivemos é necessário ficar atento às novas oportunidades de relacionamento fora do ambiente de trabalho. Sendo assim, é preciso averiguar se a futura secretária está atenta a isso.
Além dos recursos tecnológicos disponíveis para agendamento e avaliação do índice de absenteísmo, é interessante recorrer a outras ferramentas que aperfeiçoem o andamento das empresas.
As estratégias podem envolver desde a adesão de um aplicativo de mensagens até o faturamento otimizado de cobranças que são realizadas pelas operadoras de planos de saúde.
7. Conseguir mediar conflitos pessoais
Uma ótima secretária sabe manter o clima organizacional mesmo em empresas de pequeno porte. Nessa situação, elas se embasam em técnicas de motivação de equipe e incentivo aos colaboradores.
Também é muito proveitoso manter um relacionamento objetivo e diferenciado com cada profissional. Isso porque cada médico tem suas preferências pessoais e um modo de trabalhar diferenciado.
Ao contratar uma secretária é importante analisar os requisitos fundamentais a fim de que ela exerça com eficiência as atribuições propostas. Para tanto, é necessário analisar a formação acadêmica, os comportamentos, as atitudes e buscar referências pessoais.
E aí, agora ficou mais fácil contratar uma secretária para sua empresa? Está em busca de novas informações nesse mundo empresarial e clínico? Descubra como funciona a implantação do prontuário eletrônico!
