Atualmente, o atendimento em um consultório é direcionado para oferecer abordagem humanizada, seguindo tendências do mercado que contribuam para elevar a satisfação do paciente. Por isso, seguir algumas técnicas de recepção para consultório é uma alternativa que fortalece o atendimento de qualidade contribuindo para atingir as expectativas do paciente.
A recepção de uma clínica ou consultório deve estar preparada para receber pessoas com os mais diferentes perfis, garantindo o tratamento humanizado e a eficiência em seus processos. Assim, um serviço de atendimento bem equipado que opera com técnicas de recepção para consultório consegue realizar o funcionamento da instituição de forma positiva.
Ao identificar um atendimento de qualidade e diferenciado, o paciente se sente acolhido, seguro e satisfeito, motivos que aumentam as chances de retornar ao consultório e indicá-lo a outras pessoas. Afinal, o atendimento impulsiona a reputação da clínica e do profissional, levando destaque e reconhecimento.
Para que tudo isso seja possível, adotar técnicas de recepção para consultório é de extrema importância.
Por isso, confira as 12 mais importantes que devem estar presentes em seu consultório, continuando a leitura a seguir!
12 técnicas de recepção para consultório
Para prestar um bom atendimento, seguir algumas técnicas de recepção para consultório é muito importante, afinal, essa é a principal forma de oferecer um serviço de excelência aos pacientes. É necessário que ele entenda que está em um ambiente seguro e acolhedor desde o primeiro momento. A seguir, conheça algumas das principais técnicas de recepção para consultório que são capazes de elevar a satisfação dos pacientes, contribuindo para o sucesso do profissional.
1. Fornecer a infraestrutura adequada
Não há como melhorar a produtividade de uma equipe sem oferecer uma infraestrutura que permita a realização adequada das suas tarefas. Diante dessa realidade, uma das técnicas de recepção para consultório é disponibilizar recursos mínimos para que sua recepcionista consiga fazer seu trabalho.
Um computador moderno e que não fique travando também é imprescindível. Caso a clínica fique em um local quente, como na maioria do Brasil, a climatização também é um excelente investimento. Vale lembrar que seus pacientes também merecem conforto, assim como os funcionários.
Uma cafeteira de qualidade ajuda a trazer mais disposição para o dia a dia, um bebedouro com água gelada também e, até mesmo, som ambiente ou uma televisão podem funcionar como uma distração para os momentos de estresse enquanto aguarda ser atendido.
2. Organizar o ambiente de trabalho
Uma das técnicas de recepção para consultório consiste em organizar este ambiente de trabalho. Afinal, é muito difícil alcançar um desempenho satisfatório quando o lugar está uma bagunça e a desorganização passa uma péssima impressão para os pacientes e acompanhantes que estão chegando à clínica.
Por isso, comece eliminando hábitos nocivos, como deixar panfletos desnecessários e propagandas sobre a mesa, bem como materiais gráficos e pilhas de papel que não sejam imprescindíveis. O espaço da recepção deve ser ocupado apenas com o que é essencial, além de artigos que deem conforto aos visitantes.
Um software de gestão pode ser a melhor alternativa, uma vez que ele, por si só, já elimina boa parte da papelada que ficaria espalhada. Assim, não será necessário contar com várias agendas e arquivos, pois as informações ficarão todas centralizadas, acessíveis em poucos cliques, na tela do computador.
3. Informatizar a recepção
Outra importante estratégia entre as técnicas de recepção para consultório é adotar ferramentas que facilitem o dia a dia e tornem a rotina mais simples. Definitivamente, uma das melhores soluções é a aquisição de um sistema de gestão, fazendo da tecnologia uma grande aliada da sua clínica ou do seu consultório.
Há softwares já voltados para atuar na área de saúde, com funcionalidades que diminuem a burocracia e agilizam a comunicação. Um dos seus diferenciais é a possibilidade de realizar agendamentos online de consultas e de exames, que acabam sendo a melhor alternativa para realizar essas tarefas.
