Até pouco tempo, quando um paciente ia a um consultório médico, o médico fazia anotações sobre a consulta ou exames e as acrescentava a um prontuário de papel.
Mas, desde então, tudo mudou e os registros em papel estão saindo do consultório para dar lugar aos prontuários eletrônicos e toda a eficiência e benefícios potenciais que eles podem oferecer.
A transição para um consultório totalmente digital e o gerenciamento desses registros podem parecer complicados, mas não são tão difíceis de aprender e eventualmente de dominar.
Neste artigo, você aprenderá mais sobre gerenciamento de prontuários médicos, as diferenças entre os tipos de registros utilizados na área de saúde e os benefícios de um software de gerenciamento de consultórios e prontuários eletrônicos.
Por isso, se você quer saber mais sobre como organizar os prontuários médicos, confira o conteúdo que preparamos a seguir!
Como organizar os prontuários médicos?
Um prontuário é um registro médico e um prontuário eletrônico é um registro de saúde eletrônico, ambos podem fazer parte do gerenciamento de registros médicos.
Um prontuário em papel é geralmente um registro feito dentro do consultório de um médico e inacessível fora daquele ambiente ou por outros profissionais. Um prontuário eletrônico, no entanto, é mais abrangente e os médicos podem usá-lo em todas as organizações de saúde e locais onde houver necessidade.
O que é a organização de prontuários médicos?
A organização de prontuários médicos é a parte do gerenciamento de registros de saúde que se relaciona ao funcionamento de uma prática médica.
É a área de gerenciamento responsável por todos os registros ao longo de seu ciclo de vida, desde a criação, recebimento, manutenção e uso até o descarte.
Às vezes referido como gerenciamento de informações de saúde ou gerenciamento de informações de registros de saúde, o gerenciamento de prontuários médicos pode envolver tudo e qualquer coisa sobre uma prática e um paciente, incluindo, mas não se limitando ao histórico do paciente, achados clínicos, resultados de testes diagnósticos, cuidados pré e pós-operatórios, evolução do paciente e medicamentos.
O gerenciamento de prontuários médicos é um campo em constante evolução, é possível observar a mudança de simplesmente anexar notas escritas a gráficos de papel para elaborar codificações e análises de dados que ajudam os médicos.
Você não está apenas colocando um monte de palavras em um papel, você está recebendo algo que tem significado. Estamos pegando os dados e tornando-os significativos.
Um prontuário médico pode ajudar tanto o médico quanto o paciente. Para o paciente, o registro pode delinear sua história e plano de tratamento de uma forma facilmente acessível.
Para o médico, pode fornecer suporte sobre a exatidão desse plano de tratamento. Um bom sistema de gerenciamento de prontuários médicos pode ser a diferença entre a vida e a morte se alguém precisar verificar um exame, um medicamento ou tomar uma decisão médica rápida.
Quais são os benefícios de organizar os prontuários médicos?
À medida que os requisitos para os prontuários médicos mudam, é importante que as práticas médicas, hospitais, enfermarias qualificadas e instalações de cuidados de longo prazo tenham um sistema de gerenciamento de prontuários médicos que inclua automatizar, capturar, armazenar e disseminar os registros.
O sistema melhora a localização e o rastreamento dos prontuários, mesmo para registros que as pessoas não usam com frequência. Ele também pode preservar informações históricas e vitais sobre uma instalação médica em caso de desastre ou exigência legal.
Um sistema de gerenciamento de prontuários médicos também pode facilitar a transferência ou liberação de informações entre consultórios – os médicos podem acessar as informações em tempo hábil sem duplicar esforços.
Sem dúvida, esse tipo de visibilidade pode aumentar a segurança do paciente, reduzir erros e aumentar a confiança em um plano de tratamento.
Do ponto de vista da produtividade, o gerenciamento de prontuários médicos pode abordar os riscos de litígios, reduzir os custos operacionais devido às necessidades de armazenamento físico reduzidas e aumentar a produtividade, mobilidade e eficiência dos funcionários.
Alguns sistemas de gerenciamento de prontuários médicos oferecerão recursos ou serão vinculados aos sistemas de gerenciamento de pacientes, permitindo conexões entre o faturamento e outros sistemas.
Quais são os riscos de não organizar os prontuários médicos?
Não ter acesso fácil a informações de saúde que possam salvar ou mudar vidas é um risco significativo que os prontuários médicos não gerenciados apresentam.
A falta de organização com relação à manutenção de prontuários também pode representar uma ameaça legal. Além disso, quando a equipe está constantemente lutando para encontrar as coisas, os pacientes podem ver a falta de estrutura e política como um sinal de que uma clínica está atrasada.
A ineficiência também pode levar à perda de produtividade, duplicação de esforços ou incapacidade de concluir as tarefas necessárias.
Erros de faturamento podem surgir como resultado de registros deficientes que, em última análise, custam dinheiro ao consultório. Registros em papel também exigem uma área de armazenamento físico e às vezes podem resultar em práticas que precisam comprar espaço de escritórios adicionais, o que pode ser caro.
