A boa qualidade do armazenamento de laudos médicos são um componente essencial dos cuidados de saúde, seguros e eficazes. Todo profissional médico precisa manter e guardar os registros clínicos e de exames de forma precisa. Isto não é apenas vital para a prestação de um bom atendimento ao paciente, mas também para a proteção do próprio médico. Neste artigo analisamos a importância do armazenamento de laudos médicos que devem ser mantidos em todos os momentos.
A importância do armazenamento de laudos médicos
O hábito de sempre renovar a tecnologia de comunicação para dentro da área da saúde não é algo novo, principalmente nos séculos XX e XXI. Passadas as primeiras referências de transmissões de imagens, uso do telefone e email, hoje, pode-se afirmar que a tecnologia digital tornou-se na ferramenta muito importante que ajuda a reduzir custos de assistência médica, eliminação de erros e resultados mais eficazes em processos, além de levar serviços de saúde para os locais mais remotos.
Ainda recentemente, os médicos mantinham anotações de seus pacientes. Bastava uma vista apurada para lembrá-los dos procedimentos para a próxima vez em que o paciente fosse visitá-lo. No entanto, agora com as clínicas adotando cada vez mais as novas tecnologias digitais de armazenamento de laudos médicos, um paciente pode não ter o mesmo médico em todas as suas consultas, terá uma enorme flexibilidade de horários e tipos de atendimento necessários, entre muitas outras vantagens. Apenas obtendo os registros precisos que qualquer profissional possa assumir o tratamento do paciente com a consulta de seus registros.
O que são laudos médicos?
Ter bons laudos médicos é essencial para a continuidade do atendimento de seus pacientes. Para os profissionais da saúde, bons laudos médicos são vitais para se precaver contra uma queixa ou alguma outra alegação de negligência clínica. Pelos laudos médicos se pode obter uma clara janela sobre o posicionamento clínico que foi exercido naquele momento. A presença de um prontuário completo, atualizado e preciso, pode fazer toda a diferença.
De acordo com o Conselho Federal de Medicina, é sempre válido lembrar que clínicas, hospitais e consultórios médicos devem dispor de sistemas automatizados, seguindo os “padrões software de serviço” (Software as a Service – SaaS). O CFM, em fevereiro deste ano, regulamentou os atendimentos online para os médicos brasileiros que poderão realizar suas consultas online, bem como telecirurgias e telediagnóstico, além de outras formas de atendimento médico à distância.
Ainda de acordo com o presidente do CFM, Carlos Vital, “as possibilidades que se abrem com essa mudança normativa são substanciais e precisam ser utilizadas pelos médicos, pacientes e gestores”, pois essa “inovação será revolucionária ao permitir a construção de linhas de cuidado remoto, por meio de plataformas digitais”.
Os laudos médicos são os documentos que irão detalhar todos os detalhes sobre a história do paciente, descobertas clínicas, resultados de exames diagnósticos, cuidados pré e pós-operatórios, progresso do paciente e medicação. E o armazenamento de laudos médicos é um dos aspectos mais importantes em que praticamente toda batalha médica é vencida ou perdida.
Como um banco de dados, o armazenamento de laudos médicos são a prova do monitoramento adequado da saúde, planejamento e do tratamento do paciente. Por isso, um bom laudo médico servirá para o profissional, assim como para seu paciente, como uma documentação organizada adequadamente. A boa manutenção e armazenamento de laudos médicos é a única forma do médico provar que o tratamento está sendo realizado corretamente.
Entre os principais objetivos da manutenção e armazenamento de laudos médicos, podemos encontrar:
- Monitorização real do paciente;
- Pesquisa médica;
- Educação médica e estudos estatísticos;
- Segurança, para casos de seguros em lesões corporais, compensação de trabalhadores, problemas judiciais e de auditoria, entre outros.
Quem pode ter acesso aos laudos médicos?
Os laudos médicos são de propriedade da instituição médica ou do próprio médico do paciente. Trata-se de uma comunicação confidencial entre o paciente e o médico e não pode ser liberada sem a sua permissão. Todos os pacientes têm o direito de acessar seus registros e de obter cópia desses registros.
Assim, também outros prestadores de saúde têm direito aos registros do paciente, se estiverem diretamente envolvidos nos cuidados e tratamento do paciente. Em alguns casos, os laudos médicos podem ser pedidos pela justiça em certos casos, como de acidentes, negligência médica, reivindicação de seguro, etc.
