Qual ferramenta para gestão de consultórios médicos você deve usar?

Mudanças regulatórias com amplo alcance, combinadas com avanços em tecnologia e uma população de pacientes em constante mudança, são apenas alguns dos fatores que contribuem para a rápida transformação do setor da saúde.

À medida que o campo evolui, os processos para a escolha da melhor ferramenta para ser utilizada em consultórios médicos também devem progredir para acompanhar as demandas de cuidados contínuos de hoje.

Em um ambiente de saúde tão dinâmico, uma ferramenta para gestão de consultórios médicos é essencial para coordenar as comunicações, transações e interações entre pacientes, prestadores de saúde e sistemas de maneira eficaz. Inúmeras organizações em todo o país implementaram ferramentas para gestão de consultórios médicos e alcançaram resultados mensuráveis ​​e positivos relacionados ao atendimento ao paciente e à saúde fiscal de sua prática.

Mas, como acontece com qualquer nova solução, os processos de seleção e implementação da ferramenta devem ser muito bem definidos para que o sistema seja bem-sucedido em sua prática. Sendo assim, este conteúdo examinará algumas das principais considerações para que os profissionais responsáveis pela seleção da ferramenta para gestão de consultórios médicos possam escolher a ideal para a sua clínica ou consultório médico.

Por isso, se você quer saber mais sobre qual ferramenta para gestão de consultórios médicos deve adotar, confira o conteúdo que preparamos sobre o tema!

Como escolher uma ferramenta para gestão de consultórios médicos?

A implementação bem-sucedida de uma ferramenta para gestão de consultórios médicos só pode ser alcançada seguindo um processo sólido de avaliação de soluções potenciais.

Por isso, a seguir estão algumas das principais considerações e melhores práticas que você deve incorporar em seu processo de seleção e implementação. Confira!

1. Estimule a integração da equipe

O objetivo de qualquer iniciativa para implementação de uma ferramenta para gestão de consultórios médicos deve ser melhor apoiar e alavancar a equipe médica e fornecer maior eficiência aos processos e fluxos de trabalho existentes.

Como tal, o ajuste, a aplicação prática e a eficácia de um novo sistema em potencial devem ser determinados pela equipe, ou seja, pelos membros reais que utilizarão e farão a interface com o software.

A equipe deve incluir pelo menos um representante de cada função ou especialidade da prática. Embora a composição da equipe varie com base no tamanho e tipo do consultório, os membros da equipe podem incluir médicos, não médicos, administradores, entre outros membros do time.

Um processo em equipe ajudará a garantir que a ferramenta selecionada seja a mais adequada para a prática. A colaboração e a adesão de todas as áreas também serve para agilizar o processo e ajudar a evitar prejuízos e atrasos desnecessários.

2. Analise seus processos para determinar o nível de suporte necessário

Para tomar uma decisão informada sobre software médico, é importante avaliar os processos atuais de gerenciamento de pacientes e o ciclo de receita. Esta etapa geralmente é melhor alcançada usando a caneta e o papel, ou os dedos nas teclas, e mapeando os sistemas e processos atuais. O mapa deve incluir todos os pontos e interações, desde o contato inicial com um paciente até consultas de acompanhamento e lembretes sobre pagamentos pendentes.

Ao definir visualmente os fluxos de trabalho existentes, a equipe será capaz de determinar quais funções e processos a ferramenta para gestão de consultórios médicos ideal deve oferecer.

3. Identifique quais são os recursos essenciais

Começar o processo de seleção de uma ferramenta para gestão de consultórios médicos com uma compreensão clara do que ela deve oferecer à organização é talvez a etapa mais crítica da jornada.

Por isso, a equipe deve ajudar a liderar um esforço de toda a organização para identificar os recursos e componentes essenciais que um sistema deve oferecer para atender com eficácia a clínica e seus pacientes.

Mas, para chegar a uma lista de requisitos e critérios mínimos, é importante saber quais perguntas fazer. Abaixo estão algumas das principais perguntas a serem feitas para garantir que você está escolhendo a ferramenta para gestão de consultórios médicos certa.

1. Quanto você deseja gastar em uma ferramenta para gestão de consultórios médicos?
2. Você precisará fazer um investimento em hardware ou infraestrutura?
3. Como funcionará com o seu sistema existente?
4. Você tem recursos de TI internos adequados para dar suporte à ferramenta para gestão de consultórios médicos?
5. A ferramenta para gestão de consultórios médicos é fácil de usar?
6. Quanto tempo leva para implementar o sistema?
7. Que tipo de treinamento está disponível e o período de treinamento será adequado à sua programação?
8. Que medidas existem para proteger a segurança e integridade dos seus dados?
9. Existe um sistema de relatórios?
10. O sistema pode ser personalizado de acordo com os requisitos de sua prática?

Perguntas específicas, como as descritas acima, ajudarão a definir uma lista de recursos essenciais. A lista pode incluir, por exemplo, alguns dos seguintes componentes:

• Agendamento de pacientes;
• Gerenciamento do setor financeiro;
• Prontuário eletrônico;
• Gestão de reclamações;
• Análise de dados e relatórios;
• Acesso online e capacidade de resposta móvel;
• Entre outros.

5. Avalie o retorno sobre o investimento

A análise do custo-benefício, ou seja, fazer o cálculo de qual será o retorno sobre o investimento (ROI) antes de decidir buscar uma ferramenta para gestão de consultórios médicos é fundamental para o sucesso da implantação.

