Como reduzir faltas e atrasos em consultas médicas?

Reduzir faltas e atrasos em consultas médicas constituem um desafio constante para os administradores hospitalares que desejam produtividade e sustentabilidade financeira do estabelecimento clínico.

Isso porque os atrasos e as faltas dos pacientes comprometem o orçamento planejado, desorganiza a rotina e apresenta pontos ociosos que geram prejuízos clínicos e financeiros aos gestores.

Além disso, o investimento financeiro em um consultório clínico é alto. Muitos gestores implantam softwares para clínicas, utilizam o prontuário eletrônico, promovem a inserção online desse negócio e esperam retorno por meio dos serviços oferecidos.

Por isso, é fundamental adotar estratégias que minimizem esses problemas, aumentem a demanda e melhorem a qualidade das práticas assistenciais para que o estabelecimento se destaque entre seus concorrentes.

Quer saber como fazer para reduzir faltas e atrasos em consultas médicas? Então, não deixe de ler nossas dicas e comece já a aplicá-las no seu negócio!

Faça ligações para confirmar presença

Devido ao avanço da tecnologia, muitas empresas optam apenas pelos envios de lembretes nos celulares e notificações de e-mails, porém se esquecem de que muitos pacientes ainda preferem a ligação telefônica.

Sendo assim, caso seja conveniente fazer uma ligação telefônica com alguns dias de antecedência para os pacientes, é possível prever a taxa de comparecimento dos indivíduos. Além disso, esse lembrete pode resgatar o compromisso de uma consulta médica agendado há tempos.

Para aqueles que já incorporaram os aplicativos de mensagens em sua vida cotidiana, é interessante enviar lembretes por essa ferramenta. Apenas tenha atenção para escolher o recurso mais adequado para os seus pacientes.

Institua uma política de fidelidade

Ao agendar uma consulta, o paciente espera alguns requisitos básicos por parte do médico: pontualidade, atendimento personalizado e instituição de condutas condizentes com o caso clínico em questão.

O que se observa é que a recíproca é verdadeira, ou seja, o médico também almeja pacientes pontuais, objetivos e que cumpram com suas responsabilidades, principalmente em relação à consulta médica.

A política de fidelidade preza pelo paciente pontual e que realiza todos os procedimentos solicitados pelo médico, no tempo correto e nas condições necessárias. Para esses indivíduos, a consulta poderá ser agendada em horário de maior conveniência, além de outras vantagens que ela possa usufruir.

Por outro lado, algumas clínicas estão adotando a politica de descredenciamento. Trata-se de um acordo entre médicos e pacientes: caso uma das partes não cumpra as cláusulas estabelecidas em contrato, ficará impossibilitado de agendar consultas novamente.

Pacientes que se atrasam constantemente, não cumprem as recomendações clínicas e causam transtornos na recepção não são bem-vindos e devem ser descredenciados para não abalar a rotina do estabelecimento.

Mantenha uma boa relação terapêutica

Uma relação terapêutica é influenciada pela empatia, pela confiança nos conhecimentos do médico e, principalmente, pelo respeito. Quando se respeita um indivíduo, é normal se solidarizar e honrar os compromissos estabelecidos.

Sendo assim, quando o médico estabelece uma relação terapêutica de confiança, dificilmente o paciente cancelará um agendamento, pois considera esse encontro importante para seu prognóstico.

Dessa forma, é fundamental estreitar as relações terapêuticas, manter um tratamento humanizado e ficar disponível sempre que necessário para demonstrar confiança e conhecimento ao paciente.

Gerencie previamente as consultas

Conhecendo o perfil dos pacientes atendidos e o horário destinado às consultas torna-se interessante gerenciar previamente esses encontros. Assim, será possível quantificar o tempo para cada paciente conforme a complexidade da condição clínica.

Isso é importante porque alguns indivíduos demandam mais atenção nos atendimentos clínicos, enquanto outros mostrarão apenas os exames solicitados e não utilizarão todo o tempo destinado para uma consulta.

Sendo assim, as primeiras consultas tendem a ser mais demoradas e devem ser marcadas em horários específicos, enquanto os retornos pode ser encaixados conforme autorização médica.

Além disso, conforme o reembolso das operadoras dos planos de saúde, os retornos perdurarão por, no máximo, 15 minutos, condição essa que é assegurada pelas empresas de saúde suplementar.

Organize os agendamentos clínicos

Uma agenda ordenada conforme os horários de atendimento e os médicos responsáveis agiliza muito na identificação de lacunas. E. dependendo do nível de organização, é possível avaliar os horários mais disputados.

Além disso, se o agendamento for eletrônico, é possível fazer um levantamento dos pacientes que se ausentaram ou dos que se atrasaram demasiadamente. Esse controle também é obtido com o agendamento em papel, porém com menos eficiência.

Sabendo dessa informação previamente, os gestores tomarão medidas para prevenir os atrasos considerando também o horário de maior movimentação de pessoas no bairro e os outros inconvenientes, tais como alterações bruscas no clima ou manifestações populares.

Atualize constantemente os cadastros

Uma clínica médica precisa saber de informações a respeito das condições patológicas do paciente, do perfil socioeconômico, do nível de letramento em saúde e dos dados sobre as principais formas de contato.

Sempre que o paciente comparecer ao consultório, é aconselhável certificar-se das principais formas de contato com ele, seja telefone fixo, celulares, e-mails ou contato por meio de outras pessoas.

Ademais, é interessante avaliar se o endereço para correspondência continua o mesmo, a fim de enviar mensagens de congratulações e divulgação de serviços clínicos que forem surgindo.

Conscientize os pacientes sobre as faltas

De modo geral, os pacientes tendem a ser muito individualistas e se preocuparem apenas com seus direitos. Porém, assim como é dever do médico avisar algo inesperado, é importante que o paciente também o faça.

Isso significa que, se o indivíduo avisar com antecedência sobre o cancelamento de sua consulta, dará oportunidade para que outros pacientes possam se beneficiar com um horário de atendimento médico.

A conscientização é algo fundamental e precisa ser implantada gradativamente em benefício dos próprios pacientes. Essa cultura deve ser incentivada pelos médicos, recepcionistas e por meio de panfletos e cartazes com mensagens positivas sobre o assunto.

Reduzir faltas e atrasos em consultas médicas deve ser uma meta para todo estabelecimento de saúde, porque esses problemas causam prejuízos assistenciais e financeiros, além de influenciarem significativamente na produtividade das atividades. Assim, os recursos tecnológicos, a organização da agenda e a campanha de conscientização dessas falhas são grandes estratégias para minimizar esses problemas e otimizar o tempo das consultas.

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