Até pouco tempo, os prontuários médicos em papel eram o padrão em todos os consultórios, clínicas e hospitais.
Assim que um paciente chegava, alguém tinha que correr para os fundos e revirar anos de documentos em papel na esperança de encontrar o correto – se é que ele existia.
Desde então, muitas organizações de saúde abandonaram seus métodos tradicionais, fazendo a transição do prontuário em papel para o prontuário eletrônico. Nesse contexto, o software para a gestão de consultórios tornou-se então um componente fundamental para qualquer prática médica.
Os sistemas especializados não estão apenas mudando a maneira como os médicos documentam e armazenam dados, mas também estão levando a um melhor tratamento e diagnóstico do paciente.
Por isso, se você quer saber mais sobre como fazer a transição para prontuários eletrônicos? Confira o conteúdo que preparamos sobre o tema!
Como fazer a transição para prontuários eletrônicos?
O prontuário eletrônico é descrito como um registro digital de informações relacionadas à saúde de um paciente em relação a uma única instituição de saúde. Dependendo do software, o prontuário eletrônico substitui ou colabora com o método tradicional em papel.
Com o prontuário eletrônico, a diferença está na capacidade de compartilhar informações, fazendo com que o histórico do paciente e outros dados úteis possam ser acessados em qualquer lugar e a qualquer hora. Por exemplo, digamos que um paciente tenha ido à mesma clínica por anos e de repente precise fazer uma mudança por qualquer motivo. Seu histórico médico pode ser transferido para outro consultório. Em vez de começar do zero, o profissional de saúde autorizado será capaz de acessar informações de todos os médicos envolvidos no tratamento anterior do paciente.
Ainda confuso? O importante a entender é que os softwares que oferecem recursos para prontuários eletrônicos trabalham para aumentar a eficiência do médico e melhorar a qualidade do atendimento ao paciente por meio da simplificação e documentação dos dados.
Quais são os motivos para fazer a transição para prontuários eletrônicos?
Converter seus prontuários médicos em papel para os eletrônicos pode parecer uma tarefa difícil, mas há uma série de benefícios que fazem valer a pena!
Os prontuários eletrônicos estão otimizando o nível da assistência médica e levando a mais produtividade para as clínicas. Confira a seguir os principais motivos para fazer a transição:
Tempo e dinheiro
Um subproduto atraente dos prontuários eletrônicos é o tempo e o dinheiro que economiza em seu consultório médico.
Em vez de pesquisar em incontáveis arquivos de papel um registro médico específico, os médicos e profissionais de saúde podem acessar de forma rápida e fácil o histórico de um paciente de forma online.
Muitos consultórios têm salas inteiras destinadas a conter anos de informações e documentos do paciente. Ao ser capaz de armazenar e acessar os dados do paciente por meio da nuvem, os consultórios podem redirecionar esse espaço e economizar dinheiro em custos de armazenamento.
Além disso, os profissionais qualificados podem ganhar incentivos financeiros para implementar registros eletrônicos, ajudando com o custo da transição.
Segurança e precisão
Além de economizar tempo e dinheiro, o prontuário eletrônico pode fornecer melhor segurança de registros confidenciais e sigilosos do paciente. Certos usuários podem receber diferentes níveis de acessibilidade às informações do paciente para garantir que os arquivos confidenciais sejam mantidos em segurança.
Ao salvar documentos em um servidor baseado em nuvem em vez de em um local de armazenamento físico, você não corre o risco de perder informações importantes devido à adulteração ou danos externos.
O software para a gestão de consultórios com prontuários eletrônicos também elimina a possibilidade de quaisquer problemas de legibilidade e reduz a quantidade de tempo e erros que vêm com a dupla entrada manual de dados. Por exemplo, um médico pode olhar seu prontuário e não conseguir ler o que foi escrito ou confundir o que foi escrito com outra palavra. Isso pode levar a diagnósticos ou tratamentos imprecisos.
Benefícios para todos
O prontuário eletrônico não só oferece benefícios para a sua clínica, mas também faz o mesmo para os seus pacientes.
Ao evitar os erros que vêm com registros médicos manuscritos, diagnósticos e tratamentos mais precisos podem ser dados para garantir a segurança do paciente.
Além disso, as clínicas estão adotando softwares que permitem ao paciente um maior envolvimento por meio do uso de portais de pacientes. Os pacientes podem fazer pagamentos, agendar consultas e acessar informações de prescrição online, dando-lhes mais controle sobre seus cuidados de saúde.
Essa interação perfeita torna a experiência do cliente mais tranquila, além de fornecer ao seu consultório todas as informações necessárias sobre o paciente. Os usuários podem navegar facilmente no histórico médico de um paciente para encontrar dados específicos, em vez de ter que pesquisar em arquivos de papel.
