Como a recepção interfere no faturamento da clínica médica?

Com certeza você já se perguntou como a recepção interfere no faturamento da clínica médica, não é mesmo?

A recepção é o cartão de visitas de um estabelecimento de cuidados com a saúde. Ao chegar ao local, os pacientes e os seus acompanhantes devem encontrar um ambiente organizado e tranquilo.

Claro, ninguém gosta de perder tempo em filas, aguardando ser chamado para a sua consulta. Essa desorganização pode fazer com que o paciente desista do atendimento, o que implica negativamente no faturamento da clínica médica.

No entanto, existem alguns métodos capazes de reduzir o tempo de espera e fazer com que o paciente se sinta mais confortável enquanto aguarda pelo atendimento.

Nesse post vamos explicar como a recepção interfere no faturamento da clínica médica. Vamos lá? Acompanhe!

Como a recepção interfere no faturamento da clínica médica?

Como você sabe, muitos pacientes que chegam ao seu consultório médico se sentem indispostos, estão doentes ou se sentem preocupados com a gravidade dos seus problemas de saúde.

Por isso, a recepção de uma instituição de cuidados com a saúde deve ser tranquila, o que os pacientes associarão ao processo de cura.

Este é um ponto importante sobre como a recepção interfere no faturamento da clínica médica: um ambiente bagunçado ou tumultuado irá afastar os pacientes, o que poderá causar prejuízos financeiros. 

Mas como garantir um ambiente tranquilo? Um das maneiras de fazer isso é instalando aparelhos de som e selecionando músicas ambiente para a recepção, o que permite que os pacientes relaxem antes de serem encaminhados a um dos consultórios.

Também é importante privilegiar a iluminação natural. Se a luz do dia conseguir iluminar toda a recepção da sua clínica, diminua a iluminação artificial e deixe a luz do dia inundar o espaço. Isso aumentará a sensação de paz e tranquilidade. 

De fato, a luz natural é medicinal: melhora o humor, reforça os ritmos circadianos normais e é tão importante para a equipe quanto para os visitantes.

O espaço não conta com janelas ou clarabóias? Pinturas e peças de arte conceituais podem ajudar a compensar a falta de janelas ou a visão monótona de um estacionamento. Se você não tem acesso a uma vista adorável, a arte que evoca belas paisagens é bastante benéfica para os pacientes.

Além disso, os processos e a organização da recepção devem observar os seguintes pontos:

Seja gentil com os pacientes

Outro ponto de como a recepção interfere no faturamento da clínica médica: como dito acima, esse local é responsável por fazer com que os pacientes se sintam bem-vindos.

Ou seja, a recepção é responsável pela primeira impressão que os visitantes terão ao telefonarem ou chegarem a sua clínica médica.

Para garantir que pacientes e seus respectivos acompanhantes se sintam acolhidos ao chegaram ao local é fundamental que os funcionários ofereçam um atendimento excepcional, representando a clínica médica de forma positiva.

Ao atender o telefone, os funcionários devem ser educados e esclarecer a todas as dúvidas dos pacientes. Quando o paciente chegar a clínica, deve ser imediatamente acolhido e acomodado, o que garantirá que sinta seguro e confortável. 

Libere espaço na sala de espera

Liberar espaço na sala de espera também deve ser analisado ao verificar como a recepção interfere no faturamento da clínica médica. Como você sabe, o tempo é um recurso precioso. Nenhum dos seus pacientes quer ficar horas na sala de espera aguardando pelo atendimento.

Disponibilizar uma sala de espera longe dos olhos de quem chega a sua clínica médica passa a impressão de que a clínica está vazia e que o paciente será atendido o mais rapidamente possível. Fazer isso é, de fato, muito simples: distribua a senha logo na entrada, o que evitará a formação de filas.

Realize uma triagem rápida para verificar se o paciente está retornando a clínica ou se vai realizar a primeira consulta. Em seguida, encaminhe-o para a sala de espera com a senha adequada. Dividir o atendimento agilizará o processo, o que contribui para passar a impressão de eficiência.

Aqui, vale contar com o apoio da tecnologia: um software de gestão médico é capaz de proporcionar uma boa visão da sala de espera. A ferramenta é simples e fácil de ser entendida e permite verificar a quanto tempo os pacientes estão aguardando pelo atendimento.

Pacientes que esperam muito se mostram insatisfeitos, causando problemas na fidelização dos clientes o que é vital para entender como a recepção interfere no faturamento da clínica médica.

