Hoje, fazer a transição de um faturamento manual para outro faturamento que seja informatizado, pode transformar toda uma forma de como um consultório médico atua ou lida com seus procedimentos, Baseado nisto, devido a medida em que a tecnologia avança, os profissionais de saúde hoje podem escolher e optar por procurar um sistema informatizado que compense trabalhar com todos os prontuários eletrônicos em sua prática médica.
No entanto, os sistemas eletrônicos oferecem vantagens potencialmente valiosas, juntamente com algumas advertências que devem ser consideradas (ou não, dependendo de sua utilização e forma) como desvantagens, antes de você investir nelas.
Os prontuários eletrônicos e suas funções
Dentro do mercado, a competitividade da maioria das empresas está, em grande parte, baseada especialmente no uso efetivo de tecnologias de informação e sistemas de informação. Desta forma, o principal objetivo dos sistemas eletrônicos é fornecer as informações certas às pessoas certas para o momento certo. Com um sistema de prontuário eletrônico é possível rastrear, armazenar, manipular e distribuir as informações dos dados coletados para os profissionais, quando necessário.
Neste artigo, apresentaremos quais vantagens e desvantagens que podem ocorrer para um profissional que atua em seu consultório médico. Embora alguns profissionais de empresas ainda prefiram sistemas de manutenção de registros manuais ou de arquivos de papel, a maioria das clínicas e empresas já fazem uso dos sistemas de prontuários eletrônicos, bem como de registros eletrônicos, o que facilita a captura real de dados e informações, a geração de relatórios e a conformidade com requisitos de relatórios fiscais e legais.
Desta forma, disponibilizamos toda uma série de questões que você deve considerar ao investir em um prontuário eletrônico, pois no mercado também existem certas vantagens e limitações.
Análises custo e benefício do Sistema de Prontuário Eletrônico Médico
Embora os sistemas de prontuário eletrônico médico forneçam vários benefícios, há vantagens e desvantagens em relação à sua relação custo-benefício. Neste artigo resolvemos analisar os efeitos econômicos de softwares médicos para que o profissional tenha uma melhor noção.
Um prontuário eletrônico de saúde é uma versão digital, mais complexa, do famoso histórico médico geral de uma pessoa, do registro e do relatório. Eles podem ser tanto mantidos por um provedor quanto serem utilizados em nuvem, e que podem ser compartilhados com especialistas e outros profissionais médicos quando necessário para manter as suas informações mais precisas. Todos os dados clínicos importantes, àqueles que são relevantes para o desenvolvimento de um plano de tratamento, são mantidos neste único sistema.
As informações podem incluir relatórios de progresso ou de registro de anamnese, medicamentos sendo tomados, um histórico de consultas médicas e até informações demográficas.
Na verdade, a principal vantagem de usar prontuários eletrônicos de saúde é que eles oferecem um nível mais alto de precisão. Ao invés de confiar em informações boca-a-boca ou em grandes arquivos, os provedores podem acessar esses dados de forma instantânea (online e à distância) para determinar o que aconteceu ao longo do tempo para a saúde de um paciente.
Uma maior desvantagem de que seria fazer uso de um software médico é não ter a habilidade e capacitação suficiente para trabalhar com o sistema ou ainda, e pior, de qualquer outro item que tenha sido digitalizado, com o risco de que possa ser acessado por uma parte não autorizada. É claro que este tipo de problema também poderia ocorrer em arquivos de papel, porém com a saga dos hackers atuais, não seria surpresa de termos de encontrar algo assim no futuro.
De qualquer forma, aqui estão algumas das vantagens e desvantagens sobre o uso de prontuários eletrônicos de saúde para pensar e escolher.
Vantagens do prontuário eletrônico
Os sistemas de prontuários médicos têm inúmeros benefícios, como melhoria na qualidade do atendimento, prevenção de erros médicos e redução de custos desnecessários de atendimento. Nas últimas décadas, praticamente dobrou o investimento em informatização de clínicas e consultórios médicos em todo o mundo.
