Cuidar do gerenciamento de consultórios médicos pode ter suas dificuldades. Especialmente quando o responsável pela gestão não faz parte do corpo clínico, ou seja, ele precisa se atentar ainda mais para não ficar totalmente à parte.
A gestão do consultório médico abrange todas as tarefas necessárias para manter as atividades da clínica funcionando perfeitamente e a comunicação aberta entre a equipe.
Entre os toques constantes do telefone e o acúmulo de prontuários de pacientes, pode ser fácil se sobrecarregar e esquecer como implementar melhor o gerenciamento de consultório médico.
Por isso, se você quer saber mais sobre como fazer a gestão do consultório médico, confira o conteúdo que preparamos!
5 dicas essenciais sobre como fazer a gestão do consultório médico
Todos nós queremos que nossos consultórios médicos funcionem da maneira mais eficiente e harmoniosa possível.
Infelizmente, há alguns dias que simplesmente não funcionam e, antes que percebamos, já foram completamente perdidos. Esses são os tipos de dia que nada consegue consertar!
Imagine isso: você chega ao consultório e liga o computador para terminar um e-mail inacabado que você iniciou no meio do dia ontem, o primeiro paciente do dia está alguns minutos atrasado, você recebe uma notificação de que um paciente postou uma avaliação negativa que agora precisa ser corrigida, as cobranças estão muito atrás de onde você gostaria que elas estivessem neste momento do mês, e de repente hoje é o dia em que todos decidem ligar na primeira hora da manhã para agendar seus compromissos atrasados. Soa familiar? Estes são os tipos de dias em que todos nós gostaríamos de voltar para a cama e puxar as cobertas sobre a cabeça!
Sabemos que gerenciar seu consultório médico de forma eficiente maximiza a produtividade, não apenas isso, mas as práticas eficientes são estatisticamente mais lucrativas do que suas contrapartes menos eficientes.
Estudos mostram que a sobrecarga em práticas que não estão focadas na eficiência ocupa cerca de 60 por cento de toda a receita. Compare isso com a sobrecarga em práticas eficientes, ou seja, ocupam apenas 35 por cento da receita. Essa é uma grande diferença!
Práticas que funcionam de forma eficiente são, portanto, capazes de melhorar os níveis de satisfação do paciente e da equipe e permitem que o atendimento seja ainda mais eficiente. É uma situação em que todos ganham.
Felizmente, existem algumas dicas simples que você pode usar para manter seu consultório funcionando da maneira mais tranquila e eficiente possível!
Ao adicionar algumas estratégias organizacionais e hábitos diários, você pode reduzir parte do estresse criado por problemas inesperados e desafiadores que surgem de vez em quando. Saiba mais a seguir!
1. Utilize uma ferramenta de agendamento online
O agendamento online economiza tanto tempo que merece sua própria categoria!
Agendar cada um dos compromissos demora em média 8 minutos, além disso, esse tempo aumenta rapidamente e muitos consultórios gastam um tempo valioso ao longo do dia marcando compromissos.
A implementação de uma ferramenta de agendamento online em tempo real, onde os pacientes podem agendar suas próprias consultas, ajudará a reduzir significativamente o tempo de telefone desperdiçado no agendamento e remarcação de consultas.
Use seus boletins informativos automatizados, bem como a comunicação no consultório, para ajudar os pacientes a tomarem conhecimento da opção de reservar online.
2. Aposte em métodos ágeis
Originalmente uma estratégia implementada em equipes ágeis, fazer reuniões de no máximo 15 minutos por dia, é uma atividade altamente eficaz que pode ser adotada por qualquer tipo de negócio.
Um dos maiores assassinos da eficiência é a comunicação deficiente. Adicionar este tipo de reunião diária irá melhorar a comunicação entre toda a equipe. Como uma equipe, analise seu progresso durante o dia e identifique e priorize as tarefas restantes a serem concluídas naquele dia.
Para isso, cada um da equipe precisa responder rapidamente a pelo menos quatro perguntas:
- Há tarefas não concluídas de ontem que ainda precisam ser concluídas?
- Quais itens da sua lista de ações precisam ser concluídos hoje?
- Quais itens você não teve tempo de resolver e que podem ser enviados para amanhã?
- Quais procedimentos e compromissos você precisa preparar ou confirmar hoje?
3. Sempre olhe para o futuro
Saber o que esperar nos próximos dias, quais informações do paciente precisarão ser coletadas e quais lacunas precisarão ser preenchidas é fundamental para manter o mais alto nível de eficiência e lucratividade do consultório.
No final do dia, reserve alguns minutos para revisar a lista de afazeres de amanhã, avaliar e classificar itens, procedimentos, comunicação, entre outros, tudo ordenado por prioridade.
Você pode então determinar prazos e atribuir itens de tarefa a cada membro da equipe com antecedência. Siga sua lista e trabalhe para não se distrair com tarefas menos importantes.
4. Siga o seu planejamento
Tanto para os pacientes quanto para a equipe, seguir o planejamento adequado pode ter um grande impacto na eficiência.
Cada minuto conta quando se trata de administrar um consultório eficiente, portanto, conheça bem seus pacientes, pense em suas tendências naturais com base em seus dados demográficos – idade, localização, sexo, status de trabalho e muito mais.
Você pode ter pacientes que dirigem longas distâncias ou pacientes que sempre chegam meia hora mais cedo. Leve esses hábitos em consideração durante o agendamento. Se sua primeira consulta é às 8:30 horas, mas os pacientes tendem a aparecer às 8 horas, considere fazer sua equipe chegar às 8 horas para poder começar as consultas mais cedo e avançar. Você pode fazer a mesma coisa na hora do almoço.
5. Automatize o seu consultório médico
A tecnologia é uma das maiores amigas de um consultório médico eficiente! Utilizada da maneira certa, a tecnologia pode eliminar erros, melhorar o acesso do paciente e economizar tempo.
A tecnologia agora pode automatizar muitas tarefas demoradas, como lembretes de compromissos, agendamentos, boletins informativos, prontuários eletrônicos, relatórios e muito mais. Dito isso, é fundamental que todos no consultório estejam totalmente treinados e familiarizados com qualquer nova tecnologia.
Se não for usada em todas as suas vantagens, a tecnologia pode realmente desacelerar as coisas. Por isso, não deixe que os benefícios da tecnologia sejam desperdiçados e utilize um software eficiente para a gestão de consultórios médicos!
Administrar seu consultório de maneira eficiente levará a uma maior lucratividade e reconhecimento. Comece tentando economizar alguns minutos todos os dias e continue a partir daí.
Defina a expectativa de eficiência com todos os membros da equipe, tendo uma rotina estabelecida e alinhamentos diários, além disso, aposte no uso das tecnologias. Isso permitirá que todos colham os benefícios de um ambiente menos estressante. Com um ambiente de trabalho mais estruturado e organizado, a satisfação dos profissionais e dos pacientes, certamente, será o resultado!
Gostou de saber mais sobre como fazer a gestão do consultório médico? Descubra agora como implementar um software sem mudar a rotina do consultório!