Após a implementação, os atendimentos aos pacientes ficarão mais ágeis e não será mais necessário telefonar para todos confirmando ou remarcando por conta de erros na agenda. Tudo fica mais simples, uma vez que os dados e informações estão ali na tela, centralizados, podendo ser acessados em tempo real, com poucos cliques.
Do ponto de vista do orçamento, também há benefícios interessantes, até mesmo pela redução de gastos com ligações telefônicas e aumento da produtividade dos próprios funcionários, que não ficarão restritos apenas a atender as ligações e nem perderão minutos precisos procurando itens em agendas de papel.
A função de lembretes é outro diferencial, já que é possível programar o envio de um e-mail ou mensagem de texto para o celular da pessoa, relembrando eventuais procedimentos necessários de acordo com cada caso, bem como o horário e o local da consulta. É uma forma inteligente e eficaz de diminuir o número de faltas por esquecimento ou de remarcações, por exemplo.
Ainda, é possível acessar o prontuário para anotar observações ou ter mais controle do fluxo de caixa do empreendimento, registrando todas as entradas e saídas, além do faturamento e de despesas extras.
4. Investir em treinamento
Além de investir na informatização, realizar treinamento com a equipe é outra entre as técnicas de recepção para consultório que elevam a qualidade do atendimento. Essa é uma tática importante para otimizar o trabalho da equipe, apostando em cursos e treinamentos, visto que eles podem melhorar a capacidade individual dos colaboradores em lidar com situações estressantes e em atender um público extremamente variado, por vezes exigente e nem sempre tão educado quanto deveria.
Encare isso como um investimento com excelente custo-benefício e não como uma despesa, pois o retorno é mais que garantido. Existem opções tradicionais voltadas para o mercado de trabalho, que preparam a pessoa para lidar com agendamentos e, ainda, aulas disponíveis na modalidade online, que são mais baratas e têm seu foco maior em tecnologia.
5. Delegar corretamente as tarefas
Delegar as tarefas corretamente no ambiente de trabalho também faz parte das técnicas de recepção para consultório. Isso porque, o erro nesse momento pode afetar diretamente a produtividade de toda equipe de atendimento. Por isso, o gestor deve certificar-se de que todos os colaboradores da recepção estão cientes de seu papel, assegurando-se que cada um desempenhe sua tarefa com seriedade.
Depois de delegar as funções, é preciso também estimular a comunicação contínua entre a equipe. Dessa maneira, os profissionais poderão manter-se alinhados, melhorando a qualidade no atendimento e contribuindo para que o médico tenha todas as informações adequadas no momento da consulta.
6. Padronizar os processos da clínica
Padronizar os processos do consultório é uma das principais formas de garantir um atendimento de alta qualidade na recepção. Sem essa prática, pode ser difícil assegurar que todos os pacientes recebam a devida atenção ao chegar no consultório e possam ter seus problemas solucionados.
Além de treinamentos, o uso de ferramentas específicas para isso é uma excelente alternativa. Como vimos anteriormente, um software de gestão pode ajudar a manter a padronização da clínica na recepção, melhorando os resultados e a relação entre pacientes e profissionais.
7. Realizar o planejamento da rotina
Realizar o planejamento da rotina é uma das técnicas de recepção para consultório que contribuem para o bom funcionamento das coisas. É fundamental que cada colaborador conheça suas atribuições, assim como a forma de realizar os procedimentos que a ele competem.
Portanto, realizar o planejamento da rotina de serviços é tão importante quanto a padronização das tarefas, garantindo organização, segurança e funcionalidade ao atendimento, fatores que promovem também a otimização do tempo na clínica e evitando longos períodos de espera.
8. Definir um tempo médio de resposta
Outra entre as técnicas de recepção para consultório que não pode faltar é a definição de um tempo médio para resposta ao atendimento, de modo a garantir a qualidade do recebimento dos pacientes. Assim, a equipe deve ter em mãos todas as informações necessárias para realizar uma boa recepção do paciente.