Os sistemas de prontuário eletrônico de saúde hoje, têm o potencial de transformar o sistema de saúde de processos predominantemente baseados em papel, em uma nova forma de abordar a saúde, utilizando informações clínicas e outros dados para ajudar os profissionais a fornecer atendimento de melhor qualidade a seus pacientes.
Os impactos incluem benefícios ímpares se comparados às suas desvantagens. Entre as vantagens que já citamos, os prontuários eletrônicos são capazes de armazenar informações da saúde do paciente que são geradas por um ou mais atendimentos em qualquer ambiente de consultório e prestação de cuidados.
Incluídas nestas informações estão:
- dados demográficos do paciente;
- relatórios de progressos;
- problemas e tipos de doenças;
- medicamentos e dosagens;
- sinais vitais;
- histórico médico;
- imunizações;
- dados laboratoriais;
- arquivos de mídia como exames de relatórios radiológicos
- entre outros
E ainda, dos benefícios básicos associados aos prontuários eletrônicos, também podem ser incluídas as capacidades de acessar facilmente todos os registros computadorizados, a eliminação da falta de caligrafia, que historicamente tem afetado os prontuários médicos, de forma até popular.
Esses sistemas podem incluir muitos recursos potenciais, mas três funcionalidades específicas prometem melhorar a qualidade do atendimento e reduzir os custos no nível do sistema de saúde:
- ferramentas de suporte à decisão clínica;
- sistemas computadorizados de entrada de pedidos;
- troca e compartilhamento de informações.
Poder do compartilhamento e acesso
Isso também torna o processo de atendimentos mais eficiente porque tanto as equipes quanto provedores (farmacêuticos), não precisam buscar esclarecimentos ou solicitar informações faltantes de atendimentos e tratamentos. Por exemplo, nos Estados Unidos, alguns estudos podem sugerir que erros podem ser reduzidos em até 60% quando um sistema de prontuário eletrônico é usado isoladamente.
Esses e outros recursos do prontuário eletrônico, na verdade, são requisitos dos critérios estabelecidos pela legislação.
Regulamento para o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) no Brasil pelo Conselho Federal de Medicina (CFM) e a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS) em vigência desde 2002: Baixe a cartilha agora!
Desta forma, um sistema de prontuário eletrônico é aquele que auxilia o profissional na tomada de decisões em relação ao atendimento ao paciente. Com o crescimento contínuo do conhecimento médico, cada uma dessas funcionalidades garantem um meio adequado para que todo o serviço de saúde seja prestado de maneira muito mais segura e eficiente.
Uma vez que os dados estão disponíveis, eletronicamente, para os provedores, os prontuários eletrônicos facilitam o compartilhamento de informações do paciente entre diferentes profissionais e espaços de saúde, com segurança e em tempo real, reduzindo até prejuízos redundantes.
Atualizações
E, principalmente, à medida que mais e mais atualizações destes sistemas sejam implementados, pode-se esperar que certos erros médicos sejam cada vez mais evitados e que, no geral, o paciente receba cuidados mais seguros.
Isso é muito certo que com a informatização destes processos clínicos, pode-se eliminar definitivamente erros médicos, potencialmente perigosos, e causados por má gestão, caligrafia, excesso burocrático de arquivos.
Toda informação adequada é mais fácil de documentar. A grande maioria dos sistemas de registros e prontuários eletrônicos de saúde possibilita a criação de modelos personalizados. Esses modelos direcionam os profissionais de saúde a inserir notas, arquivos ou registros específicos para cada paciente, tornando possível documentar com precisão as informações necessárias de acordo com o paciente.
Resultados administrativos
Em termos de resultados institucionais, há um considerável desempenho financeiro e operacional, bem como uma ótima satisfação entre pacientes e clínicos que usam softwares médicos. E mais, manter registros administrativos eletronicamente requer menos espaço de armazenamento físico.
Esses resultados se concentraram no uso do prontuário eletrônico em ambientes hospitalares, ambulatoriais e de consultórios. Incluem com frequência, dados sobre aumento de receita, custos evitados e outros benefícios menos tangíveis, como maior capacidade de conduzir estudos sobre casos de pacientes e aumento da satisfação profissional.