Existe toda uma confidencialidade dos registros que são usados para fins de pesquisa, e embora a identidade não seja revelada, a equipe médica pode utilizar os laudos dos pacientes. Existem alguns tipos de laudos médicos que as novas tecnologias, como do prontuário eletrônico já utilizam.
No laudo médico podemos encontrar diversos relatórios, investigação laboratorial, exames de raios-X, ultrassom, relatório de biópsia, tomografia computadorizada, ressonância magnética, laudos histopatológicos, entre outros.
Podemos citar as principais vantagens para a utilização e armazenamento de laudos médicos:
1. Transparência
Tanto a transparência quanto a verificabilidade do laudo médico devem ser coerentes e com base nas resoluções do CFM. O armazenamento de laudos médicos é importantes também para as revisões judiciais da equipe de saúde e do tratamento do paciente doença. Nele, os dados de saúde servirão para esclarecer as alterações no estado de saúde bem como a adequação do tratamento. É por isso que é importante ter nos laudos e no prontuário médico o detalhamento cronológico da gestão da saúde.
2. Segurança
Com os sistemas integrados digitais, há uma melhor proteção dos laudos. Essas informações contém dados sobre a pessoa, seu histórico de saúde e às vezes, informações familiares.
3. Manutenção e Armazenamento
Os laudos de consultórios e clínicas, especialmente em termos de armazenamento, são mais eficientes do que antes, porque com as vantagens da tecnologia torna-se mais difícil liberar o acesso a pessoas não autorizadas.
Em suma, o armazenamento de laudos médicos cobre uma série de documentos que é gerado no atendimento ao paciente e que podem incluir:
- Notas tomadas pelo profissional da saúde
- Relatórios laboratoriais e outros exames
- Registros em mídias como audiovisuais, fotografias, etc
- Formulários de pesquisa clínica
- Certificados de óbito e relatórios de autópsia
Adaptando-se às novas tecnologias
Na medicina diagnóstica e laboratorial, a gestão da saúde criou novos paradigmas de emissão, análise e desenvolvimento de informação à distância, em um processo de revolução que você pode entender a partir de agora.
De acordo com pesquisas feitas pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), mais 50% dos pacientes precisam de exames em outras cidades. Com o uso da tecnologia digital de aplicativos para a área da saúde, o armazenamento de laudos médicos, dados do paciente, prescrições, prontuários, anamneses e outros registros clínicos são agora realizados na nuvem, em servidores remotos, muitas vezes, distante do pólo físico do centro de diagnóstico.
Com esse avanço, os profissionais da saúde, podem atender tanto nos grandes centros, emitindo laudos médicos para outros centros de diagnóstico, bem como enviar para regiões mais remotas, dando oportunidade de acesso e economia para o paciente.
Apesar de ainda ser bastante comum o universo corporativo e de documentação física, é visível o excelente custo-beneficio. A aplicação das tecnologias tem estimulado muitos profissionais da área da saúde a utilizar estes recursos, e o armazenamento de laudos médicos vem crescendo a cada dia. Com a eficiência da qualidade no serviço prestado, o profissional pode trabalhar à distância com as informações, com maior velocidade na emissão de laudos médicos.
Isso sem levar em conta que o profissional pode emitir laudos em qualquer lugar simplesmente com acesso à internet, reduzindo custos para as instituições de saúde. Com isso, por meio da tecnologia, a clínica ou o setor de diagnóstico trabalham com maior elasticidade e escalabilidade, aumentando o número de procedimentos feitos.
Você precisa de um investimento para esta novidade? Os aplicativos foram consolidados graças à sua importância pelo grande acesso à internet no Brasil. De fato, os profissionais da saúde não podem mais ignorar esta revolução e se faz necessário procurar soluções integradas.
Não há dúvidas que a tecnologia a serviço da gestão da saúde é uma peça chave para a qualidade dos diagnósticos realizados. Ao final de cada dia, pelo sistema automatizado pode-se ter a facilidade de controlar todos os processos de rotina e o controle do armazenamento de laudos médicos.
Vale lembrar que uma gestão eficiente do consultório também gera:
- Agilidade na hora de emitir laudos e estabelecimento de diagnósticos clínicos;
- Melhoria no atendimento dos pacientes;
- Aumento da capacidade de testes de rotina;
- Elevação da qualidade técnica da equipe;
- Redução e otimização de custos;
- Aumento da satisfação dos pacientes e também dos profissionais da saúde;
- Facilidade em cumprir a legislação.