Torne a recepção o mais agradável possível 

Ao analisar como a recepção interfere no faturamento da clínica médica, comece pela organização: a sala de espera da sua clínica médica deve contar com poucas peças de mobiliário, por isso, armários, pastas ou arquivos devem ser realocados para que não possam ser vistos pelos pacientes. 

Aposte em móveis de qualidade: recepcionistas precisam contar com cadeiras ergonômicas, o que evitará lesões ou distensões. O mouse e teclado também devem ser ergonômicos. 

Além disso, objetos como fotos e calendários não devem permanecer expostos sobre as mesas. Materiais de escritório como tesouras, papéis, canetas e grampeadores devem permanecer ao alcance das mãos, mas guardados em organizadores. 

Entenda os termos referentes ao faturamento

Esse é outro ponto que deve ser verificado ao analisar como a recepção interfere no faturamento da clínica médica: os funcionários devem estar familiarizados com os termos usados nos procedimentos de faturamento – já que alguns podem causar certo estranhamento.

O lote, por exemplo, se refere a um conjunto de guias em que constam os procedimentos e materiais utilizados nos procedimentos. Todos esses documentos devem ser preenchidos para que a cobrança seja realizada. 

Outro termo muito utilizado é glosa, que são guias preenchidas incorretamente e precisam ser refeitas para que o pagamento seja efetuado.

Capacite seus funcionários

Outro ponto a analisar de como a recepção interfere no faturamento da clínica médica: os funcionários devem ser capacitados.

Esse ponto é, de fato, muito importante: para que a recepção da sua clínica médica funcione da melhor forma possível é preciso contar com o apoio de bons profissionais. Toda a equipe deve trabalhar de forma integrada e organizada, o que garantirá que todos os procedimentos sejam bem executados.

Guias preenchidas de forma incorreta geram glosas e precisam ser refeitas. Para evitar que isso aconteça é preciso orientar os funcionários sobre como preencher o cadastro corretamente e sobre como preencher as guias de modo a evitar correções. 

Os funcionários também devem saber com quais planos de saúde a sua clínica trabalha e quais procedimentos são cobertos por esses convênios ou são parcialmente cobertos, entre outros detalhes.

Confirme as consultas por e-mail ou SMS

Como você sabe, alguns pacientes acabam não comparecendo às consultas. Infelizmente, cancelamentos de última hora são comuns em todos os estabelecimentos de cuidados com a saúde.

Esse é um ponto que merece destaque em como a recepção interfere no faturamento da clínica médica: muitos pacientes acabam esquecendo o dia da consulta ou errando o horário ou a data. Muitos consultórios tentam solucionar esse problema pedindo que a recepcionista confirme as consultas do dia.

Essa atividade, porém, demanda um certo tempo e, além de ser repetitiva e implicar no aumento das contas de telefone, impede que os funcionários possam atender os pacientes que chegam a sua clínica médica com mais atenção, tirando suas dúvidas e oferecendo um atendimento de qualidade.

No entanto, é possível reduzir as faltas em até 30% sem que o trabalho seja feito manualmente. Alguns softwares médicos enviam mensagens personalizadas para o e-mail dos pacientes um dia antes da consulta, que assim podem confirmar ou cancelar a consulta.

Após a resposta, o status do agendamento é alterado automaticamente na agenda médica do profissional.

A ferramenta, portanto, torna a equipe de trabalho mais produtiva, reduzindo os processos repetitivos e otimizando o trabalho dos funcionários. Vale lembrar que ao reduzir as faltas por meio de lembretes automatizados você tornará a sua clínica médica muito mais rentável.

Lista de espera

Ao observar como a recepção interfere no faturamento da clínica médica também é preciso otimizar a lista de espera. Além do serviço de confirmação de consultas por e-mail, é possível contar com o suporte de um software médico para evitar que a sua agenda médica fique com horários vagos.

A lista de espera é montada com pacientes que estão aguardando desistências e assim que surge uma vaga é possível preencher o horário de forma mais ágil. Nessa lista é possível, ainda, adicionar observações como “o paciente pode ser atendido na parte da manhã”, o que facilita o procedimento. 

Saiba como funcionam os pagamentos particulares

Ao analisar como a recepção interfere no faturamento da clínica médica é preciso entender as diferenças entre os tipos de pagamento. 

Os funcionários da recepção devem saber as diferenças entre o faturamento do convênio e o particular de modo a garantir o bem-estar financeiro da clínica médica.

Isso ocorre porque o processo de pagamento desses atendimentos é muito diferente: os particulares devem ser pagos na hora, já os realizados via convênio demoram de 30 a 60 dias para serem pagos, o que impacta diretamente no faturamento da clínica.

