Como escolher o melhor sistema de gestão para clínicas de pequeno porte?

Interessado em um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte? Essa solução conta com ferramentas simplificadas de agendamento, que permitem organizar o horário das consultas e controlar desistências ou reagendamentos, e ainda ajuda sua equipe de trabalho a gerenciar o tempo de espera dos pacientes.

Um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte também é capaz de otimizar o gerenciamento por meio de relatórios que exibem informações essenciais sobre os atendimentos ou procedimentos médicos realizados em um determinado período. A ferramenta também conta com relatórios sobre a movimentação financeira da clínica.

Além disso, o sistema permite anexar textos, exames, imagens e vídeos no prontuário médico do paciente, o que torna o atendimento mais ágil e aumenta a capacidade produtiva da clínica.

A rotina da sua clínica pode ser muito mais produtiva com a ajuda de um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte. Mas como escolher o sistema ideal?

Para te ajudar, nesse artigo apresentaremos algumas características que não podem faltar em um software médico. Vamos lá? Acompanhe!

Como escolher o melhor sistema de gestão para clínicas de pequeno porte?

Um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte deve ser intuitivo e simples de usar, o que facilitará o trabalho de toda a sua equipe.

Além disso, a ferramenta deve otimizar a sua rotina, seu trabalho e tornar a comunicação entre os diversos setores mais dinâmica. Por isso, ao escolher um software médico é preciso observar os seguintes pontos:

1. Como acessar o sistema de gestão para clínicas de pequeno porte?

Como você sabe, sistemas como o Slack, Gmail, Facebook e o Microsoft Excel seguem o padrão SaaS, Software como Serviço, ou seja, esses softwares funcionam por meio de um navegador da Web, e não dependem de um datacenter interno da empresa.

Ao contratar um sistema de gestão armazenado na nuvem, é possível acessar a sua conta por meio de uma plataforma que armazena todos os dados sensíveis dos seus pacientes sem que nenhum software precise ser instalado nos computadores da clínica. 

Isso quer dizer que é possível checar a sua conta por meio de qualquer dispositivo conectado à internet, como smartphone, tablet ou computador pessoal com rapidez e segurança, via web ou aplicativo.

Além disso, um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte na nuvem garante que a sua clínica conte sempre com ferramentas atualizadas e desenvolvidas especialmente para os profissionais da área médica. 

2. O suporte da empresa é rápido?

Mesmo um sistema simples e intuitivo pode apresentar alguns problemas, não é mesmo? Além disso, algumas dúvidas podem surgir ao longo do tempo.

Por isso, é fundamental contar com um suporte técnico capaz de solucionar todos os problemas de forma rápida, o que garantirá que o trabalho não seja interrompido devido a dúvidas dos funcionários sobre o uso da ferramenta.

Um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte deve oferecer suporte de diferentes formas, como chat, telefone ou e-mail, o que acelera a resolução dos problemas e evita que o atendimento médico seja prejudicado. O ideal é que a empresa responda às demandas da sua equipe em poucos minutos.

Além disso, é importante verificar se o software conta com cursos ou materiais educativos que ofereçam dicas de gestão e como usar as demais funcionalidades, o que garantirá que os funcionários usem a ferramenta da melhor forma.

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3. O sistema de gestão para clínicas de pequeno porte possui integração de dados?

Se você já trabalhou com arquivos e documentos em papel, com certeza já teve dificuldade para encontrar as informações dos pacientes e analisar os relatórios financeiros, não é mesmo? 

Uma das principais desvantagens desse tipo de documento é que as informações são armazenadas de forma descentralizadas. 

Isso quer dizer que quando os prontuários dos pacientes são feitos em fichas de papel, determinar o diagnóstico pode ser mais difícil, uma vez que laudos, imagens e exames não podem ser visualizados em um único documento de forma simples e rápida. 

Arquivos de papel não garantem a segurança das informações neles contidas, já que esses documentos podem se extraviar, se rasgar e até mesmo se perderem e, nesse caso, terão que ser refeitos.

Além disso, o tempo reservado para preparar uma consulta é muito maior, já que os dados dos pacientes estão dispostos em diferentes documentos espalhados por diversos arquivos e pastas. Isso quando os prontuários não estão rasurado e os dados se tornam ilegíveis.