Quando os indivíduos criam seus próprios sistemas não padronizados, eles estão expondo a organização a mais problemas potenciais. Por exemplo, isso pode levar a planos de backup insuficientes e aumento dos custos para converter registros de formatos que aderiram à tecnologia que eventualmente se tornou obsoleta. Simplesmente ter backups de dados em vários lugares é inútil se não for acessível ou utilizável.
Infelizmente, muitas instalações médicas não consideram o gerenciamento de prontuários médicos uma função crítica ou necessária. Como resultado, eles não fornecem treinamento ou estrutura para criar uma política eficiente e compatível.
Quais são os benefícios dos prontuários eletrônicos?
O manuseio eletrônico de prontuários médicos tem muitos benefícios em relação às contrapartes mais antigas em papel.
Os profissionais podem rastrear dados com mais facilidade ao longo do tempo e esse rastreamento costuma ser automatizado. A capacidade de rastrear essas informações é importante em muitas situações, incluindo se um médico deseja identificar como um paciente está respondendo a um determinado tipo de tratamento.
Os registros eletrônicos também podem ajudar a identificar os pacientes que podem ter consultas preventivas e exames.
Eles também ocupam menos espaço físico e, como os imóveis são caros, isso pode economizar dinheiro ou fornecer uma área que pode servir a outro propósito valioso, além do simples armazenamento.
Mesmo com todos os benefícios dos registros eletrônicos, pode haver uma curva de aprendizado. Se uma prática está no papel durante toda a sua existência, sua relação com os registros eletrônicos de saúde pode ser muito diferente. Os médicos que usaram apenas papel e não se sentem confortáveis com a tecnologia podem ter mais dificuldade em adotar prontuários eletrônicos do que um novo médico que cresceu com a tecnologia.
Além disso, se um médico deseja vender uma clínica, deve haver registros eletrônicos e não em papel. Os prontuários eletrônicos também permitem que os médicos insiram pedidos de testes automaticamente e escrevam prescrições de forma otimizada.
O que está envolvido na organização de prontuários médicos?
O gerenciamento de prontuários médicos envolve muitos tipos de registros, incluindo registros de pacientes, exames, imagens, áudios, varreduras e até mesmo informações enviadas por emails.
Além disso, envolve certificar-se de que todos esses itens estão acessíveis, seguros e protegidos.
A menos que um consultório seja novo, provavelmente ainda existem alguns prontuários de papel no consultório. Decidir o que fazer com esses prontuários é vital para o sucesso de qualquer sistema de gerenciamento de prontuários médicos.
Simplesmente digitalizá-los em um formato eletrônico não os tornará necessariamente facilmente acessíveis para as pessoas que precisam deles. Uma empresa especializada neste tipo de transferência de registros pode garantir que eles sejam criados de maneira adequada e que cumpram as melhores práticas, regulamentos e cronogramas de retenção.
A transição depende da organização, algumas optam por ter uma data limite e outras optam por viver em um mundo híbrido.
De qualquer forma, a transferência de prontuários em papel para os eletrônicos requer uma coordenação cuidadosa. Os consultórios e clínicas devem considerar as seguintes questões:
- Quais informações históricas do paciente devem estar disponíveis para consultas durante e após a transição?
- Quais são os melhores métodos de conversão dessas informações?
- Qual é a melhor maneira de garantir que os dados e informações convertidos sejam de qualidade suficiente?
- Por quanto tempo os prontuários em papel precisam ser mantidos após a transição?
- Qual é a função da impressão e como deve ser permitida durante a transição?
Essas respostas podem ser diferentes para diferentes tipos de práticas médicas. Por exemplo, aqueles que se especializam em cardiologia podem precisar manter as informações de testes e diagnósticos anteriores mais prontamente disponíveis do que outras clínicas, uma vez que os consultam com frequência para procurar anomalias ou tendências.
Os resultados de um teste ou procedimento único podem não precisar de tanto acesso. As organizações também podem precisar decidir se alguém irá inserir manualmente dados importantes como alergias, histórico de procedimentos, medicamentos atuais, etc., no sistema novo ou atualizado.
Definitivamente, não existe uma resposta única para todos e vai variar de acordo com o software escolhido. Alguns fatores que você pode considerar incluem orçamento, número de pacientes e o número de instalações que precisam de acesso às informações e com que frequência.
Como alguns prontuários médicos estão vinculados a sistemas de gerenciamento de consultórios, o ciclo de receita e o faturamento podem fazer parte do mesmo sistema, facilitando as coisas para o consultório.
A digitalização dos registros dos pacientes e a simplificação dos prontuários eletrônicos podem criar um fluxo de trabalho muito mais eficiente para consultórios médicos e administrações clínicas.
Ao escolher um sistema de gerenciamento de prontuários médicos, procure uma ferramenta que permita a colaboração e o acesso a qualquer hora e em qualquer lugar, enquanto fornece as medidas de segurança necessárias para manter as informações dos pacientes seguras.
Agora que você já sabe mais sobre como organizar os prontuários médicos, que tal entender um pouco mais sobre como implementar um software sem mudar a rotina do consultório?