A consideração do ROI ajudará a determinar se o investimento de tempo, recursos e dinheiro da equipe vale a pena. Uma análise de custo-benefício pode ajudar a fazer essa determinação pesando fatores como:

• Os custos potenciais de ferramenta para gestão de consultórios médicos;
• O custo potencial de falha na implementação da ferramenta;
• A economia potencial ou o aumento de receita que poderia resultar da adoção de uma ferramenta para gestão de consultórios médicos, como a redução de custos.

6. Avalie a interoperabilidade e integração de sistemas

No ambiente de saúde conectado de hoje, a integração do sistema é crítica. As soluções de ferramentas para gestão de consultórios médicos devem estar alinhadas com os processos e procedimentos existentes e devem fornecer aos usuários a capacidade de acessar e utilizar facilmente os dados entre fluxos de trabalho e programas. Sem uma solução integrada, os membros da equipe perderão tempo copiando e colando informações e duplicando tarefas.

Da mesma forma, a ferramenta para gestão de consultórios médicos também deve oferecer ou se comunicar com o sistema de prontuários eletrônicos do consultório. Alguns sistemas de gerenciamento médico são integrados como um componente da plataforma de atendimento, enquanto outros são projetados para uma interface perfeita.

Independentemente da opção escolhida pelo seu consultório, a capacidade de se conectar com os prontuários eletrônicos é crucial para garantir uma comunicação eficiente tanto internamente quanto entre os locais de atendimento, os demais prestadores de serviços e os pacientes.

7. Faça uma análise sobre como a ferramenta é atualizada

Embora as fases de seleção e lançamento sejam de vital importância, a vida útil da ferramenta para gestão de consultórios médicos está apenas começando a implementação.

É importante considerar a manutenção contínua e as necessidades de manutenção do serviço do sistema durante a seleção. Veja o processo geral para tomar uma decisão informada e se comprometer com um arranjo gerenciável para sua prática.

Algumas questões importantes a serem consideradas incluem:

• Quando e como é o ciclo de atualização?
• O que o processo de configuração e implementação exigirá (tempo, pessoal, recursos, entre outros.)?
• Quanto treinamento a ferramenta exigirá, e o fornecedor inclui o treinamento como parte do contrato ou do acordo sobre o produto?
• A solução é escalonável e capaz de crescer com sua prática?

8. Procure uma ferramenta que funcione para você

Personalização e flexibilidade são considerações importantes para qualquer equipe médica. Cada prática difere quando se trata da funcionalidade e dos recursos do software de consultório médico. Alguns podem exigir relatórios específicos não padronizados, outros podem solicitar uma configuração única da interface do sistema.

Alguns sistemas podem atender a todas as suas necessidades prontamente, mas se a customização for importante para você, certifique-se de pesar esse fator em suas avaliações de sistemas e fornecedores.

Como mencionado anteriormente, é importante definir os itens essenciais da sua organização no início do processo, pois isso permitirá que você determine se os requisitos da sua prática ​​são recursos padrão ou personalizados.

9. Verifique sobre a conformidade dos regulamentos

Manter a conformidade é uma prioridade constante para as práticas médicas, portanto, naturalmente, o software de prática médica selecionado deve reforçar seus esforços em direção à conformidade com a saúde, em vez de servir como um obstáculo.

A maioria dos sistemas é projetado especificamente para garantir a conformidade com os mandatos de saúde e requisitos regulatórios. Certifique-se de perguntar como a solução que você está examinando pode ajudar a tornar o processo de conformidade mais fácil para sua prática.

10. Escolha a ferramenta que oferece a melhor experiência

Ao considerar uma ferramenta para gestão de consultórios médicos, você deve pesar cuidadosamente fatores como custo, funcionalidade e integração. Mas embora esses fatores sejam determinantes, a importância da experiência do usuário e do ajuste geral não deve ser negligenciada.

Em última análise, a ferramenta para gestão de consultórios médicos ideal é aquela que melhor se adapta à sua prática e atende às necessidades específicas da sua organização. Ou seja, a solução que permite que você se baseie nos processos que estão funcionando e adicione eficiências e soluções às áreas que não estão, é uma solução que o posicionará para o sucesso.

Implemente a ferramenta para gestão de consultórios médicos e otimize a sua prática

A ferramenta para gestão de consultórios médicos é uma tecnologia essencial para as práticas de saúde de hoje! E, conforme dito anteriormente, os programas de gerenciamento de práticas médicas oferecem uma série de benefícios aos profissionais de saúde. Mas para perceber a eficiência e melhorar os resultados para os pacientes, uma atenção cuidadosa deve ser dada ao processo de seleção e implementação.

Seguindo e adotando as práticas que recomendamos, os consultórios médicos de todos os tamanhos e enfoques estarão preparados para selecionar e implementar uma ferramenta adequada.

Essas ferramentas estão longe de ser um modelo ou padrão! São sistemas cuidadosamente projetados para trabalhar com você e seus fluxos de trabalho, não para substituí-los por algo diferente, redundante e difícil de aprender. Você sabe o que funciona para você e sua clínica e elas simplesmente o ajudarão a fazer isso com mais rapidez e eficiência, com menos erros e menos esforço.

Agora que você já sabe mais sobre qual ferramenta para gestão de consultórios médicos você deve usar, que tal entender um pouco mais sobre como implementar um software sem mudar a rotina do consultório?