Com o uso de ferramentas que agilizam o acesso a esses dados, é possível estipular um tempo para o atendimento. Dessa maneira, não será necessário que o paciente aguarde muito tempo para ser atendido de forma eficaz, elevando sua visão sobre a clínica.
9. Atualizar as informações do paciente de maneira periódica
Assim como qualquer pessoa, o paciente tem seus dados modificados continuamente. Por esse motivo, outra entre as técnicas de recepção para consultório que devem ser aplicadas é a adoção de métodos que mantenham as informações sempre atualizadas, evitando problemas ao entrar em contato com o paciente.
É indicado que o colaborador da recepção confirme os principais dados do paciente com certa periodicidade. Assim, se algum imprevisto acontecer, a equipe poderá entrar em contato sem maiores problemas.
10. Oferecer atendimento personalizado
Visto que as pessoas buscam ser atendidas de acordo com suas preferências e gostos, outra entre as técnicas de recepção para consultório é realizar um atendimento personalizado. Isso está relacionado com os horários disponíveis para consulta, a forma como o paciente é abordado na recepção, e mais.
O atendimento personalizado é algo que todo paciente procura, no entanto, nem sempre sabem onde podem encontrar. Portanto, é importante que o gestor divulgue a excelência do atendimento como uma forma de atrair o público para a clínica.
Utilizar depoimentos de pacientes que estão satisfeitos pela excelente forma como foram atendidos é uma das estratégias que pode ser usada para conquistar o interesse de novos pacientes. Afinal, esse tipo de ação ajuda a divulgar a boa imagem do consultório, fidelizando também antigos pacientes.
11. Assegurar um atendimento humanizado
Em qualquer área de medicina, abrir mão do atendimento humanizado é um tremendo erro. Por isso, essa é uma das técnicas de recepção para consultório que não poderiam faltar. Com a alta competitividade do mercado e as enormes exigências que essa área impõe sobre os seus profissionais, não é raro que o atendimento humanizado acabe ficando em segundo plano também no atendimento inicial. No entanto, é preciso lutar para que isso não aconteça.
Além de uma boa estrutura e estratégias inteligentes, é importante apostar em uma boa relação com o seu público. Algumas atitudes simples, como orientar a equipe a não ter pressa no atendimento e ouvir com paciência, estão entre as que determinam mais diretamente o nível de satisfação das pessoas com o profissional.
Aproveite para descobrir como consultórios ocupados podem aumentar o fluxo de pacientes!
12. Adotar um software de gestão
Em tempos nos quais a tecnologia se faz presente em praticamente todos os ramos de atuação, apostar em um software de gestão é fundamental para ter sucesso na área de saúde e também para otimizar o atendimento no consultório. Por isso, essa é uma das técnicas de recepção para consultório que se apresenta como uma solução com excelente custo-benefício, elevando o patamar da sua empresa.
Ele permite que a recepcionista realize o cadastro independente dos pacientes, o que fará com que, quando alguém telefonar para a clínica para marcar uma consulta, os dados e informações já estejam disponíveis para esse colaborador, economizando tempo de todas as partes envolvidas e minimizando as chances de erros.
Esses cadastros facilitam também a vida do médico, pois ele acaba tendo um acesso muito mais simples e dinâmico a todo o histórico e o receituário das pessoas que vai atender — tudo isso ao alcance de poucos cliques. Vale lembrar que tudo o que está armazenado no programa está protegido e criptografado.
O software de gestão configura uma vantagem financeira, pois termina com a necessidade de planilhas de papel, ao unificar todos os processos com segurança, permitindo um controle mais fácil de todos os detalhes de faturamento do empreendimento, mesmo que você esteja em outro local.
As técnicas de recepção para consultório estão diretamente relacionadas a qualidade do atendimento e, consequentemente, a satisfação dos pacientes, que valorizam o tempo bem utilizado, segurança e acolhimento dentro do ambiente de saúde.
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