Já um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte permite a acessibilidade dos prontuários dos pacientes de forma fácil e rápida, funcionalidade essencial quando se considera quão restrito é o tempo dos profissionais da área médica.

O software permite que os médicos acessem facilmente informações do paciente, como histórico médico, medicamentos, diagnósticos e alergias, ao invés de examinar uma enorme pilha de papéis para encontrar o registro de um paciente, os usuários podem acessar todas essas informações com um único clique.

Um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte também armazena os dados pessoais dos pacientes, como nome, endereço, informações de contato e informações sobre o plano de saúde do paciente.

Caso um paciente seja atendido por outro médico, seu prontuário poderá ser acessado facilmente por esse profissional, o que permite que cada diagnóstico do espectro de um paciente seja visualizado por todos os responsáveis pelos cuidados com a saúde. 

Ao fornecer aos médicos acesso a todos esses dados o atendimento é otimizado, o que permite que os profissionais foquem em um atendimento de qualidade.

4. Os procedimentos repetitivos são otimizados?

A sua secretária perde muito tempo anotando os dados dos pacientes e confirmando o horário das consultas? Como você sabe, esses procedimentos demandam muito tempo e podem fazer com que os pacientes não sejam recepcionados da melhor forma.

Um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte deve agilizar a execução de tarefas administrativas e facilitar as operações do dia a dia, o que permitirá que a recepcionista da sua clínica médica dedique mais tempo ao atendimento. 

Outro recurso cada vez mais popular em um sistema para clínicas de pequeno porte gira em torno da comunicação médico-paciente. Para os pacientes, as ferramentas de comunicação incluem mensagens instantâneas de lembretes para check-ups ou consultas médicas.

À medida que mais e mais pacientes exigem uma melhor comunicação com seus médicos, as organizações de saúde precisam fazer o melhor para atender a essa necessidade. 

Um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte envia lembretes automáticos aos pacientes via e-mail ou SMS, fazendo com que ele se recorde do dia e do horário agendado. Algumas ferramentas confirmam a consulta diretamente na agenda do médico mudando o status para cancelado ou confirmado, conforme o caso.

Você sabia que ao confirmar as consultas é possível reduzir as faltas da sua clínica em até 30%? Vale ressalta que, segundo uma pesquisa recente, a confirmação automática é a forma mais efetiva de confirmar consultas.

Ao se comparar o envio de mensagens via SMS, e-mail, ligações e ausência de um lembrete, percebeu-se que após confirmar a consulta via e-mail ou SMS, apenas 4% dos pacientes não compareciam ao consultório.

Já entre os pacientes que recebiam uma ligação da recepcionista ou da secretária, 9,4% faltavam a consulta. Isso ocorre porque muitos pacientes acabam não atendendo a ligação e muitas vezes a secretária não faz uma nova tentativa. Já os pacientes que não eram lembrados da consulta somaram 10,5%. 

Um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte também deve permitir que todos os profissionais  da área médica tenham uma visão da recepção em tempo real, o que permite acompanhar o tempo de espera dos pacientes.

Essa informação é fundamental para orientar a rotina de trabalho das recepcionistas e para otimizar a agenda de trabalho dos profissionais da saúde de modo a garantir um atendimento aprimorado.

5. O prontuário eletrônico pode ser personalizado?

Um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte com prontuário eletrônico deve oferecer segurança e permitir que os profissionais da área médica tenha acesso a todos os dados do paciente em um só lugar.

A ferramenta deve oferecer ao profissional funcionalidades desenvolvidas exclusivamente para a sua especialidade clínica, personalizando o prontuário de modo a facilitar o atendimento. Alguns softwares contam com funções exclusivas para pediatras e dentistas, por exemplo.

Com um prontuário adaptado para cada profissional é possível agilizar o atendimento, tornando o dia a dia mais produtivo.

6. A empresa do sistema é comprometida com os usuários?

Ao escolher um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte é preciso observar os seguintes pontos: a empresa é uma referência no setor? Qual é a opinião dos outros usuários sobre o sistema? A ferramenta apresenta inovações que irão facilitar o seu dia a dia e dos seus funcionários?