Muitos custos evitados associados no investimento de prontuários eletrônicos são resultados da eficiência gerada pela disponibilidade de informações de pacientes disponíveis, reduzindo muitos custos. Com seu uso, é possível fazer ainda backup de registros e prontuários, mantendo-os em nuvem ou em locais como servidores seguros.
Para pequenas empresas, as opções de backup mais baratas são CDs e cartões de memória. Se sua empresa possui grandes quantidades de dados, os discos rígidos externos são uma opção popular de backup.
Backup em nuvem
Com a cloud computing, a computação em nuvem, fornece um meio muito seguro para o seu negócio para o objetivo de gerenciamento de seus recursos clínicos administrativos on-line. Os serviços de backup na nuvem estão se tornando mais populares a cada dia que passa e podem ser automatizados para a conveniência do profissional.
Menos caro e mais fácil para configurar padrões
Ao invés de fazer aquela limpeza básica de secretaria, de modelos e procedimentos de registros, com a informatização é possível ser mais fáceis essas escolhas de padronizar outras áreas que ficavam de lado. Lado a lado com sistemas manuais, o risco de dados corrompidos é muito menor, bem como problemas de cópias duplicadas, espaços físicos inadequados, etc.
Economia de tempo
Quando um registro é criado no sistema eletrônico, ele pode ser configurado até para que os pacientes possam acessar dados. Em vez de gastar 15 minutos preenchendo papeladas e papeladas no consultório do médico, antes de uma visita, podem ser inseridos dados diretamente em tempo real, economizando tempo no trabalho administrativo do médico.
Assim, com um sistema eletrônico, os profissionais podem fazer pedidos de imagens ou vincular trabalhos de laboratório de forma instantânea. Estes benefícios se estendem também aos pedidos de prescrição, que podem ser enviados diretamente para a farmácia de escolha de um paciente. O mais fantástico, é que no momento em que um paciente chega à farmácia, o pedido já estará pronto.
Ferramenta para a saúde preventiva
Toda a equipe médica têm acesso a todos os dados do paciente imediatamente com o registro de saúde eletrônico. Com ele, o médico pode informar a essa pessoa de que seria uma boa hora de atualizar a sua vacina, por exemplo. Podem ser avisos para exames e testes de rotina, laboratoriais, bem como outras ações preventivas que podem ser alertadas de forma comunicativa e com precisão para cada paciente.
Visibilidade e praticidade
Esta vantagem do prontuário eletrônico é um dos maiores pontos para o software médico. Ele permite acesso total a todos os processos importantes em seu gerenciamento médico, tornando os dados de todos os departamentos e setores, facilmente acessíveis ao profissional responsável quanto para sua equipe administrativa.
Além disso, a disponibilidade de todas as informações da seu consultório em um local centralizado e disponível online, permite maior colaboração por parte de todos os agentes envolvidos e eficiência mais simplificada das tarefas. Essa visibilidade garante fluxos de trabalho mais coerentes e faz com que processos intersetoriais sejam facilmente rastreados com a máxima eficiência.
Tudo isso torna possível tomar decisões mais rápidas com maior confiança. Por ter uma única fonte, centralizada, mas ao mesmo tempo acessível, um prontuário eletrônico pode gerar muitos relatórios e análises úteis a qualquer momento. Este software oferece a capacidade de analisar e comparar funções entre departamentos, sem o incômodo de várias planilhas e e-mails.
Atendimento ao Cliente
Os clientes/pacientes de seu consultório médico também são beneficiados, mesmo que não saibam. Como as informações são centralizadas e simplificadas, sua equipe pode se concentrar na criação e manutenção de relacionamentos com clientes com maior aproveitamento, em vez de perder tempo em procedimentos, organizando manualmente arquivos e planilhas.
No final do dia, a primeira coisa que um consultório deve se preocupar é com a aquisição e fidelização de clientes.
