A agenda online é um recurso bastante utilizado nas empresas, porém, alguns ainda optam pela versão manuscrita para a marcação de consultas dos seus clientes.
Sendo assim, ao escolher um dos métodos, é preciso analisar a rotina de funcionamento da empresa, os custos de implantação para cada um deles, além da quantidade de colaboradores para executarem as tarefas inerentes ao processo.
A segurança é outro ponto a ser avaliado no período de implantação dessas ferramentas para que não cause transtornos em longo prazo. Isso porque as informações clínicas dos clientes devem ser sempre resguardadas.
Quer entender as características de cada tipo de agenda? Então, acompanhe este post e saiba mais!
Agenda online: vantagens e desvantagens
O agendamento online consiste no uso de tecnologias para a marcação dos atendimentos e dos procedimentos. Conforme o software utilizado, é possível selecionar a data e o horário mais conveniente aos clientes, dentro da disponibilidade dos profissionais.
As vantagens dessa ferramenta se refletem na viabilidade de o profissional realizar o agendamento, o que possibilita a readequação de horários considerando as outras atividades realizadas.
Outro diferencial é a transmissão segura dos dados do cliente, uma vez que as plataformas contêm funcionalidades que garantem a transferência de dados sem alterações e mediante senha pessoal.
As limitações dessa estratégia podem ser: dificuldade dos indivíduos em acessar a plataforma, manutenções nos softwares e o investimento financeiro.
Agenda de papel: benefícios e problemas
O agendamento em papel ainda é utilizado por empresas pequenos, ou naqueles que não têm interesse em investimentos tecnológicos. Nesse contexto, as secretárias são responsáveis pelo gerenciamento da tarefa.
Os benefícios se referem ao contato telefônico, que podem sanar algumas dúvidas, e a redução de custos tecnológicos, uma vez que se utiliza apenas uma agenda, lápis e caneta.
As desvantagens desse método se refletem na dificuldade de apurar os dados gerais sobre produtividade da empresa, visto que seria trabalhoso resgatar todas as consultas utilizando apenas a agenda.
Ademais, a agenda em papel tende a ficar desorganizada e com grande quantidade de informações. Além disso, uma agenda manuscrita depende da caligrafia dos colaboradores e estão acessíveis a todos, evidenciando um menor nível de segurança nos dados.
Afinal: qual opção escolher?
Os gestores das empresas da área da saúde e do bem-estar devem investir em estratégias que aperfeiçoem as rotinas, sem perder a qualidade na assistência. Por isso, é preciso analisar os prós e os contras de cada ferramenta.
A agenda de papel firmou-se durante muito tempo devido à falta de inovação no âmbito dos atendimentos e remonta ao tempo em que o fluxo e a concorrência do mercado era menor.
O agendamento online surgiu como uma vantagem para garantir mais produtividade aos serviços ofertados e possibilitar ao secretariado desenvolver outras atividades importantes. A agenda virtual, pode ser integrada a outros setores do negócio, facilitando todos os processos, por exemplo.
Adicionalmente, com a inserção da tecnologia na vida diária, é perceptível a necessidade de serviços inovadores, que melhorem os processos internos dos consultórios e destinem mais tempo para o atendimento.
Decidir pela implantação da agenda online ou a versão manuscrita ainda é um dilema para alguns gestores. A escolha depende da rotina de funcionamento do negócio, do número de funcionários e do capital para investimento. Ressalta-se, porém, que a sociedade está sempre à procura de serviços inovadores e seguros, aliados à assistência de qualidade.
E você, qual metodologia adota na sua empresa? O que acha que precisa melhorar em seus processos? Está pensando em estratégias diferenciadas e eficientes para o agendamento? Então, entre em contato conosco e veja nossas opções!
