Como fazer o controle de estoque em clínicas?

A gestão de todos os processos que envolvem a rotina de um consultório médico tende a ser bastante complexa, sobretudo se pensarmos que esse tipo de negócio precisa unir capacidade administrativa com os princípios técnicos e éticos da própria medicina. Por isso, fazer o controle de estoque em clínicas e consultórios pode ser muito importante.

O lado bom dessa história é que, apesar das dificuldades intrínsecas desse ramo do mercado, é perfeitamente possível ter um desempenho mais positivo, sobretudo pela adoção de estratégias e ações pontuais de melhoria.

Confira este post e descubra como fazer um bom controle de estoque em clínicas e consultórios!

A realidade das clínicas e consultórios

Quem trabalha com a área de saúde já sabe: a realidade diária envolve muitos insumos, medicamentos novos, uma série de materiais de trabalho, diversos artigos de limpeza e outros itens importantes, que são simplesmente indispensáveis para a realização de atendimentos e para a rotina habitual de qualquer clínica ou consultório.

Dentro desse contexto, não é difícil perceber que um bom estoque é fundamental, uma vez que a falta de alguns itens pode trazer problemas consideráveis. Além disso, gerenciar inadequadamente o acervo pode acarretar sérios prejuízos, com pacientes insatisfeitos, produtos vencidos e perda de qualidade.

Em um ramo tão competitivo, não dá para vacilar e você precisa saber muito bem o que entra e o que sai do seu acervo. Caso a secretária ou você mesmo necessite ficar anotando tudo em fichas de papel, o risco de esquecimentos, duplicatas, inutilização ou de outras falhas será imenso e esse é um risco que não pode ocorrer!

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A importância do controle de estoque em clínicas

Antes de mostrarmos o que você pode fazer para melhorar a sua gestão de estoque, é preciso entender um pouco melhor o porquê de não abrir mão dessa estratégia em sua clínica ou consultório. Essa administração estratégia é exatamente o que garante que equipamentos e materiais essenciais estejam disponíveis quando você precisar.

Caso isso não seja feito corretamente, o prejuízo será inevitável e pode atingir todas as etapas de atendimento dos pacientes, resultando em experiências ruins que, invariavelmente se refletirão negativamente no marketing do empreendimento e, em médio e longo prazo, no retorno financeiro esperado em todo o final de mês.

A gestão de estoque bem-feita possibilita o conhecimento sobre os produtos, avalizando uma melhor organização de todo o negócio. Quando mais você investe no aprimoramento dessa parte, menores serão as despesas, os gastos, o retrabalho, o orçamento, as perdas e até a preocupação perante a concorrência.

Dicas para um bom controle de estoque em clínicas

Garanta boas condições de armazenamento

O primeiro passo para um controle de estoque em clínicas é garantir boas condições de armazenamento, tendo em vista que muitos medicamentos, produtos e, eventualmente, até alguns aparelhos precisam de características específicas para que o seu uso seja mais seguro e mantenha a qualidade do seu desempenho.

Diante dessa realidade, é fundamental assegurar que haja o espaço necessário para que esses itens sejam acessados sem problemas e, até mesmo, para a limpeza e a manutenção, se for o caso. A disponibilidade de geladeiras e refrigeradores também deve ser garantida, para artigos que exijam temperaturas mais baixas, por exemplo.

Produza inventários periodicamente

Muitas pessoas acabam não fazendo o levantamento do seu estoque, porque não arrumam tempo para isso diante da rotina diária atribulada ou, simplesmente, por acharem que não é tão relevante quanto efetivamente é. Entretanto, essa é uma ação imprescindível, pois é a única maneira de conseguir entender como é o fluxo e o perfil de uso do seu acervo.

Uma forma interessante de fazer isso, por exemplo, é por meio da divisão de artigos com critérios que você mesmo pode estabelecer. Uma ideia é classificar os produtos em faixas diferentes, considerando o seu valor de custo e a influência que eles produzem no seu orçamento no final do mês.

Assim, você pode ter um controle mais rígido dos itens que são muito caros e impactam a sua realidade financeira de uma forma mais intensa, sempre respeitando as suas peculiaridades e as do seu próprio empreendimento.

Organize o processo de compras

Organizar o seu processo de comprar também é muito importante, especialmente se você considerar que falhas nesse aspecto podem resultar em severos prejuízos e na perda de um tempo valioso com o retrabalho. Por outro lado, com alguma organização e a criação de relatórios, você terá uma melhor compreensão do seu estoque.

Essa é uma maneira de poder planejar melhor a aquisição de insumos, dando preferência para os artigos que estarão quase acabando, por exemplo, tendo a chance de negociar melhores preços com os fornecedores, mas sempre mantendo os olhos atentos quanto à qualidade dos itens e evitando o desperdício de material.

Ainda nesse contexto, você também pode desenvolver um cadastro próprio dos fornecedores, com o intuito de ter uma compreensão mais abrangente sobre os parceiros comerciais que estão adotando práticas mais vantajosas no mercado e também de saber quais são os prazos e benefícios oferecidos por eles.

Utilize um software de gestão

Por fim, se você deseja mesmo fazer o controle de estoque em clínicas e quer reunir todas as dicas anteriores em uma só solução, a adoção de um bom software de gestão pode ser imprescindível para o seu empreendimento. Eles ajudam bastante o seu acervo e faz com que você evite prejuízos e perdas de maneira muito mais eficaz.

Com esse tipo de software, é possível gerar relatórios e planilhas esporadicamente, tendo um controle de estoque em clínicas rígido dos seus gastos e diminuindo o desperdício, que é um dos maiores inimigos do seu orçamento. Todas as informações ficarão centralizadas em um só local, de forma que nenhum dado seja perdido ao longo do processo.

Seguindo essas dicas, você conseguirá fazer o controle de estoque em clínicas e focará a sua atenção à parte técnica, sem ter que se preocupar que o seu negócio acabe tendo prejuízo no final do mês por conta de perdas ou desinformação.

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