Mas também o profissional pode se encontrar com alguns problemas no gerenciamento de registros e laudos que ele deve cuidar, tais como:
- registros inadequados dos laudos
- formas desatualizadas
- laudos velhos que devem ser destruídos
Para isso, é necessário que o profissional sempre faça uma revisão constante e que a equipe seja bem treinada para a manutenção e armazenamento. Para que a sua clínica ou instituição de saúde esteja pronta para o bem-estar dos pacientes, os serviços prestados através dos sistemas digitais, irão garantir a redução de problemas.
Para o armazenamento de laudos médicos, quanto ao prazo de guardá-los, siga as instruções do CFM:
Segundo o Conselho Federal de Medicina, todos os exames que contém arquivos de mídias digitais, e tudo o mais que fizer parte do prontuário médico, ou seja, armazenamento online de prontuários, devem ser mantidos na instituição de forma permanente, de acordo com a Resolução CFM nº 1.821/2007. Porém, para os laudos digitais, tal como é indicado pela resolução da Anvisa, devem ser mantidos por 5 anos.
Para os demais casos de documentos impressos, o prazo é de no mínimo 20 anos.
Cuidados no armazenamento dos laudos médicos
Para ambos os casos de arquivos impressos ou digitais, a preservação deve ser adequada e seguir alguns cuidados:
- Classificação de seções que sejam distintivas
- Proteção contra eventuais problemas do ambiente, como umidade, insetos, clima, etc.
- Planejamento frequente de verificação dos laudos
- Protocolos de cuidados apropriados no manuseio dos laudos
- Backup ou cópias, se for possível
- Acessibilidade clara e transparente
- Inclusão de registros nos laudos que sejam relevantes para o paciente
Os laudos médicos eletrônicos permitem ainda, sem sombra de dúvidas, que instituições armazenem seus dados sem a preocupação de perda física. Assim, mesmo do ponto de vista administrativo e médico, é muito importante saber cuidar bem de laudos médicos. Um laudo médico pormenorizado ajuda os profissionais a gerenciar seus pacientes e até compartilhar informações médicas com outros especialistas médicos, para eventuais situações de emergência ou na prescrição de medicamentos.
No momento em que os procedimentos dos laudos médicos se alteram, é importante que na mesma medida os consultórios médicos, hospitais e instituições se adequem a novos sistemas de gerenciamento e armazenamento que inclua a automação.
É indiscutível que esse tipo de transparência aumente com o passar do tempo, para a segurança do paciente e a dos profissionais, reduzindo possíveis erros e aumentando a confiança de ambos. Além de ocuparem menos espaço físico, a economia de dinheiro dará à área da saúde novos propósitos e grandes investimentos em outras partes.
Por outro lado, toda transição depende da organização, e certas posturas quanto às novas tecnologias devem ser aprendidas. Nem sempre a simples transferência de arquivos para o digital implica em melhora e, neste sentido, é muito importante perceber como com o digital se requer uma coordenação cuidadosa e práticas intencionais.
A questão é sempre estar atento ao tempo das inovações. Em geral, as regulamentações tendem a evoluir com o tempo, com novos modelos de gerenciamento de registros e laudos médicos. As política de registros e armazenamento poderão incluir outros padrões para a implementação e gerenciamento com o tempo.
Ao optar por um novo sistema de gerenciamento e armazenamento de laudos médicos, procure antes uma ferramenta apropriada para o seu trabalho que permita ser colaborativa, de fácil acesso a qualquer momento e lugar, com permissão para ampliar/excluir/editar informações dos pacientes de forma segura.
Para obter mais informações e instruções sobre como adaptar os seus serviços de saúde, e que atenda aos requisitos do CFM, leia os 5 segredos para otimizar a gestão do consultório.
Uma gestão diferente, eficiente e profissional é o fundamental para a total qualidade dos exames realizados por uma instituição de saúde. Você está pronto para se preparar para gerenciar essas ferramentas?
Agora que você entendeu a importância de elaborar e fazer o armazenamento de laudos médicos, você pode continuar a aprender mais sobre tecnologia em gestão de saúde, seguindo o Blog do Meu Consultório e assine a nossa newsletter! Assim, você receberá conteúdos exclusivos por e-mail mantendo-se sempre atualizado!!