Segurança de Dados
Uma das maiores vantagens de um sistema de prontuário eletrônico é a segurança de dados. Afinal, é bem no coração do conceito de sistema eletrônico que estão os dados. O compartilhamento de dados, como atendimento, administração, financeiro, gestão de tratamentos, etc., melhora toda a logística da clínica.
Mesclar informações de vários sistemas geralmente causa conflitos, mas ter um único repositório de informações ajuda a melhorar a precisão, a consistência e a segurança dos dados de sua clínica.
Os sistemas de prontuário eletrônico, em servidor e na nuvem, oferecem à sua clínica um maior grau de segurança. O sistema de banco de dados garante ter backups centralizados de seus dados confidenciais. Aqueles que são baseados em nuvem, apesar do que muitas pessoas pensam, oferecem uma camada extra de segurança.
Desvantagens do prontuário eletrônico
Agora que citamos as vantagens, esclarecemos alguns equívocos, na hora de entender por que alguns profissionais acabam não se adaptando à implementação dos softwares.
Desvantagens potenciais
Alguns profissionais identificaram possíveis desvantagens associadas a essa tecnologia. Isso inclui questões de investimento financeiro, alterações no fluxo de trabalho tradicional, perda temporária de produtividade associada à adoção de um sistema, preocupações com privacidade e segurança e várias conseqüências não intencionais.
Financeiramente
Na questão financeira, pode-se incluir os custos de adoção e implementação, custos de manutenção, conversão de gráficos em papel para gráficos eletrônicos, e custos de treinamento para os usuários finais.
Fluxo de trabalho
Outra desvantagem que apresentaram a um prontuário eletrônico, é a interrupção dos fluxos de trabalho para a equipe médica e de provedores, que resultam em perdas temporárias na produtividade. Essa perda deve-se ao fato de que usuários finais não puderam aprender mais sobre o novo sistema, levando a desistências e perdas de receita.
Treinamento de equipe
Usar um sistema de maneira eficiente requer treinamento em seu pacote de software escolhido. Adicionar dados pode significar digitalizar documentos impressos, verificar atenciosamente informações, e tudo isso requer conhecimento.
Insegurança
Manter registros em papel envolve segurança e na forma eletrônica, também. No entanto, ter registros em nuvem requer a utilização obrigatória de sistemas antivírus e antispams, pois violações e invasões de hackers (ou mau uso) sempre podem ocorrer.
Um colaborador não precisa perder um computador, mas pode acessar um arquivo de paciente sem permissão. Um médico que relata sobre a saúde de um paciente também pode ser uma violação. Sem treinamento adequado, essas violações podem dificultar o atendimento médico que um paciente recebe.
Atualização regular
Como qualquer software, uma plataforma de registro eletrônica deve receber atualizações regulares para que possa executar seus serviços. Mas nem todo gestor de software faz isso. Se as atualizações são menos frequentes, ele poderá ser prejudicado pelo mau funcionamento, em comparação com as instalações que recebem atualizações regulares.
Grandes oportunidades de escolhas
Com tantas vantagens e alguns conhecimentos sobre possíveis problemas dos sistemas de gestão clínica, agora você pode estar pronto para começar a comparar estes pontos. Por isso, é importante entender as desvantagens e seus benefícios para o seu consultório.
Saber disso, para um bom investimento, é crucial. Então? O que você considera como principais vantagens e desvantagens dos prontuários eletrônicos de saúde? Acredita que deve investir em um software médico ou não?
Ao tomar uma decisão sobre qual software é adequado para o seu consultório, é sempre importante considerar esses prós e contras. Faça uma avaliação detalhada das necessidades e áreas problemáticas da sua gestão e, em seguida, procure por um bom sistema que proporcione à sua empresa, maior potencial para melhorar. Para a maioria das clínicas, as vantagens geralmente superam as desvantagens.
Agora, você pode exigir muito mais de um programa de software que atenda a todas as suas necessidades fiscais, jurídicas e se serviço de gestão. Se você precisar de ajuda para começar a pesquisar sobre prontuários eletrônicos, confira nosso Meu Consultório! Então, entendeu o que fazer para otimizar bem as funções de sua clínica? Entre em nosso blog, conheça nosso produto e comente!