Também é importante verificar se a equipe de vendas está de fato interessada em atender as necessidades específicas da sua clínica e não apenas em realizar mais uma venda. Empresas comprometidas estão sempre dispostas a ouvir as dificuldades dos usuários e estão sempre buscando formas inovadoras de melhorar a gestão de uma clínica médica. 

Vale observar que alguns softwares de gestão médica permitem que você teste todas as suas funcionalidades e veja, na prática, como a ferramenta funciona, o que garante que a sua clínica adquira uma solução que realmente atenda às suas necessidades.

7. Os dados médicos dos pacientes são armazenados de forma segura?

Sistemas de gestão tradicionais utilizam os computadores e os servidores da clínica para armazenar os dados dos pacientes.

Já os softwares na nuvem garantem aos profissionais da saúde a mesma segurança dos sistemas bancários, ou seja, dados criptografados de ponta a ponta, o quer dizer que somente os profissionais devidamente cadastrados no sistema poderão visualizar os dados sensíveis dos pacientes.

Além disso, ao optar por um sistema para clínicas de pequeno porte na nuvem você não correrá o risco de perder dados do paciente devido falhas no sistema ou defeitos em um computador. O armazenamento em nuvem, portanto, garante a segurança de dados da sua clínica e dos seus pacientes.

8. O sistema de gestão para clínicas de pequeno porte gera relatórios de gestão?

Um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte integra os diversos setores de uma clínica médica tornando mais fácil a disponibilização de relatórios financeiros e de atendimentos médicos.

Ao acionar essa ferramenta, é possível verificar as contas a pagar e a receber, analisar o fluxo de caixa e montar relatórios com categorias personalizáveis. Além disso, é possível descobrir quais procedimentos são mais rentáveis para a sua clínica, quais trazem prejuízo e qual o rendimento dos pacientes particulares.

Após analisar todos esses dados financeiros será possível verificar a saúde financeira da sua clínica e tomar decisões de modo a melhorar a gestão.

Muitas soluções para gestão de clínicas médicas já vêm com relatórios internos, além de permitir que os usuários criem seus próprios relatórios personalizados. O painel de fácil utilização permite que os dados sejam facilmente interpretados por meio de gráficos e tabelas.

9. É possível acessar o sistema de diferentes dispositivos?

Nada melhor do que verificar sua agenda de trabalho sempre que você precisar, não é mesmo? Assim é possível analisar os exames e laudos dos pacientes e se preparar para a consulta com antecedência.

Claro, nem sempre você está na sua clínica médica ou próximo a um computador onde seja possível verificar os dados dos pacientes. Mas um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte na nuvem permite o acesso aos dados dos pacientes de qualquer lugar e a qualquer hora do dia por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet, através do site ou aplicativo.

Assim, caso seja preciso realizar um atendimento médico de urgência ou renovar uma receita médica, você não precisará ir ao consultório, é possível realizar todos esses procedimentos no fim do expediente ou quando você estiver indo para o trabalho.

Sem um sistema eficiente e digitalizado, é fácil para as clínicas ficarem presas em um ciclo interminável de documentos que precisam ser preenchidos, classificados, armazenados e manuseados por uma equipe de funcionários administrativos. Isso demanda tempo e dinheiro.

Com as inovações no software de gerenciamento médico, todos esses processos se tornam mais ágeis e simplificados. 

A escolha de um sistema para clínicas de pequeno porte deve tornar o dia a dia dos profissionais da saúde mais simples e prático, permitindo consultar a agenda de trabalho e os dados dos pacientes de qualquer lugar e assim planejar o dia com antecedência.

Um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte deve ser intuitivos e fácil de usar.

Além disso, não invista em um software que você não conhece: antes de contratar um sistema de gestão, faça um teste para verificar se as funcionalidades e ferramentas são adequadas às necessidades da sua clínica.

O software também deve permitir a personalização do prontuário médico de acordo com cada especialidade médica, modo a facilitar o atendimento. Além disso, a ferramenta deve gerar relatórios de gestão que permitam analisar o fluxo de caixa e verificar a saúde financeira da sua clínica.

Como você viu, um sistema de gestão para clínicas de pequeno porte é fundamental para coordenar aspectos financeiros e logísticos vitais de um consultório, incluindo agendamento, cobrança e análise financeira. Aproveite para descobrir como superar o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente (PEP)?