Se você está lutando para levar os pacientes a tempo até a sua sala de atendimento ou se está cansado de perder o seu horário de almoço ou ter que sair mais tarde do consultório, não se preocupe!
Temos algumas dicas simples que ajudarão você a manter a sua programação, reduzir o tempo do atendimento médico e, consequentemente, o tempo de espera do paciente.
Por isso, se você quer entender como reduzir o tempo de atendimento médico, confira o conteúdo que preparamos para você!
Reduzir o tempo de atendimento médico é possível?
O tempo de espera pode parecer uma pequena parte da experiência do paciente, mas pode ter um poderoso efeito na sua satisfação geral.
Uma pesquisa da Software Advice com mais de 5.000 pacientes constatou que 97% dos entrevistados estavam frustrados com o tempo de espera no consultório médico.
Ou seja, praticamente todo paciente tem experiência em perder tempo em um consultório médico e todo médico que atrasa os atendimentos está ultrapassando as suas horas de trabalho previstas.
Felizmente, existem muitas estratégias eficazes para reduzir o tempo de atendimento médico e o tempo de espera do paciente. A seguir, estão as principais dicas que identificamos para aumentar a produtividade do seu consultório, manter seus pacientes fora da sala de espera e você dentro do cronograma previsto.
1. Reúna informações do paciente antes da consulta
Essa dica pode parecer óbvia, mas sempre há espaço para melhorias!
Os seus funcionários coletam informações sobre o plano de saúde e histórico do paciente quando agendam uma consulta? As referências e os registros dos pacientes estão sempre prontos e aguardando no consultório quando o paciente chega? Os pacientes são solicitados a preencher ou enviar todos os formulários necessários antes da consulta?
Toda essa coleta de dados e documentos leva tempo. Permitir que os pacientes preencham todos os formulários em seu próprio tempo e ter toda a documentação pronta antes da consulta evita atrasos.
2. Delegue a documentação à equipe treinada
Se você ainda está se adaptando a um novo sistema ou não tem velocidade para digitar, seu tempo deve se concentrar em interagir com os pacientes em vez de preencher documentações demoradas.
Tente implementar um modelo de atendimento de equipe em que um assistente realize algumas tarefas de documentações adicionais, como coleta do histórico do paciente e gerenciamento de pedidos de prescrição.
Embora a adoção desse novo fluxo de trabalho possa exigir alguns ajustes e treinamento, ele também pode ajudar a impedir que você se prenda a mais tarefas administrativas e garantir que você passe a maior parte do tempo prestando cuidados de alta qualidade aos seus pacientes.
3. Use um sistema seguro para armazenamento e troca de informações
Se você utiliza um Sistema de Prontuários Eletrônicos, provavelmente terá acesso a um recurso seguro de mensagens que forneça alternativas para a troca e registro de informações importantes aos seus pacientes.
Embora você possa pensar em mensagens seguras como “apenas mais uma coisa para gerenciar”, ela pode realmente aumentar a eficiência do escritório e aumentar a satisfação do paciente.
As mensagens seguras diminuem o número de telefonemas que a sua clínica recebe, os problemas em encontrar os pacientes, o número de chamadas que precisam ser feitas diariamente e permitem que médicos e funcionários respondam rapidamente às consultas dos pacientes.
Como um bônus adicional, seus pacientes vão adorar a sensação de aumento do acesso ao médico!
4. Crie uma política para não comparecimentos e atrasos
Se você ainda não decidiu uma política para lidar com pacientes que não aparecem ou chegam atrasados para as suas consultas, agora é a hora.
Defina um limite de tempo para as chegadas tardias. Se um paciente chegar com mais de 30 minutos de atraso, por exemplo, informe que você precisará reagendar.
Cobrar os infratores reincidentes um cancelamento ou uma taxa para motivá-los a aparecer na hora pode ser uma alternativa.
Certifique-se de avisar a todos os pacientes sobre as suas políticas da maneira mais clara possível – utilize e-mails, aviso em papel e verbal no consultório e por telefone.
Enfatize que você está fazendo isso porque valoriza o tanto o tempo deles quanto o seu.
5. Pesquise e identifique os gargalos
Às vezes, é difícil identificar exatamente onde sua agenda diária está se esgotando. Por isso, tente aplicar uma pesquisa simples que rastreie a linha do tempo de cada paciente, da chegada à saída.
Quanto tempo eles esperam na área de recepção ou na sala de exames? Quanto tempo dura a visita ao médico?
Lembre-se de usar esta pesquisa em diferentes dias e semanas para obter uma imagem precisa de onde estão os problemas consistentes. Este método também mostra a seus pacientes que você valoriza o tempo deles.
Ou você pode usar um software para consultórios e clínicas médicas capaz de identificar e monitorar tudo isso em tempo real e de forma automatizada.
6. Utilize uma solução para organizar os atendimentos
As ferramentas para a gestão de consultórios são uma ótima maneira de manter os tempos de espera baixos e os pacientes felizes.
Os softwares oferecem tempos de espera projetados e permitem que os pacientes informem sua equipe se vão comparecer a consulta ou se estão atrasados.
Manter uma comunicação constante com seus pacientes oferece maior controle sobre seu tempo e ajuda a gerenciar o fluxo de pacientes.
7. Adote soluções que contemplem a telemedicina
Uma solução para gestão de clínicas e consultórios que contempla a telemedicina pode agilizar a coleta de registros de pacientes, impedir não comparecimentos ou chegadas atrasadas e reduzir pela metade o tempo médio de visita ao consultório.
Além disso, ela fornece acesso médico conveniente aos pacientes, eliminando efetivamente o tempo gasto em viagens ao consultório ou na sala de espera.
As soluções que permitem a realização de consultas por meio da telemedicina podem ser o caminho para um modelo de atendimento sem espera.
8. Forneça uma área de recepção confortável
Às vezes, até o uso de todas essas dicas pode não ser suficiente para diminuir o tempo de espera e de atendimento como deseja.
Por isso, no mínimo, verifique se a sua sala de espera oferece um espaço agradável para seus pacientes aguardarem.
Disponibilizar revistas atuais e assentos confortáveis, fornecer café e chá de cortesia e Wi-Fi ou entretenimento gratuito pode ajudar bastante a otimizar a satisfação do paciente, mesmo quando o tempo de espera não é o ideal.
Dependendo da situação, eliminar completamente o tempo de espera pode ser uma meta impossível de atingir por enquanto, mas reduzi-lo certamente não é.
Lembre-se de que longos períodos de atendimento e, consequentemente, de espera não significam apenas pacientes insatisfeitos enquanto aguardam, eles são um sinal de que você precisa aumentar a eficiência de seu consultório ou corre o risco de perder receita e pacientes.
Agora que você já sabe como reduzir o tempo de atendimento médico, que tal entender um pouco mais sobre como escolher o melhor sistema para a prática da telemedicina?