Ao passar mais tempo lidando com o paciente e menos tempo procurando registros e informações anteriores, uma clínica pode aumentar sua eficiência enquanto mantém os clientes satisfeitos com menos atrasos.
Dicas para fazer a transição para prontuários eletrônicos
As vantagens de usar um software para gestão de consultórios são aparentemente ilimitadas, mas implementá-lo pode parecer uma tarefa difícil.
Os principais desafios que vêm com a transição incluem preparação, treinamento, custos de implementação e a falta de uma interface amigável. Dito isso, uma vez que seus médicos se sintam confortáveis com o uso de um sistemas, os benefícios superam as desvantagens, e o sistema se paga a longo prazo.
Nem todos os softwares são iguais, por isso é importante conhecer seus requisitos e o que você espera realizar ao tomar sua decisão. Ter um plano em vigor e reconhecer seus objetivos de curto e longo prazo são os primeiros passos para uma transição tranquila.
Elabore um plano completo
É crucial incluir funcionários de cada departamento em sua prática para garantir uma transição bem-sucedida.
Funcionários com funções variadas podem fornecer informações e garantir que nada seja esquecido durante o processo de conversão. É inteligente ter todos em sua prática na mesma página durante a transição.
Normalmente, os chefes de departamento têm mais acesso para garantir a segurança das informações do paciente e podem fazer alterações para aumentar a produtividade e a eficiência.
Outro ponto a se pensar é o seu intervalo de tempo. Provavelmente haverá soluções ao adotar um novo software, mas é importante que você o cumpra depois de definir o período de transição. Uma maneira de garantir que você consiga isso é começar a planejar desde o início e se preparar para cada estágio.
Lembre-se de que é importante que todos os envolvidos tenham os mesmos objetivos em mente durante a transição. Ao seguir seu plano e cronograma, todos permanecem na mesma página e os problemas podem ser resolvidos juntos.
Considere a rotina do seu consultório
Dependendo do tamanho do seu consultório ou clínica médica, a conversão de registros em papel em prontuários eletrônicos pode ser uma tarefa mais demorada.
Quer você use funcionários atuais para digitalizar documentos ou pague uma empresa terceirizada para fazer isso, alguém precisa ser pago pelo tempo gasto.
Há uma série de fatores a serem considerados ao fazer a transição para prontuários eletrônicos. Dependendo do seu orçamento e período de transição, sua clínica terá que decidir qual método de conversão será o melhor, seja inserindo dados do papel para o sistema ou digitalizando documentos e imagens.
É uma boa ideia ter em mente o nível de conforto do seu profissional em relação à tecnologia. Dependendo do estágio da carreira e da idade dos usuários, alguns sistemas podem ser sofisticados demais para serem usados com eficácia.
Em outras palavras, não pague por um monte de recursos se você não tiver intenção de usá-los. Você pode descobrir que um software básico e barato atenderá às suas necessidades para o que você espera realizar.
Elimine os registros em papel
Depois de converter os arquivos para um EMR, o que fazer com as centenas ou milhares de registros médicos em papel que sobraram para coletar a poeira? Depois de ter certeza de que a transição de dados foi bem-sucedida, você pode começar a limpar os documentos em papel. Isso deve ser feito de forma a garantir que ninguém possa alterar quaisquer documentos antigos, sejam eles triturados ou queimados.
Lembre-se de que as leis e os requisitos variam em cada estado no que diz respeito ao tempo que os registros médicos devem ser mantidos. Se sua prática for maior, certifique-se de encontrar um método que seja econômico. Também é recomendável manter um registro de quais documentos foram destruídos e em que data.
Garanta atualizações contínuas
Conforme as suas metas evoluem, você precisará que seu software para gestão de consultórios faça o mesmo.
Muitas soluções de software são personalizáveis e podem crescer com a sua prática para atender às suas necessidades em constante mudança. Quanto mais você usar um sistema, mais compreenderá e se beneficiará de seus recursos.
Por sua vez, seu fluxo de trabalho pode precisar ser ajustado. Como as atualizações e mudanças que vêm com seu software, a equipe deve ser treinada e atualizada de acordo.
Os sistemas para gestão de consultórios médicos estão mudando a maneira como as práticas funcionam em suas rotinas diárias e aumentando o nível de atendimento ao paciente por meio de tratamentos e diagnósticos mais precisos.
Com tantas vantagens para a sua prática e para o paciente, você ficará para trás se ainda não tiver mudado para os prontuários eletrônicos, simples assim.
Lembre-se, ao escolher um sistema, é importante saber quais são as necessidades da sua clínica. Nem todos os softwares são iguais, portanto, é seu trabalho pesquisar e comparar para encontrar a melhor solução para sua organização de saúde.
Gostou de saber mais sobre como fazer a transição para prontuários eletrônicos? Descubra agora como implementar um software sem mudar a rotina do consultório!