O preenchimento do cadastro de ambos os pacientes é igual. O que muda é que no atendimento particular o pagamento precisa ser feito antes da consulta e no conveniado é preciso preencher uma série de informações relativas ao plano de saúde e o paciente, geralmente, precisa assinar alguns papéis.

Pense no mobiliário

O mobiliário também faz parte da análise de como a recepção interfere no faturamento da clínica médica. Quer saber como? 

Tanto a recepção quanto a sala de espera da sua clínica médica devem fazer com que os pacientes se sintam confortáveis. Quanto mais amplo for o local mais fácil será acomodar os pacientes.

Quer o espaço pode parecer mais amplo do que realmente é? Instale espelhos nas paredes e conseguirá esse efeito.

A sala deve contar com cadeiras confortáveis e em quantidade suficiente para acomodar todas as pessoas, garantindo que pacientes e acompanhantes aguardem o atendimento sentados, mesmo nos horários de pico.

Além disso, a sua clínica médica deve estar preparada para atender pacientes portadores de deficiência ou que tenham necessidades especiais. Por isso, é fundamental que portas e outras vias de acesso permitam que esses pacientes possam acessar a recepção com segurança e independência.

A altura do balcão de atendimento deve permitir que o paciente cadeirante consiga tirar as suas dúvidas e conversar com a recepcionista facilmente. 

Sua clínica atende crianças? Crianças doentes exigirão muitas distrações para mantê-las ocupadas e afastar da mente o medo de serem tratadas por um pediatra. Nesse caso, o espaço precisa contar com uma decoração alegre e divertida. A sala deve ter jogos, brinquedos ou móbiles, que permitirão que o paciente se distraia enquanto aguarda o atendimento.

Já os consultórios que atendem a pacientes geriátricos devem investir em cadeiras altas com braços, para que indivíduos com problemas no quadril ou coluna possam se sentar e se levantar com mais facilidade. Alguns descansos devem estar disponíveis caso os pacientes precisem elevar os pés.

Alguns móveis devem ser organizados em grupos. Como alguns pacientes valorizam a sua privacidade, é melhor ter pequenos grupos de cadeiras do que vários assentos alinhadas lado a lado, ao longo do perímetro da sala. Tais acordos permitem que os membros da família se agrupem e criem uma atmosfera familiar.

A sala também deve ter algumas cadeiras largas para atender a pacientes obesos. Tudo isso fará com os seus pacientes se sintam confortáveis, o que garantirá que procurem pela sua clínica sempre que precisarem de cuidados médicos, um ponto importante de como a recepção interfere no faturamento da clínica médica. 

O ambiente deve ser climatizado, o que garantirá que o paciente não sofra com o excesso de calor ou de frio. Além disso, a sua clínica médica deve contar com uma copa, permitindo que os pacientes possam se servir de água, café, suco ou chá.

A recepção do consultório médico deve contar ainda com um banheiro próximo e de fácil acesso. Esse espaço deve ser pensado para que pessoas com necessidades especiais o usem com independência e segurança.

Quer saber mais sobre o acesso móvel ao prontuário eletrônico do paciente? Confira o conteúdo que preparamos sobre o tema!

Garanta que o tempo passe mais rápido

Um ambiente climatizado, com café e água à disposição, permite que o paciente se sinta mais confortável enquanto aguarda pelo atendimento.

Além disso, é preciso oferecer alguma distração, o que garantirá que os pacientes não percebam o tempo passar.

Instale uma televisão na sala de espera ou garanta que o local conte com alguns exemplares de livros e revistas. Também é importante contar com conexão internet via Wi-Fi, o que permite que os pacientes resolvam as suas tarefas diárias, conversem com amigos e acessem as suas redes sociais enquanto aguardam o atendimento.

Procedimentos como o preenchimento do cadastro dos pacientes e o tempo de espera podem ser controlados e monitorados por um sistema de gestão eficiente.

Softwares médicos são capazes de facilitar e simplificar o agendamento dos pacientes, fator importante ao observar como a recepção interfere no faturamento da clínica médica.

A ferramenta é projetada de modo a otimizar os procedimentos administrativos, agilizando o atendimento e reduzindo falhas, o que garantirá atendimentos de qualidade e aumentará o faturamento.

Um atendimento de qualidade permitirá que a jornada do paciente seja a mais agradável possível, contribuindo para o processo de fidelização.

Agora que você já sabe como a recepção interfere no faturamento da clínica médica que tal descobrir como superar o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente (PEP)?